Wspomniane zmiany dotyczą nie tylko technologii i ludzi, ale także całych firm, które muszą zwinnie reagować na aktualne potrzeby otoczenia biznesowego i zapewniać ciągłość pracy organizacji niezależnie od sytuacji gospodarczej. W wielu branżach dodatkowym wyzwaniem jest sezonowość, która wymusza jeszcze większą mobilizację w danym okresie. Mowa tutaj np. o branży produkcyjnej, logistycznej, handlu czy usługach. By realizować cele biznesowe i pozostać konkurencyjnym na rynku, pracodawcy powinni zadbać o takie ułożenie wewnętrznych procesów, aby mieć możliwość elastycznego zarządzania kapitałem ludzkim. Z jednej strony posiadać na swoim pokładzie stałych, wykwalifikowanych pracowników, z drugiej wspierać się pracownikami tymczasowymi, których liczbę w razie potrzeby można szybko zwiększyć lub zmniejszyć.

Nawiązanie współpracy z agencją pracy tymczasowej pozwala zaoszczędzić wiele wysiłku, ale także czasu i pieniędzy. Jakie 3 najważniejsze korzyści zyskuje organizacja korzystająca z usługi pracy tymczasowej?

  1. Odciążenie działu HR oraz kadr i płac

Skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej to przede wszystkim ogromne wsparcie dla działów HR oraz kadr i płac, a właściwie odciążenie ich z wielu czasochłonnych zadań. To agencja odpowiada bowiem za poszukiwanie i zatrudnienie odpowiednich pracowników. Wewnętrzny dział HR nie musi więc planować procesu rekrutacyjnego, umawiać spotkań, prowadzić rozmów z kandydatami, ale może skupić się na innych kluczowych zadaniach, które realnie przełożą się na zyski organizacji.

Analogicznie jest w przypadku działu kadr i płac. To do zadań agencji należy cała obsługa kadrowo-płacowa pracowników tymczasowych. Co więcej, agencja może też wyręczyć firmę w szeregu innych działań, jak choćby kierowanie na badania lekarskie czy wstępne szkolenia BHP.

  1. Redukcja kosztów i elastyczne zarządzanie

Współpraca z agencją pracy tymczasowej zapewnia także optymalizację kosztów. Marża agencji jest znacznie niższa niż potencjalny koszt osobowy przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, obsługi rotacji oraz wykonywania rozliczeń kadrowo-płacowych wyłonionych pracowników. A pamiętajmy, że w przypadku zatrudnienia obcokrajowców dochodzi jeszcze czas niezbędny na legalizację pracowników oraz ich zakwaterowanie i ewentualne zorganizowanie transportu z miejsca zamieszkania do zakładu pracy. Do tego dochodzą koszty zewnętrzne za np. publikację ogłoszeń o pracę, dojazdy na spotkania rekrutacyjne, wykup innych form reklamy oferty pracy, itp.

– Z naszych doświadczeń wynika, że niewiele przedsiębiorstw w Polsce liczy realne koszty rekrutacyjne. O ile koszty zewnętrzne są sprawdzane, o tyle osobowe już bardzo rzadko. A rzeczywistość jest bezlitosna – chcąc zatrudnić większą liczbę pracowników na np. sezon, niezbędne są dodatkowe ręce – nie zawsze tylko dwie – do pracy. Pracodawcom najczęściej nie opłaca się zatrudnianie nowej osoby na kilka miesięcy, więc przerzucają odpowiedzialność na dział HR, który i tak zazwyczaj jest mocno obłożony codzienną pracą. Ten ma do wyboru dwie drogi – albo nadgodziny, albo odłożenie dotychczasowych zadań. I jedno i drugie rozwiązanie nie jest korzystne dla pracodawcy. Skorzystanie z usług profesjonalnej agencji pracy tymczasowej jest tutaj najlepszym rozwiązaniem z możliwych – mówi Agnieszka Haponik, dyrektor rozwoju biznesu i marketingu z LeasingTeam Group.

Optymalizacja kosztów nieodzownie łączy się z elastycznością zatrudnienia. Korzystając z usługi pracy tymczasowej, firma płaci agencji tyko wtedy, gdy potrzebuje pracowników. W piku sezonowym zwiększa załogę, a gdy zamówienia się kończą – ogranicza liczbę pracowników. Jest to możliwe dzięki swobodzie w długości trwania umów tymczasowych oraz krótszym okresom wypowiedzeń.

Wprowadzenie do firmy pracowników tymczasowych warto też rozważyć w sytuacji, gdy zespół etatowy regularnie wypracowuje nadgodziny. Z jednej strony pozwoli to odciążyć zatrudnionych pracowników, poprawić ich efektywność oraz uniknąć zjawiska demotywacji mogącego prowadzić do rezygnacji z pracy. Z drugiej strony jest to realna oszczędność dla pracodawcy, ponieważ koszty nadgodzin (+50% lub +100%) są najczęściej dużo wyższe niż marża agencji.

  1. Zmiana kosztów stałych na zmienne

Każdy manager doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest odpowiednie zarządzanie kosztami stałymi vs. zmiennymi. W wielu firmach te pierwsze, czyli w dużej mierze wynagrodzenia pracowników, stanowią znaczącą część ogólnych kosztów firmy. W efekcie przedsiębiorstwa bardzo często określają sztywne budżety na wynagrodzenia dla każdego działu. W sytuacji nagromadzenia zadań czy ekstra zamówień pracownicy wyrabiają nadgodziny albo część projektów jest odkładana. Oba te rozwiązania w perspektywie czasu niosą za sobą realne straty dla organizacji.

Rozwiązaniem tego problemu mogą być właśnie pracownicy tymczasowi, którym w takiej sytuacji firma może powierzyć część obowiązków danego działu, nie zwiększając przy tym kosztów stałych.

– Pracodawca-użytkownik co miesiąc otrzymuje od agencji pracy tymczasowej fakturę VAT za usługę. Klient zmienia więc koszt stały, jakim byłyby wynagrodzenia w przypadku zatrudnienia wewnętrznego, w koszt zmienny. Innymi słowy – ma na swoim pokładzie odpowiednią liczbę osób, która może zrealizować wszystkie planowane zadania, ale nie zwiększa budżetu na wynagrodzenia – wyjaśnia Agnieszka Haponik.

