LeasingTeam

Rola przedstawiciela działu HR w procesie rekrutacji jest bardzo ważna i polega na znalezieniu kandydatów, których kompetencje i doświadczenie najlepiej pasują do opisu stanowiska oraz kultury organizacyjnej firmy. Jednak dobór właściwych osób nie jest rzeczą łatwą. Szczególnie stanowiska specjalistyczne i menedżerskie, kluczowe dla danego segmentu rynku, mogą zostać źle obsadzone. Wpływ na to może mieć ograniczona liczba osób dedykowanych do przeprowadzenia procesu rekrutacji, brak czasu czy niewielkie doświadczenie. W takiej sytuacji, przedsiębiorcy szukają pomocy u firm doradztwa personalnego, które nie tylko pomagają w dotarciu do kandydatów o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu, ale także obejmują procesy rekrutacyjne gwarancją. Okres gwarancji zależy od poziomu stanowiska, na które został zrekrutowany kandydat i trwa najczęściej trzy bądź sześć miesięcy. Jeżeli w czasie obowiązywania gwarancji kandydat zrezygnuje z pracy bądź pracodawca nie przedłuży z nim umowy, firma doradztwa personalnego ma obowiązek zapewnić innego kandydata.

Zdarza się również, że rekruterzy muszą zmierzyć się z nieszczerością niektórych kandydatów, którzy koloryzują swój życiorys. W efekcie imponująco wyglądające CV może nie do końca odpowiadać rzeczywistym umiejętnościom, wiedzy i doświadczeniu kandydatów. Obszary, w przypadku których kandydaci mogą być nie do końca szczerzy to znajomość języków obcych, referencje, stopień znajomości obsługi programów komputerowych, czas pracy w poprzednich miejscach oraz powody odejścia z pracy. Są to bardzo istotne kryteria wyboru, często kluczowe na danym stanowisku. Niestety sprawdzenie prawdomówności kandydata wymaga nie tylko czasu, ale również dużego doświadczenia w przeprowadzaniu rozmów kwalifikacyjnych. Firmy doradztwa personalnego zatrudniają rekruterów z wieloletnim doświadczeniem, którzy sprawnie wychwytują pewne nieścisłości np. w CV kandydatów bądź w czasie rozmowy kwalifikacyjnej. Warto podkreślić, że mijanie się z prawdą w ocenie swoich umiejętności i doświadczenia może, ale nie musi być, wynikiem świadomego działania. Różnorodne badania psychologiczne niejednokrotnie wykazały, że samoocena własnych osiągnięć często nie jest ich idealnym odwzorowaniem, zarówno w zakresie przeceniania, jak i niedoceniania.

Znajomość języków obcych

Jednym z kryteriów, które pracodawcy biorą pod uwagę przy wyborze kandydata jest znajomość jednego bądź kilku języków obcych. Najbardziej popularnym aktualnie na rynku pracy językiem jest angielski, choć czasami pracodawcy wymagają również znajomości niemieckiego, francuskiego czy rosyjskiego a także innych, bardziej niszowych języków. Stopień biegłości językowej mogą potwierdzać odpowiednie certyfikaty i jeżeli kandydaci je rzeczywiście posiadają, podają tę informację w swoim CV. Najczęściej mamy jednak do czynienia z sytuacją, w której kandydat deklaruje znajomość języka na pewnym poziomie tylko i wyłącznie na podstawie własnego przekonania na ten temat. Kandydaci w różny sposób opisują swoją znajomość języka. Czasami podają poziom np. B1, B2, C1, C2, a czasami opisują swój stopień znajomości języka np. jako komunikatywny, biegły etc. Jak zatem ocenić, czy znajomość języka deklarowana przez danego kandydata jest rzeczywiście biegła? W przypadku mniej popularnych języków często prosi się uczestników rekrutacji o przeznaczenie większej ilości czasu na rozmowę kwalifikacyjną, aby mogli wypełnić odpowiedni test sprawdzający poziom ich znajomości. Zazwyczaj jednak, podczas rozmowy kwalifikacyjnej nie ma czasu na przeprowadzenie takiego testu. W takiej sytuacji, najlepszym sposobem sprawdzenia poziomu znajomości języka obcego jest zmiana języka konwersacji z polskiego na ten podlegający weryfikacji, oczywiście z uwzględnieniem poziomu kandydata. Dzięki temu możemy zyskać pewne pojęcie o tym, czy kandydat potrafi posługiwać się danym językiem w stopniu, który zadeklarował w swoim CV.

Innym sposobem sprawdzenia czy kandydat jest świadomy pewnych niuansów językowych jest wykorzystanie podczas rozmowy wyrazów, które w rodzimym i obcym języku brzmią podobnie, mają jednak inne znaczenie. W języku angielskim i polskim może to być np. słowo „sympathy”, oznaczające współczucie, a nie, jak się wielu wydaje, sympatię. Warto jednak pamiętać, że w przypadku kandydatów deklarujących mniej zaawansowany poziom, nieznajomość tego rodzaju niuansów nie odgrywa tak dużej roli – twierdzi Artur Mańka-Chrzanowski, Starszy Konsultant HR, LeasingTeam.

Referencje   

Imponujące czy nie, doświadczenie zawodowe zawsze powinno być poparte odpowiednimi referencjami. W celu uzyskania kontaktu do osób, które mogłyby udzielić referencji na temat kandydata, należy po prostu poprosić uczestnika procesu rekrutacyjnego o numer telefonu do poprzedniego pracodawcy. Jeżeli kandydat bez wahania przekaże dane, o które został poproszony, można przypuszczać, że raczej nie ma nic do ukrycia. Osobą, z którą najlepiej porozmawiać o kandydacie jest jego bezpośredni przełożony, choć czasami można poprosić o opinię również jednego z dawnych współpracowników. Wszystko zależy od kompetencji bądź doświadczenia, które przyszły pracodawca chciałby sprawdzić. Jeżeli zależy mu na informacji, czy kandydat realizował cele roczne czy był efektywny w swojej pracy, powinien porozmawiać z jego przełożonym. Natomiast odpowiedzi na pytanie, jakim kandydat jest współpracownikiem, na pewno udzieli jeden z kolegów z zespołu. Zignorowanie prośby o podanie kontaktu do osoby, która mogłaby udzielić kandydatowi referencji, może być pierwszym sygnałem ostrzegawczym.

Jeżeli kandydat z dużym doświadczeniem zawodowym nie podaje osoby kontaktowej do udzielenia referencji, mimo że był o to poproszony, warto zastanowić się jakie mogą być tego powody i wprost o nie zapytać osobę biorącą udział w rekrutacji. Jeżeli argumenty kandydata nie są przekonujące, możemy podejrzewać, że po prostu nie chce podać kontaktu do osoby kontaktowej. Możliwe, że był w konflikcie z poprzednim pracodawcą albo nie sprawdził się na danym stanowisku. W takiej sytuacji należy zastanowić się nad sprawdzeniem tej kandydatury, np. u innego pracodawcy. Jeśli kandydat nie będzie w stanie podać żadnych referencji, należy poważnie przemyśleć odrzucenie go z procesu rekrutacji – uważa Artur Mańka-Chrzanowski z LeasingTeam.

Stopień znajomości programów 

Podobnie jak w przypadku języków obcych, znajomość programów komputerowych potwierdzają odpowiednie dyplomy i certyfikaty. Jeżeli kandydat nie posiada żadnego certyfikatu, a w swoim CV deklaruje, że bardzo dobrze zna np. program Microsoft Excel, warto poświęcić 5 minut na proste ćwiczenie praktyczne. Jeżeli kandydat twierdzi, że potrafi obsługiwać go w stopniu bardzo dobrym, a w rzeczywistości nie umie wykonać najprostszej czynności takiej jak sumowanie kolumn, można uznać, że niestety wprowadził nas w błąd. Podobnie, jeżeli kandydat twierdzi, że w swojej karierze zawodowej korzystał już z kilku systemów np. do e-mail marketingu, a nie pamięta nazwy żadnego z nich.

Czas pracy u różnych pracodawców

Niektórym kandydatom zdarza się mijać z prawdą, gdy opisują swoje doświadczenie zawodowe. Najczęściej zawyżają oni okres, w którym pracowali w danej firmie np. przez podanie jedynie roku lub lat pracy, ale bez konkretnych miesięcy. Przykładowo, zamiast napisać w CV, że pracowali w danej firmie od listopada 2012 do stycznia 2013, wspomną wyłącznie o latach pracy. W ten sposób zatają fakt, że stosunek pracy trwał niecałe trzy miesiące, co może negatywnie rzutować na ich postrzeganie przez potencjalnych pracodawców. Jeżeli ten fakt wzbudzi podejrzenie osoby prowadzącej rekrutację, warto rozpocząć rozmowę kwalifikacyjną nietypowo, od pytania o czas wolny, zainteresowania, plan dnia. W ten sposób stworzymy sobie przestrzeń do zadania pytania o dokładny czas pracy w danej firmie.