Jak pokazują wyżej omówione zagadnienia, współpraca z agencją pracy tymczasowej jest odpowiedzią na wiele wyzwań, jakie na co dzień stają przed przedsiębiorcami. Firma otrzymuje możliwość elastycznego dopasowania zatrudnienia do aktualnych potrzeb, odciąża wewnętrzne działy i tym samym generuje znaczne oszczędności lub ogranicza wydatki.

Praca tymczasowa to również pracownicy biurowi

Co ważne, agencje pracy tymczasowej mogą wesprzeć pracodawców w pozyskaniu pracowników zarówno produkcyjnych, jak i biurowych. Utarło się przekonanie, że pracownicy tymczasowi to przede wszystkim pracownicy fizyczni. Jest to już jednak od dawna nieaktualne. Owszem, agencje wspierają swoich klientów w pozyskiwaniu tzw. blue collars, ale także współpracują z szeregiem osób tzw. white collars. Mowa tu o pracownikach administracji, call center, obsługi klienta, a nawet takich działów jak finanse czy marketing. Agencja pracy tymczasowej jest więc w stanie zaproponować klientom pracowników niemalże do każdego działu, jaki tylko funkcjonuje w danej firmie.

– Praca tymczasowa white collar staje się coraz popularniejszą usługą wśród klientów. Pracodawcy świadomie podchodzą do kosztów i wiedzą, jak ważna jest elastyczność zatrudnienia, szczególnie w obecnych, pełnych wyzwań czasach. W ramach spółki LeasingTeam Porfessional, która specjalizuje się w usługach white collar wspieramy klientów w niemal wszystkich obszarach ich działalności, od księgowości czy kadr, przez działy administracji i obsługi klienta, kończąc na marketingu czy sprzedaży. W naszej ocenie ta tendencja będzie się pogłębiała – komentuje Agnieszka Haponik.

    Agencje pracy tymczasowej większości osób kojarzą się przede wszystkim z zatrudnieniem sezonowym. Choć jest to słuszne, to działania agencji pracy tymczasowej nie ograniczają się tylko do zatrudniania pracowników sezonowych. Agencje prowadzą też działalność w zakresie poradnictwa zawodowego, doradztwa personalnego oraz pracy tymczasowej. Na czym więc polegają jej działania?

    Czym jest agencja pracy tymczasowej?

    Zadaniem agencji pracy tymczasowej jest zarówno pomoc pracodawcom w poszukiwaniu i zatrudnianiu pracowników, jak i pomoc osobom bezrobotnym w znalezieniu pracy. Agencje w przeciwieństwie do urzędów pracy nie są jednostkami publicznymi, lecz prywatnymi przedsiębiorstwami. Są zatem prywatnymi firmami, które świadczącą podobne usługi jak te, realizowane przez urzędy pracy. Agencja może być działalnością jednoosobową, firmą dwuosobową lub spółką jawną.

    Jaki zakres działań ma agencja pracy tymczasowej?

    Zakres działań agencji pracy tymczasowej jest szeroki i można podzielić go na różne obszary. W zakresie pośrednictwa agencja pracy tymczasowej prowadzi takie działania, jak:

    W zakresie doradztwa personalnego agencja pracy tymczasowej prowadzi takie działania, jak:

    W zakresie poradnictwa zawodowego agencja pracy tymczasowej prowadzi takie działania, jak:

    Agencja pracy tymczasowej realizuje więc szereg różnych działań, które nie ograniczają się tylko do zatrudniania pracownika i przekazywania go pracodawcy.

    Zalety współpracy z agencją

    Zarówno pracodawcy, jak i kandydaci do pracy podejmując współpracę z agencją pracy tymczasowej, zyskują szereg korzyści. W takiej formie zatrudnienia występują trzy podmioty: pracownik, agencja oraz pracodawca. Jakie są zalety zatrudnienia przez agencję dla pracodawców?

    Jakie są korzyści dla pracowników?

    Korzyści ze współpracy z agencją pracy tymczasowej jest wiele zarówno dla kandydatów do pracy, jak i pracodawców. Dlatego warto rozważyć skorzystanie z pomocy profesjonalistów przy poszukiwaniu pracy.

    Obsługa kadrowo-płacowa dotyczy wszelkich działań związanych z kadrami oraz płacami w danej firmie. Może być prowadzona zarówno przez dział wewnętrzny, jak i zewnętrzny, a zakres czynności zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Co jest korzystniejsze? Czy korzystanie z usług zewnętrznej firmy jest dobrym rozwiązaniem?

    Czym jest obsługa kadrowo-płacowa?

    To działania, które wykonywane są przez działy kadr i płac, księgowych lub zewnętrzne biura rachunkowe, ale też agencje pracy tymczasowej. Zakres jaki obejmuje obsługa kadrowo-płacowa jest bardzo duży i może dotyczyć praktycznie wszystkich aspektów pracy biurowo-księgowej w danej firmie. Do działów kadr i płac należy przede wszystkim zarządzanie potencjałem ludzkim firmy, a zatem dotyczy to wszystkich działań związanych z zatrudnianiem pracowników oraz wypłacaniem im wynagrodzeń.

    Obsługa kadrowa i płacowa – czym się różnią?

    Chociaż obsługa kadrowo-płacowa to zazwyczaj powiązane ze sobą działania, warto odróżniać działania kadr od działań płac. Jakie są różnice? W składzie działań kadrowych znaleźć można:

    Z kolei dział płac w swoich czynnościach uwzględnia:

    Obsługa kadrowo-płacowa jest często działaniem połączonym, dlatego zatrudnia się odpowiednich specjalistów, którzy w swoim zakresie obowiązków mogą mieć działania zarówno kadrowe, jak i płacowe.

    Kadry i płace wewnątrz firmy czy outsourcing?

    Każda firma, która chce, aby obsługa kadrowo-płacowa była wewnątrz firmy musi liczyć się z koniecznością zatrudnienia pracownika na etat, a co za tym idzie z wkładem finansowym.

    Koszty te muszą uwzględniać nie tylko wynagrodzenie, ale też stworzenie i wyposażenie stanowiska pracy, np. w sprzęt komputerowy czy specjalistyczne oprogramowanie. Konieczne jest też comiesięczne wypłacanie pensji, ale też kierowanie pracownika na szkolenia i kursy, aby był na bieżąco z przepisami oraz potrafił zarządzać zasobami ludzkimi. W przypadku małych czy średnich przedsiębiorstw może wystarczyć jeden specjalista, który zajmie się obsługą całego działu. Co jednak w sytuacji, gdy pójdzie na urlop lub zwolnienie? Wtedy z pomocą przyjść może outsourcing kadr i płac. Jakie są jego zalety?

    Kiedy jeszcze warto skorzystać z outsourcingu? Przede wszystkim, kiedy pojawia się konieczność zatrudnienia dużej ilości pracowników. Praca tymczasowa wiąże się często z szukaniem kandydatów do prac na czas określony, a tym samym ze zwiększeniem nakładu pracy działu kadr i płac. W przypadku pracowników, którzy pojawią się w firmie tymczasowo, zatrudnianie dodatkowego pracownika do obsługi kadrowo-płacowej może nie być opłacalne. Z kolei zatrudniony już specjalista ds. kadr i płac może mieć nadmiar obowiązków związany z zarządzaniem dokumentacją nowych pracowników. Istotne jest, że oprócz dokumentacji obsługa kadrowo-płacowa to również procesy rekrutacyjne, które mogą być czasochłonne i wiązać się z dodatkowym nakładem pracy.

    Agencje pracy tymczasowej oferują pełen zakres usług kadrowo-płacowych i odciążają przedsiębiorców w procesach rekrutacyjnych oraz wszelkich formalnościach związanych
    z zatrudnianiem pracowników. Skorzystaj z profesjonalnej obsługi kadrowo-płącowej.

    Pracownicy sezonowi są poszukiwani szczególnie latem, kiedy wzrasta zapotrzebowanie na pracę sezonową. Ponieważ praca ta jest tymczasowa zarówno pracodawcy, jak i kandydaci, poszukują najkorzystniejszych dla siebie form zatrudnienia. Definicja pracy sezonowej nie jest uregulowana prawnie, dlatego nie ma formy zatrudnienia przeznaczonej wyłącznie dla pracowników sezonowych. Jaką więc formę zatrudnienia wybrać?

    Czym jest praca sezonowa?

    Praca sezonowa nie jest określona w przepisach prawa pracy. Uznaje się jednak, że jest to taki rodzaj zatrudnienia, który uzależniony jest od pór roku, a jego charakter wiąże się z określonym sezonem, warunkami atmosferycznymi i innymi właściwościami danej pory roku. Branże, w których najczęściej zatrudniani są pracownicy sezonowi to m.in. rolnictwo, ogrodnictwo, turystyka, gastronomia, zbieranie warzyw i owoców czy też branża budowlana.

    Jakie są formy pracy sezonowej?

    Pracodawca chcący zatrudnić pracownika sezonowego ma do wyboru kilka możliwości. Nie wszystkie są dla niego tak samo korzystne, dlatego przed zawarciem umowy warto zapoznać się z dostępnymi formami zatrudnienia. Zatrudnianie do pracy sezonowej niewiele różni się od standardowego przebiegu zatrudnienia zwykłego pracownika. Jakie są formy pracy sezonowej?

    Zatrudnienie przez agencję pracy tymczasowej

    Ta forma zatrudnienia często kojarzona jest z pracą ponad siły i kiepskim wynagrodzeniem. Dlatego zarówno pracodawcy, jak i kandydaci do pracy, powinni pamiętać, aby korzystać z usług renomowanych firm, które przed podjęciem działań zapoznają się z potrzebami każdej ze stron i dzięki temu będą w stanie spełnić oczekiwania nawet najbardziej wymagających. Co daje agencja pracy tymczasowej pracownikom?

    Niezależnie od formy zatrudnienia, przed podjęciem pracy warto zapoznać się ze wszystkimi „za” i „przeciw” każdej z dostępnych opcji.

    Skuteczna rekrutacja pracowników, zwłaszcza do dużych i rozpoznawalnych firm, bywa niezwykle trudna. Nierzadko na jedno ogłoszenie odpowiadają tysiące kandydatów, zwłaszcza w przypadku stanowisk niewymagających specjalistycznych kompetencji. Czasami jednak nawet oferty na stanowiska specjalistyczne cieszą się dużą popularnością, np. ze względu na renomę miejsca pracy lub atrakcyjne warunki zatrudnienia. I choć mogłoby się wydawać, że im więcej aplikacji, tym lepiej – niekoniecznie tak jest. Przejrzenie setek CV i wyselekcjonowanie tych najciekawszych, najlepiej rokujących osób, to prawdziwe wyzwanie. Rekruterzy wypracowali jednak skuteczne metody na selekcję ofert i rekrutację pracowników, którzy faktycznie się do danej pracy nadają.

    Jak pozyskać dobrych kandydatów do swojego przedsiębiorstwa w procesie rekrutacji i selekcji pracowników?

    W przypadku rekrutacji jawnych zazwyczaj pierwszym krokiem do zebrania CV od potencjalnych kandydatów jest umieszczenie ogłoszenia na jednym z popularnych portali do szukania pracowników. Samo dodanie ogłoszenia wiąże się z drobnymi kosztami, od kilkudziesięciu do kilkuset złotych i koszt ten jest stały, czyli nie jest pobierane dodatkowe wynagrodzenie za to, że właśnie przez dany portal znajdzie się pracownika. Jakość aplikacji z tego typu ogłoszeń bywa bardzo różna. Nierzadko poszukujący pracy wysyłają swoje CV na wszystkie możliwe ogłoszenia, aby tylko ktoś się do nich odezwał, co wprowadza chaos i niepotrzebnie wydłuża proces selekcjonowania ofert. Z tego powodu firmy posiadające wewnętrzny dział HR lub mający budżet na zaangażowanie w proces tzw. head-hunterów (czyli łowców głów) często całkowicie rezygnują z wystawiania tego typu ogłoszeń, ponieważ sami posiadają wykwalifikowanych specjalistów do poszukiwania odpowiednich kandydatów. Jednak wszystkie pracownicze portale internetowe okazują się nieocenione w przypadku szukania stażystów, praktykantów lub specjalistów niższego szczebla, którzy stawiają swoje pierwsze kroki na rynku pracy i nie mają doświadczenia w poszukiwaniu wymarzonej posady.