Większość kandydatów posiada dzisiaj profile w mediach społecznościowych takich jak LinkedIn czy Goldenline. Zdarza się, że kandydaci dostosowując CV pod konkretną ofertę pracy zmieniają pewne dane, natomiast zapominają o dokonaniu podobnych zmian w swoich profilach w mediach społecznościowych. Jeżeli mamy wątpliwości co do niektórych informacji zawartych w CV, warto zapoznać się z przebiegiem kariery zawodowej dostępnym na LinkedIn bądź Goldenline – komentuje Artur Mańka-Chrzanowski z LeasingTeam.

Powody odejścia z poprzedniej pracy
 
Ważnym zagadnieniem, które należy poruszyć podczas rozmowy z kandydatem, są powody jego odejścia z poprzedniej pracy. Większość kandydatów wspomina o braku możliwości rozwoju bądź chęci zmiany branży, niektórym wygasa umowa na czas określony i wiedzą, że nie zostanie ona przedłużona. Zdarzają się również sytuacje, kiedy kandydatowi w pracy się nie układa, być może nie posiada on odpowiednich kwalifikacji przez co jest źle oceniany przez przełożonych lub jest osobą konfliktową i źle się z nim współpracuje.

Jeżeli kandydat ma problemy w obecnej pracy, na pewno nie powie o nich rekruterowi. W takiej sytuacji warto rozpocząć rozmowę nie od konkretnych pytań, ale od ogólnego pytania czy jest bądź był zadowolony z wykonywanej pracy. Po takim wstępie można zapytać wprost dlaczego rozważa zmianę pracy. Niepokój powinny wzbudzić odpowiedzi, w których kandydat zaczyna źle mówić o swoim pracodawcy bądź współpracownikach. Może to być pierwszy sygnał, że jest osobą konfliktową – uważa Artur Mańka-Chrzanowski.
 
Rekrutacja pracowników jest ogromnym wyzwaniem i dużą odpowiedzialnością, wymaga odpowiedniego doświadczenia i wiedzy. Nieszczerość kandydatów jest czynnikiem, którego nie da się wyeliminować, jednak dzięki znajomości odpowiednich metod weryfikacji, można sprawdzić czy deklarowane przez kandydata doświadczenie i umiejętności odpowiadają rzeczywistości. Czasami warto rozważyć przekazanie rekrutacji firmie doradztwa personalnego, która nie tylko szybciej zrealizuje proces poszukiwań, ale także dokładnie sprawdzi kompetencje kandydatów i udzieli gwarancji.

Zrekrutowanie i zatrudnienie kandydata najbardziej dopasowanego do aktualnych potrzeb i wymagań firmy nie jest łatwym zadaniem. Żeby zwiększyć szansę na powodzenie procesu rekrutacyjnego należy go dobrze przemyśleć i zaplanować. Niestety nie zawsze można przewidzieć czy posiadane przez organizację zasoby, metody i narzędzia będą skuteczne w przypadku rekrutacji na dane stanowisko. W sytuacji, gdy nowy pracownik nie sprosta stawianym przed nim wymaganiom bądź okaże się niedopasowany do kultury organizacyjnej, proces rekrutacyjny trzeba będzie przeprowadzić ponownie. Jest to nie tylko czasochłonne, ale również kosztowne, dlatego warto zastanowić się, w jaki sposób można zwiększyć szansę na zatrudnienie odpowiedniego kandydata. Oto 5 rad eksperta LeasingTeam.

Przeanalizuj oczekiwania wobec kandydata

Żeby rekrutacja została przeprowadzona w sposób efektywny, a zatrudniona osoba spełniała aktualne wymagania organizacji, niezbędne jest sporządzenie szczegółowego opisu stanowiska. Określenie wymaganych umiejętności, wiedzy i cech interpersonalnych, które powinien posiadać kandydat, może zwiększyć szansę na powodzenie całego procesu. Im wyższe jest stanowisko, na które przeprowadzana jest rekrutacja, tym ważniejsze jest stworzenie dopracowanego opisu. Wewnętrzne działy HR zazwyczaj dysponują większością koniecznych informacji, lecz nie zawsze wykorzystują tę wiedzę w czasie samych poszukiwań. Podczas zlecania rekrutacji firmie doradztwa personalnego, rekruter będzie starał się doprecyzować najmniejszy szczegół dotyczący opisu stanowiska..

Warto, aby pracodawca dobrze zastanowił się jakiej osoby szuka, które kompetencje i umiejętności są kluczowe na danym stanowisku, z których można ewentualnie zrezygnować, jakie cechy interpersonalne sprawią, że osoba ta będzie jak najlepiej dopasowana do kultury organizacyjnej firmy. W przypadku współpracy z firmą doradztwa personalnego bardzo ważna jest otwartość pracodawcy i dobra komunikacja pomiędzy partnerami. Powstały w efekcie tej współpracy opis stanowiska będzie stanowił podstawę procesu rekrutacyjnego – twierdzi Jacek Jackowski, Konsultant HR w LeasingTeam.

Zadbaj o właściwe zasoby

Rekrutacja jest procesem wieloetapowym i często czasochłonnym. Większość firm nie posiada rozbudowanego działu personalnego, w którym każdy pracownik odpowiada za jeden bądź kilka wybranych obszarów HR. Zwłaszcza w mniejszych firmach, bardzo często rekrutacją, szkoleniami, sprawami kadrowymi i płacami zajmuje się jedna osoba. Nic więc dziwnego, że gdy wzrasta zapotrzebowanie na pracowników, ilość pracy zaczyna przerastać możliwości jednej osoby. W efekcie, niektóre organizacje mają zdecydowanie mniejsze szanse na pozyskanie najlepiej dopasowanego kandydata, gdyż nie mogą pozwolić sobie na jednoczesne prowadzenie kilku rekrutacji.

Z powodu wysokich kosztów związanych z zatrudnieniem nowego pracownika, który odpowiadałby za rekrutację, dla pracodawcy często bardziej opłacalne okazuje się zlecenie rekrutacji firmie zewnętrznej. Dużym plusem współpracy z większością firm doradztwa personalnego jest fakt, że płaci się wyłącznie za efekt rekrutacji, czyli za zatrudnienie poleconego kandydata – uważa Jacek Jackowski z LeasingTeam.

Zaplanuj proces

Przygotowanie ogólnie obowiązującego planu działania może pozytywnie wpłynąć na przebieg procesów rekrutacyjnych w firmie, a nawet je przyspieszyć. Dotyczy to zwłaszcza organizacji, które prowadzą wiele procesów rekrutacyjnych jednocześnie. Konieczne jest dokładne ustalenie harmonogramu podejmowanych działań i wyodrębnienie czasu na poszczególne zadania takie jak m.in. zredagowanie ogłoszeń, zamieszczenie ich na portalach z ofertami pracy, przeprowadzenie wywiadów telefonicznych, spotkania z kandydatami oraz wybór najlepszego kandydata. Należy również wziąć pod uwagę fakt, że proces może zakończyć się niepowodzeniem i uwzględnić w harmonogramie czas na jego ponowne przeprowadzenie.

Wykorzystaj odpowiednie metody i narzędzia

Przeprowadzenie rekrutacji wymaga od rekrutera znajomości odpowiednich narzędzi i metod, począwszy od najbardziej popularnych takich jak zamieszczanie ogłoszeń na portalach z ofertami pracy, przez wykorzystywanie własnej bazy danych z CV kandydatów, aż do metod bezpośredniego kontaktu. Najbardziej popularną metodą rekrutacji jest zamieszczanie ofert pracy na portalach dla osób poszukujących nowego miejsca zatrudnienia. Warto pamiętać o prawidłowym dobraniu portalu do profilu poszukiwanej osoby. Na przykład jeśli firma poszukuje pracowników na stanowiska średniego i wyższego szczebla, warto, aby skorzystała z najpopularniejszych z portali takich jak pracuj.pl czy infopraca.pl. Natomiast, w przypadku rekrutacji lingwisty ogłoszenie można zamieścić na jednym z portali specjalistycznych np. LinguaJob, na który zaglądają tylko osoby wyrażające chęć wykorzystania swojej znajomości języka obcego w przyszłym miejscu zatrudnienia. Jeśli firma poszukuje pracowników na stanowiska niższego szczebla, warto skorzystać z OLX.pl. oraz rozważyć zamieszczanie ofert pracy w lokalnych mediach czy na tablicach ogłoszeń. W przypadku, gdy dana rekrutacja jest zdecydowanie bardziej wymagająca, osoba rekrutująca powinna dotrzeć do kandydatów bezpośrednio. W tym celu, niezbędne jest skorzystanie z profesjonalnych wyszukiwarek dostępnych na zawodowo-biznesowych portalach takich jak LinkedIn, czy Goldenline. Dostęp do rozszerzonych profili jest jednak płatny, dlatego takie rozwiązanie generuje dodatkowe koszty, na które nie wszystkie organizacje mogą sobie pozwolić. Bardzo przydatne są również specjalne systemy IT dedykowane działom HR, które służą do zarządzania procesem rekrutacji, pomagają go uprościć i skrócić. Systemy umożliwiają gromadzenie CV a następnie ich selekcję według kryteriów istotnych dla danego stanowiska jak np. konkretne umiejętności i kwalifikacje, wykształcenie, lata doświadczenia czy poziom znajomości języków. Automatyzują również cały proces kontaktu z kandydatami. Nie można zapomnieć również o bazie CV kandydatów, które obecnie posiada większość firm. W przypadku rozpoczęcia projektu rekrutacyjnego, zawsze najpierw warto sprawdzić, czy w firmowej bazie CV nie ma aplikacji kandydatów, odpowiadających swoim profilem zawodowym profilowi wymaganemu na poszukiwanym stanowisku.