    W przypadku posiadania w strukturze firmy rekruterów lub outsourcingu usług rekrutacyjnych, dobrym pomysłem jest skorzystanie z innych metod rekrutacji, np. poprzez aktywne poszukiwanie kandydatów przez media społecznościowe (np. LinkedIn lub Golden Line), a także metodą Direct Search. W ten sposób można “wyciągnąć” pracownika z innej firmy i zaoferować mu objęcie posady w Twoim przedsiębiorstwie. Najciekawsi kandydaci z rynku nierzadko jednak wykazują się dużą lojalnością i jeśli faktycznie nie zostanie im przedstawiona bardzo dobra i konkurencyjna oferta, nie będą chętni do prowadzenia rozmowy o zmianie pracy. Jeśli jednak pracodawca szuka pracownika do relacji, który pchnie rozwój firmy do przodu, jest to zdecydowanie najlepsza opcja rekrutacji.

    W sytuacji, gdy przez pracodawcę poszukiwane są osoby do pracy tymczasowej lub sezonowej, najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z firm pośredniczących, które oddelegują do wykonywania zadań odpowiednie osoby. Samodzielna rekrutacja oraz obsługa kadrowa zazwyczaj wiążą się dla takich zatrudniających z niepotrzebnymi kosztami, których w ten sposób można uniknąć.

    Jak znaleźć kandydata idealnego w procesie rekrutacji i selekcji pracowników?

    Niezależnie od tego, jak doszło do zgłoszenia się kandydatów na dane stanowisko, będzie trzeba wyselekcjonować ze zgłoszeń te najlepiej rokujące. Pierwszą rzeczą, którą należy sprawdzić, jest CV – na tym etapie może dojść jeszcze jeden dokument, jakim jest list motywacyjny. Im dokładniej odpowiada ono na treść ogłoszenia i im więcej informacji pokrywa się z “profilem idealnym” szukanego pracownika, tym lepiej. Najłatwiej jest zastosować podczas selekcji metodę oceny punktowej 0-10. Im więcej punktów kandydat uzyska, tym większe szanse na to, że spełni się w nowej roli oraz znak, że warto zaprosić go na dalsze etapy rekrutacyjne.

    Kolejnym krokiem selekcji powinna być rozmowa telefoniczna lub testy rekrutacyjne, sprawdzające zgodność informacji z CV ze stanem faktycznym. Jeśli, np. kandydat napisał, że komunikuje się biegle w języku angielskim, warto zadać mu pytanie w tym języku, aby sprawdzić, jak zareaguje i czy podejmie rozmowę. Jeśli będzie unikał danego tematu lub odmówi wykonania testu, prawdopodobnie informacje z CV nie są prawdziwe.

    Właściwa rozmowa rekrutacyjna powinna skupiać się na doświadczeniach, trudnościach, mocnych i słabych stronach oraz aspiracjach, a także rozwiewać wszelkie pytania formalne danego kandydata. Ciekawym rozwiązaniem w przypadku większości branż może być zorganizowanie dnia próbnego, jako ostatniego etapu rekrutacji, podczas którego kandydat na pracownika będzie mógł wykazać się znajomością branży i umiejętnościami miękkimi, a przy okazji poznać potencjalne środowisko pracy.

    Skuteczna rekrutacja i selekcja pracowników to w dużej mierze sztuka zwracania uwagi na detale. Podstawą jest jednak zastanowienie się, jakie umiejętności są kluczowe na danym stanowisku, a które tylko mile widziane. Dzięki temu rekrutujący będą wiedzieli, na co położyć największy nacisk podczas rozmowy z kandydatami oraz jakie umiejętności oceniać wyżej od innych.

    W wielu przedsiębiorstwach zdarzają się sytuację, w których należy zatrudnić dodatkowych pracowników, np. ze względu na zwiększoną produkcję, specjalne zlecenie czy sezonową działalność. Jednak tymczasowe zatrudnienie wiąże się dodatkowymi kosztami rekrutacji i utrzymania pracownika. Alternatywnym rozwiązaniem, które pomoże zredukować te koszty, jest leasing pracowniczy, oferowany m.in. przez LeasingTeam. Dowiedz się, czym dokładnie jest ta usługa i jak wygląda w praktyce.

    Leasing pracowniczy – co to takiego?

    Leasing pracowniczy jest formą współpracy między trzema podmiotami – przedsiębiorstwem, agencją pracy tymczasowej i pracownikiem. Firma, która jest zainteresowana zatrudnieniem dodatkowej siły roboczej, zgłasza się do specjalnej agencji, która wykorzystuje swoje zasoby i umożliwia przedsiębiorstwu „wypożyczenie” potrzebnego im pracownika na określony okres czasu lub do momentu zrealizowania konkretnego zadania.

    Istnieje jeszcze inna forma leasingu pracowniczego, w której to jedna firma wypożycza drugiej firmie swojego pracownika, na zasadzie udzielenia mu bezpłatnego urlopu – podobnie jak w przypadku agencji tymczasowej na określony czas lub do ukończenia wymaganego zadania. By współpraca doszła do skutku, dany pracownik musi wyrazić pisemną zgodę na dokonanie takiej wymiany – żadna firma nie może mu tego narzucić. Wówczas stosunek pracy pracownika w macierzystej firmie zostaje zawieszony na czas powrotu z urlopu.

    W praktyce prezentuje się to w następujący sposób:

    Firma  A, w której zatrudniony jest pracownik, dochodzi do porozumienia z firmą B, na jakich warunkach ma się odbyć jego wypożyczenie. Firma A daje pracownikowi bezpłatny urlop, na podstawie Art. 1741. § 1. KP. by ten mógł przez określony czas pracować u pracodawcy B.

    Leasing pracowniczy a praca tymczasowa

    Usługa wypożyczanie pracownika nie posiada żadnych konkretnych regulacji w polskim prawie poza wymienionym wcześniej artykułem. W żadnych przepisach nie pojawia się wyrażenie „leasing pracowniczy”.