Jeszcze innym, bardzo skutecznym rozwiązaniem, jest tzw. headhunt, czyli jedna z metod executive search, która polega na identyfikacji menedżerów lub kluczowych specjalistów, nawiązaniu z nimi kontaktu w celu skłonienia ich do zmiany pracodawcy. Ze względu na złożoność tego rozwiązania, korzystają z niego najczęściej profesjonalne firmy doradztwa personalnego – komentuje Jacek Jackowski z LeasingTeam.

Zweryfikuj umiejętności i kompetencje kandydatów

Istotnym etapem każdej rekrutacji jest sprawdzenie posiadanych przez kandydata umiejętności i kompetencji wymaganych na danym stanowisku. Niestety, zweryfikowanie niektórych z nich jest bardzo trudne. Doświadczeni rekruterzy, którzy od lat przeprowadzają wywiad kompetencyjny, wiedzą jakie pytania zadawać, aby sprawdzić motywację kandydata do zmiany pracy, dowiedzieć się, w jaki sposób radzi sobie w sytuacjach stresujących etc. W rekrutacji można również wykorzystać różnego rodzaju testy kompetencyjne lub programy Assessment Centre, które mogą podnieść trafność procesu i pomóc w dokonaniu najlepszego wyboru. O wiele trudniejsze jest ocenienie predyspozycji związanych z praktycznymi umiejętnościami, technicznymi czy inżynieryjnymi, ponieważ wymagałoby sprawdzenia kandydata bezpośrednio na stanowisku pracy. Niestety, jest to zwykle możliwe dopiero po zatrudnieniu. Istnieją również kompetencje, które można o wiele łatwiej zweryfikować. Problemu nie stanowi sprawdzenie umiejętności językowych danego kandydata ze względu na dostęp do testów lingwistycznych, dzięki którym można zweryfikować znajomość praktycznie wszystkich języków, na każdym poziomie.

Działaj szybko

Ofert pracy dla wysoce wykwalifikowanych specjalistów jest bardzo wiele i wciąż pojawiają się kolejne. Rynkiem pracy w Polsce rządzi kandydat, a pracodawcy konkurują między sobą, chcąc pozyskać najlepszych specjalistów na rynku. Warto wziąć zatem pod uwagę fakt, że niektórzy kandydaci np. informatycy z kilkuletnim stażem, mogą wybierać pomiędzy różnymi ofertami pracy i to do nich należy decyzja o przyjęciu oferty, często od firmy konkurencyjnej. Powody przyjęcia innej propozycji zawodowej przez kandydata mogą być różne i zależeć od wysokości wynagrodzenia, ilości dodatkowych benefitów, a także pozycji firmy na rynku czy jej prestiżu. Bardzo ważna jest zatem szybkość działania.  

Podczas poszukiwań pracownika trzeba pamiętać, że kandydaci mogą brać udział w kilku procesach rekrutacyjnych jednocześnie. Dotarcie do kandydata powinno być skrócone do minimum, tak samo jak czas pomiędzy poszczególnymi etapami rekrutacji. Wewnętrzne działy rekrutacji, ze względu na mnogość prowadzonych działań, często nie mają czasu by w pełni skupić się tylko na jednej czynności – uważa Jacek Jackowski z LeasingTeam.

Zatrudnienie właściwych pracowników jest niezwykle istotne dla prawidłowego funkcjonowania i rozwoju firmy. Zaoferowanie pracy nieodpowiedniej osobie może spowodować, że firma poniesie nie tylko dodatkowe koszty związane z koniecznością przeprowadzenia kolejnego procesu rekrutacyjnego. Brak specjalisty, który np. mógłby pozyskiwać dla firmy nowych klientów, powoduje, że traci ona szansę na zwiększenie obrotów i zysk. Warto o tym pamiętać, gdy pojawi się potrzeba zatrudnienia kolejnych pracowników i zastosować się do powyższych rad.