    Nieco inaczej sprawa przedstawia się w przypadku pracy tymczasowej. W tej formie zatrudnienia stosuje się przepisy Ustawy z dnia 9 lipca 2003 roku o zatrudnieniu pracowników tymczasowych. Według niej praca tymczasowa to:

    „[…} wykonywanie na rzecz danego pracodawcy / użytkownika, przez okres nie dłuższy niż wskazany w ustawie, zadań: a) o charakterze sezonowym, okresowym, doraźnym lub b) których terminowe wykonanie przez pracowników zatrudnionych przez pracodawcę / użytkownika nie byłoby możliwe, lub c) których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez pracodawcę / użytkownika”1.

    Ustawa ta określa, że pracownik dla jednego pracodawcy / użytkownika może wykonywać usługi łącznie przez 18 miesięcy, jednak w okresie, który obejmuje następne 36 miesięcy. W przypadku, w którym wypożyczony pracownik zastępuje osobę, która jest zatrudniona na stałe w danym przedsiębiorstwie, maksymalny czas pracy u jednego pracodawcy wynosi 36 miesięcy.

    Zalety leasingu pracowniczego

    Leasing pracowniczy to usługa, która gwarantuje przedsiębiorstwu wiele wymiernych korzyści. Do największych zalet należą:

    Czy leasing pracowniczy się opłaca?

    Jeśli zależy Ci na szybkim znalezieniu pracownika o konkretnych kompetencjach, to leasing pracowniczy lub praca tymczasowa są dla Ciebie idealnym rozwiązaniem. Korzystanie z usług wykwalifikowanej i profesjonalnej agencji, jak LeasingTeam, gwarantuje, że Twoje przedsiębiorstwo dostanie odpowiednią pomoc, gdy będzie tego potrzebowało, a Ty nie będziesz musiał przejmować się formalnościami. Sprawdź naszą ofertę i przekonaj się sam, jakie to wygodne!

    Koszty zatrudnienia pracownika w Polsce są horrendalnie wysokie. Wielu pracodawców nie tworzy dodatkowych etatów mimo zapotrzebowania, bo poza pensją dla zatrudnionego musi się liczyć z ogromnymi wydatkami związanymi ze składkami ZUS. Niegdyś koszty zatrudnienia można było zredukować decydując się na umowy cywilnoprawne, przede wszystkim umowę zlecenie. Obecnie nawet ona wiąże się z wysokimi kosztami.

    Ile tak naprawdę wydaje pracodawca ze względu na zatrudnianie pracowników? Co oprócz typowych kosztów pracy należy uwzględnić w ostatecznej kalkulacji? W jaki sposób ograniczać koszty związane z zatrudnieniem nie rezygnując z wykwalifikowanych pracowników?

    Koszty zatrudnienia pracownika na umowę o pracę

    Najbardziej pożądaną przez pracowników i najpopularniejszą formą zatrudnienia w Polsce jest umowa o pracę. Regulacje prawne z nią związane wynikają z Kodeksu Pracy. Z wysokich kosztów ponoszonych przez pracodawcę nie zawsze zdają sobie pracownicy. W obszarze ich zainteresowania leży wynagrodzenie netto otrzymywane do ręki. Ale koszty zatrudnienia pracownika są o wiele wyższe – pracodawca musi sięgnąć do kieszeni zdecydowanie głębiej.

    Poza wynagrodzeniem oraz podatkiem dochodowym, który w praktyce odprowadza pracodawca, do ponoszonych przez niego kosztów należą jeszcze następujące składki:

    W 2021 roku wynagrodzenie minimalne wynosiło 2800 zł brutto. W roku 2022 jego wysokość wzrosła do poziomu 3100 zł brutto. Jednak to nie koniec podwyżek, a w przyszłym roku będą one jeszcze bardziej radykalne. Od 1 stycznia 2023 roku wynagrodzenie minimalne wzrośnie do poziomu 3490 zł, by następnie od 1 lipca osiągnąć wartość 3 600 zł brutto.

    Przy obecnym minimalnym wynagrodzeniu pracodawca ponosi z tytułu składek dodatkowy koszt w wysokości ponad 616 zł. Z kolei już od lipca 2023 roku przy minimalnym wynagrodzeniu wynoszącym 3 600 zł brutto. Łączny koszt pracodawcy sięgnie 4 337,28 zł, co oznacza 737,28 zł przeznaczanych co miesiąc na obowiązkowe składki.

    Warto jednak wziąć pod uwagę, że wynagrodzenia minimalne są raczej rzadkością. Specjaliści zarabiają przynajmniej kilka razy więcej. Proporcjonalnie rosną wówczas także pozostałe koszty zatrudnienia pracownika. Jednym słowem, sytuacja pracodawcy nie jest komfortowa..

    Koszty zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie

    Umowa zlecenie wciąż pozostaje dość popularną formą zatrudnienia, szczególnie wśród pracowników tymczasowych, pracowników sezonowych i pracowników niższego szczebla, gdzie obowiązuje stosunkowo duża rotacja. Kwestię umowy zlecenia reguluje Kodeks cywilny. Część pracodawców wciąż wybiera tę formę zatrudnienia, ponieważ daje ona wyższą elastyczność, na przykład w kwestii zwolnienia pracownika.

    Jak prezentują się koszty zatrudnienia z tytułu umowy zlecenie? Są one zmienne. Koszty zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie, który nie ukończył 26 roku życia i ma status studenta to jedynie wysokość wynagrodzenia brutto. Podobnie sytuacja prezentuje się w przypadku pracowników, którzy są zatrudnieni w innej firmie, gdzie otrzymują wynagrodzenie w wysokości przynajmniej wynagrodzenia minimalnego. Niestety w pozostałych przypadkach, które stanowią znakomitą większość, pracodawca ponosi dokładnie te same koszty, jak w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę.

    Koszty pracy związane z umową o dzieło

    Inaczej wygląda sytuacja w przypadku umów o dzieło, które nie są oskładkowane, dlatego jedynym kosztem ponoszony przez pracodawcę jest wynagrodzenie pracownika brutto. Dlaczego w takim razie ten rodzaj umowy cywilnoprawnej nie jest szerzej wykorzystywany w polskich przedsiębiorstwach?

    Ponieważ umowa o dzieło w żaden sposób nie wiąże pracownika z pracodawcą, a jedynie zobowiązuje go do wykonanie określonego, zawartego w umowie dzieła. Oznacza to w praktyce, że pracownik, który podpisałby taką umowę może realizować dzieło w dowolnym miejscu, nie musi pojawiać się w siedzibie firmy i nie podlega kontroli pracodawcy.

    Warto wspomnieć, że współczesny rynek pracy jest w dużej mierze rynkiem pracownika i to właśnie zatrudnieni lub potencjalni zatrudnieni mają więcej do powiedzenia przy negocjacji warunków współpracy. Umowa o dzieło nie jest atrakcyjna dla pracowników stałych, a nawet tymczasowych, bo nie gwarantuje im żadnych praw i przywilejów pracowniczych. Obecnie zgodnie ze swoim przeznaczeniem jest wykorzystywana przez profesjonalistów przyjmujących od zleceniodawców konkretne zlecenia.

    Wysokie koszty zatrudnienia a charakterystyka rynku pracy

    Pracodawca, który zastanawia się nad stworzeniem dodatkowych etatów musi wziąć pod uwagę jeszcze inne czynniki. Suche koszty zatrudnienia pracownika to nie wszystko. Współczesny rynek pracy jest przyjazny pracownikom, którzy zazwyczaj mogą wybierać spośród wielu ofert i oczekiwać od pracodawcy dodatkowych benefitów. Należą do nich między innymi Prywatna Opieka Medyczna, dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne czy świadczenia sportowe i inne benefity pozapłacowe.

    Dodatkowo w kalkulacji warto uwzględnić także wszelkie koszty związane z zapleczem socjalnym, a także obsługą kadrowo-płacową i samą rekrutację pracowników. Utrzymanie działu HR, nawet nielicznego, wymaga stworzenia dodatkowych etatów. Warto pamiętać, że każda rekrutacja wiąże się też z ryzykiem, że nie uda znaleźć się odpowiedniego specjalisty. Na szczęście i przynajmniej to ryzyko i związane z nim koszty można zredukować.

    Rekrutacje stałe z agencją – to się opłaca

    Coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega korzyści związane ze wsparciem udzielanym w zakresie rekrutacji przez agencję pracy. Ceniona usługą stały się rekrutacje stałe. Na czym one polegają? Agencja bierze na swoje barki cały proces rekrutacji. Dzięki temu, że wyspecjalizowane firmy zewnętrzne dysponują ogromnym doświadczeniem i bazą kandydatów, prawdopodobieństwo znalezienia w ten sposób odpowiedniego pracownika, który zaakceptuje możliwe do zaoferowania przez pracodawcę warunki, jest znacznie wyższe. Jak wygląda proces rekrutacji stałej?

    W pierwszej kolejności agencja wraz ze swoim klientem, czyli pracodawcą, dokładnie określają potrzeby i oczekiwania związane z danym stanowiskiem. W ten sposób tworzy się profil idealnego kandydata. W kolejnym etapie agencja zajmuje się poszukiwaniem odpowiednich kandydatów. Do tego celu wykorzystuje własną bazę kontaktów, ale także profesjonalnie przygotowane ogłoszenia zamieszczone na portalach rekrutacyjnych i stronach branżowych. Wstępna selekcja kandydatów odbywa się jeszcze w agencji, co stanowi ogromną oszczędność czasu. To samo dotyczy wstępnych rozmów rekrutacyjnych. W efekcie pracodawca będący klientem agencji otrzymuje listę wskazanych kandydatów. W dalszej kolejności wybranych spośród nich może zrekrutować samodzielnie.

    Koszty zatrudnienia pracownika a korzyści wynikające z rekrutacji stałych przeprowadzanych przez agencję

    Biorąc pod uwagę wysokie koszty zatrudnienia ryzyko dotyczące nieskutecznej rekrutacji staje się jeszcze wyższe. Pracodawca traci czas i zasoby na przeszkolenie zrekrutowanego pracownika, a jeśli po kilku miesiącach okresu próbnego okazuje się, że kandydat nie spełnia oczekiwań, cały proces zaczyna się od nowa. Dlatego rekrutacje stałe przeprowadzane przy pomocy agencji pracy są niezwykle opłacalne.

    Najważniejsze korzyści wynikające z rekrutacji stałych przeprowadzanych przez agencję:

    Wysokie koszty zatrudnienia pracownika w Polsce sprawiają, że nie warto ponosić zbędnego ryzyka związanego z nieudanymi rekrutacjami. Rekrutację stałe w wykonaniu wyspecjalizowanych agencji ograniczają koszty i ryzyko, pozwalają na znalezienie najlepszych specjalistów i przyspieszają sam proces rekrutacji.

    Część przedsiębiorców narzekających na wysokie koszty pracy może również rozważyć bardziej elastyczne formy zatrudniania pracowników, jeżeli zapotrzebowanie na pracę zmienia się na przestrzeni czasu, albo z różnych powodów etatowy pracownik będzie przez dłuższy czas nieobecny w pracy. Wówczas zasadnym rozwiązaniem okazuje się praca tymczasowa, która ogranicza koszty i formalności po stronie pracodawcy do absolutnego minimum.

    Grupa LeasingTeam startuje z cyfrowym systemem obsługi HR – platformą TalentPoint. Jest to autorskie rozwiązanie w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, które zbudowane zostało w oparciu o kilkunastoletnie doświadczenie Grupy na rynku HR. Jednocześnie TalentPoint stanowi kolejny krok LeasingTeam Group w kierunku sukcesywnie realizowanej transformacji cyfrowej.

    Po dokładnej analizie biznesowej, wykorzystującej metodologię customer development zdiagnozowane zostały problemy, które najczęściej towarzyszą pracownikom i klientom i są najbardziej czasochłonne do rozwiązania. Dzięki tym badaniom udało się stworzyć narzędzie przede wszystkim funkcjonalne i wychodzące naprzeciw tym potrzebom.

    – Platformę TalentPoint budowaliśmy w oparciu o wszechstronną analizę potrzeb biznesowych, dogłębną dekonstrukcję istniejących procesów oraz wywiady z użytkownikami. Jej rozwojowi cały czas przyświeca chęć znalezienia rozwiązań realnych, dobrze rozpoznanych problemów. Na całym świecie rozwój oprogramowania HR jest bardzo dynamiczny i wierzymy, że stajemy do walki o klienta bez kompleksów, a nasze oprogramowanie może odegrać istotną rolę na wymagającym polskim rynku. Dużo uwagi poświęciliśmy na przykład kwestii user experience – tak, by platforma była jak najbardziej intuicyjna i prowadziła użytkowników „za rękę” przez jej poszczególne etapy działań i skomplikowane procesy. Chcemy konkurować również jakością i szybkością obsługi technicznej platformy oraz całościowym podejściem do digitalizacji procesów HR – mówi Marek Deręgowski, Business Development Director z IT LeasingTeam, spółki odpowiedzialnej za realizację TalentPoint.

    Podstawowe funkcjonalności TalentPoint

    TalentPoint to narzędzie o szerokiej użyteczności – poprzez swoją architekturę oraz stworzone API może współpracować z wieloma systemami ERP oraz kadrowo-płacowymi, obejmuje wszystkie grupy pracowników, dzięki czemu korzystanie z tej platformy jest niezwykle proste i przynosi wiele korzyści dla firmy. Dzięki TalentPoint każdy pracownik zaoszczędzi czas na formalnościach, np. podpisze umowę online a także samodzielnie rozliczy godziny pracy. Dodatkowo będzie mógł polecić znajomych do pracy i otrzymać za to adekwatne, z góry określone, wynagrodzenie. Platforma usprawnia także proces przekazywania wynagrodzeń, daje wgląd w podstawowe bieżące informacje (liczbę dni urlopowych, paski wynagrodzeń, podległości służbowe). Do końca roku twórcy chcą wdrożyć m.in. moduły związane z delegacjami, zaświadczeniami dla pracowników oraz dodatkowymi raportami analitycznymi. Planują także kolejne integracje z systemami klientów Grupy, co pozwoli na automatyzację wymiany danych.

    Strategia transformacji cyfrowej

    TalentPoint to kolejny krok Grupy LeasingTeam w kierunku transformacji cyfrowej. Pierwszym było wdrożenie zintegrowanej platformy administracyjnej, co pozwoliło na usprawnienie obiegu dokumentów oraz komunikacji między pracownikami.

    – Zanim zdecydowaliśmy się na autorską platformę, analizowaliśmy dostępne narzędzia – każde z nich wymagałoby czaso- i pracochłonnego przekształcenia pod nasze potrzeby, a jednocześnie uniemożliwiałoby szybkie reagowanie na nowe wymagania klientów i pracowników. Wraz z rozwojem Grupy LeasingTeam pojawiła się oczywista konieczność ewolucji rozwiązań w obszarze IT. W ramach strategii transformacji cyfrowej planujemy digitalizację kolejnych procesów biznesowych i tworzenie nowych narzędzi. Oprogramowanie w firmach z każdego obszaru gospodarki odgrywa kluczową rolę, dlatego podjęliśmy decyzję o zbudowaniu własnego zespołu deweloperskiego, co pozwoli nam w dłuższej perspektywie zrealizować zakładane cele i powiększyć przewagę konkurencyjną – mówi Andżelika Majewska, wiceprezes LeasingTeam.

    Co ciekawe, motorem działań LeasingTeam Group była pandemia, która nadała tempa działaniom wdrożeniowym, bo pokazała, jak ważne są nowoczesne rozwiązania online w branży HR, szczególnie jeśli mogą elastycznie odpowiadać na potrzeby konkretnych organizacji, jak to się dzieje w przypadku TalentPoint.

    TalentPoint stworzony został na bazie wieloletniej praktyki LeasingTeam Group w obszarze HR, zarówno pod kątem systemów informatycznych, jak i praktycznej obsługi projektów HR. Szeroki charakter tych doświadczeń umożliwił opracowanie narzędzia dla szerokiego grona odbiorców. Rozwijana i udoskonalana od dłuższego czasu platforma pozwoli na bardziej efektywną pracę poprzez automatyzację wielu procesów i ułatwi przez to osiąganie zamierzonych celów każdej firmy. System jest i będzie cały czas rozwijany, ale TalentPoint jest już gotowy do użytku. – Po wstępnych prezentacjach systemu, mamy bardzo pozytywny feedback oraz pierwszych kilku zainteresowanych klientów kompleksową digitalizacją procesów HR – mówi Marek Deręgowski, Bisuness Development Director w IT LeasingTeam.

    O ile w Polsce udaje się wciąż hamować ekspansję COVID-19, w wielu krajach pandemia przybiera postać nieokiełznanego żywiołu. Światowa gospodarka stoi w obliczu głębokiej recesji. Większość firm i managerów ogranicza swoje działania jedynie do aktywności prewencyjnych, gdyż szerzący się zewsząd defetyzm odbiera odwagę, by myśleć w długofalowej perspektywie. Jednak z każdego kryzysu zwycięsko wychodzą tylko ci, którzy działając doraźnie, planują przyszłość. Jak wykorzystać czas spowolnienia w obszarze HR opowiada Andżelika Majewska, wiceprezes agencji zatrudnienia LeasingTeam.

    Największe korporacje w Stanach Zjednoczonych rekordowo obniżają wydatki w związku z wszechogarniającą i nieprzewidywalną pandemią koronawirusa1. I nie jest to zaskoczeniem. W całej Europie, w tym w Polsce, firmy gromadzą gotówkę, oszczędzają, minimalizują lub całkiem rezygnują z inwestycji. Priorytetem jest zachowanie płynności finansowej. Jednak coraz głośniej mówi się o tym, że gospodarki nie stać na przestój, a sama gotówka nie zapewni biznesowi przyszłości. Konieczne jest holistyczne podejście do kosztów stałych. Zdajemy teraz test z elastyczności zarządzania, ale musimy mieć świadomość, że będzie on trwał jeszcze przez jakiś czas – przed nami zapowiadana przez rząd szczytowa fala zachorowań i powrót do rzeczywistości po pandemii. Wg prognoz Międzynarodowego Funduszu Walutowego2 w tym roku światowa gospodarka ma wpaść w 3% depresję (dla porównania podczas kryzysu w 2009 roku było to -0,3%), ale już w kolejnym, tj. 2021, globalny wzrost ma osiągnąć najwyższy od lat wskaźnik +5,8%.

    REKRUTACJA

    Największy udział w zyskach płynących z przyszłych wzrostów osiągną wyłącznie organizacje, które będą w stanie dynamicznie odpowiedzieć na gwałtownie rosnące potrzeby rynku, czyli te, które będą dysponować łatwo dostępnymi zasobami ludzkimi, finansowymi i strategią na ich efektywne wykorzystanie. Czy zatem wstrzymywać dotychczas realizowane procesy? Odpowiedź nie jest oczywista, ale wykorzystanie okresu przestoju na to, co i tak powinniśmy zrobić, by nasz biznes był bardziej efektywny w przyszłości, ma duże znaczenie. Wiele korporacji właśnie teraz decyduje się na remonty biur, modernizacje linii produkcyjnych, przebudowy systemów informatycznych, trudne i wielostopniowe rekrutacje specjalistów o niszowych kwalifikacjach. Panujący do niedawna rynek pracownika sprawiał, że ostatnie zadanie było dosyć trudne i wymagało konkurencyjnej oferty ze strony pracodawcy. Widoczny od marca spadek zapotrzebowania na nowe zatrudnienia i redukcja aktualnych zasobów powodują, że dziś łatwiej o pozyskanie wysoko wykwalifikowanego pracownika i to za relatywnie niższe wynagrodzenie.

    ZATRUDNIENIE ZEWNĘTRZNE

    Wobec rynku pracy pracownika sprzed zaledwie 2 miesięcy oraz zmiany ustawy o zatrudnieniu tymczasowym (dla przypomnienia: w 2017 roku odpowiedzialność za czas delegowania pracownika przeszła z agencji zatrudnienia na pracodawcę) bardzo często duże organizacje zaczęły przejmować zasoby zewnętrzne do swoich struktur. Dawało to pozorne wrażenie większej lojalności pracownika, jego zaangażowania czy efektywności. Nie zostało to jednak potwierdzone żadnymi badaniami, a wręcz niszowe badania prowadzone na wybiórczych grupach zawodowych pokazały, że osoby pracujące w ramach elastycznych form zatrudnienia wysoko je sobie cenią, a do każdej zmiany, nawet na „lepsze”, podchodzą sceptycznie, bo wymaga ona weryfikacji nawyków czy życia rodzinnego. Proces dość powszechnego wchłaniania pracowników tymczasowych przyczynił się w efekcie do zwiększonego zatrudnienia, a teraz skutkuje koniecznością zwolnień. Co więcej, to właśnie ci pracownicy są najbardziej zagrożoną grupą w organizacji ze względu na rodzaj stanowisk, staż, czy ich łatwą zastępowalność.

    Dziś, bardziej niż kiedykolwiek, najbezpieczniejszym i optymalnym rozwiązaniem jest korzystanie z różnych form zatrudnienia zewnętrznego: pracy tymczasowej, body leasingu czy outsourcingu, które pozwalają na szybsze i zdecydowanie mniej kosztowne reagowanie na dynamicznie zmieniającą się sytuację przedsiębiorstwa.

    ELASTYCZNOŚĆ

    Spowolnienie gospodarcze zawsze skłania do refleksji, jak szybko i elastycznie reagować na zmiany i jak zabezpieczyć się przed podobnymi sytuacjami w przyszłości. Badania przeprowadzone po kryzysie gospodarczym w 2009 r. przez Boston Consulting Group3 wśród firm niemieckich, wykazały, że te podmioty, które korzystały z różnych form zatrudnienia zewnętrznego przetrwały kryzys z dużo mniejszymi spadkami w porównaniu do firm zatrudniających wyłącznie pracowników na etat (wewnątrz organizacji). Niemieccy przedsiębiorcy, którzy stawiali na zewnętrzne zasoby, motywowali to przede wszystkim możliwością szybkiego reagowania na wymagania biznesowe (ok. 80% ankietowanych), chęcią zwiększenia elastyczności zatrudnienia (ok. 67%), możliwością wypróbowania potencjalnego zatrudnienia na stałe pracownika (53%), pragnieniem utrzymania kosztów stałych na niskim poziomie (35%). Niemiecka Gospodarka przeżywała wtedy spadek PKB na poziomie -4,5%. Polscy przedsiębiorcy, chociaż nie dotknięci tak dużym spadkiem PKB w 2009 roku (-0,3%), również wyciągnęli stosowne wnioski, ale rynek pracownika w ostatnim okresie mocno zmienił założenia strategii zatrudnienia.

    Tymczasem mamy kolejny zwrot w gospodarce. Wieszczony przez analityków kryzys ekonomiczny ostatecznie został wywołany przez koronawirusa COVID-19, którego nikt nie przewidział. Recesja bez wątpienia zweryfikuje strategie i metody prowadzenia biznesu. Na popularności zyskają rozwiązania, które umożliwią szybkie reagowanie na zmiany – krótkoterminowy wynajem biur, aut, ale także elastyczne formy zatrudnienia, pozwalające na dużo łatwiejszy dostęp do zasobów ludzkich, nie tylko tych łatwo zastępowalnych, ale również specjalistycznych, czy projektowych (długo- i krótkoterminowych). Pracownikom z kolei da to szansę swobodniej zarządzać swoim czasem i godzić życie prywatne z zawodowym.

    W większości przedsiębiorstw zasoby ludzkie stanowią podstawowy koszt stały. Są także kluczową inwestycją, która odgrywa najistotniejszą rolę przy oczekiwanym rozwoju czy wzroście. Przeprowadzane zwolnienia czy restrukturyzacje nie pomogą na przyszłość, ale redefiniowanie form zatrudnienia już tak. Po okresie pandemii wrócimy do innej rzeczywistości, bogatszej w doświadczenia, pełnej nieuchronnych zmian, ale i dobrej refleksji na przyszłość. Strategia HR zawsze miała ogromny wpływ na założenia biznesowe, dlatego weryfikacja i przegląd jej koncepcji będzie krytyczny dla dalszych losów każdej organizacji. Trudne okresy mają swoje niezaprzeczalne minusy, niemniej dostrzegając w nich wartość, możemy przygotować się lepiej na każdą ewentualność. Jak mawiał Peter Drucker – będziemy mieć możliwość tworzyć przyszłość zamiast ją przewidywać.

    3 Źródło: „Adaptive to change”, International Confederation of Private Employment Agencies, The Boston Consulting Group, 2019.