2019 rok obfitował w wiele zmian w zakresie przepisów kadrowo płacowych. Dla pracodawców największym problemem było narzucone przez ustawodawcę tempo ich wprowadzania. Przedsiębiorstwa miały ograniczony czas, aby dostosować się do nowo ustanowionych regulacji, co punktowo zwiększało obciążenie wewnętrznych działów kadr. Na 2020 rok nie ma jeszcze oficjalnie potwierdzonych zmian, ale media już o nich spekulują, m.in. o pełnym ozusowaniu wszystkich umów zleceń czy wcześniejszej emeryturze, po 35 latach pracy.
Najważniejsze zmiany w 2019
Istotną zmianą była ulga dla młodych podatników, czyli zwolnienie z podatku dochodowego osób do 26. roku życia. Przekłada się to wprost na wyższe zarobki młodych ludzi, nie zwiększając obciążeń przedsiębiorstw. W połączeniu z powstawaniem coraz większej liczby miejsc pracy oferujących elastyczny czas i formy zatrudnienia, daje to szansę na mobilizację najmłodszych pracowników, którzy, na tle Europy, są jednymi z najmniej aktywnych zawodowo. Przy sporym deficycie pracowników na rynku pracy, ta zmiana może okazać się korzystnym dla wszystkich rozwiązaniem.
– Z naszych obserwacji wynika, że w ostatnich miesiącach młodzi faktycznie są pozytywniej nastawieni i zmobilizowani do podjęcia aktywności zawodowej, szczególnie studenci, u których kwota brutto równa jest netto. Coraz więcej z nich korzysta z elastycznych form zatrudnienia: pracy tymczasowej, umów zleceń, które ułatwiają połączenie nauki z pracą i wolnym czasem, a także pozwalają na zweryfikowanie atrakcyjności danego stanowiska czy firmy – mówi Anna Jurkiewicz, Regionalny Kierownik ds. Outsourcingu z agencji doradztwa personalnego LeasingTeam Professional.
Korzystnymi zmianami dla pracowników, nie obciążającymi pracodawców, było obniżenie stawki podatku dochodowego dla I progu dochodów (do 85 528 zł rocznie) z 18% na 17% oraz podwyższenie kosztów uzyskania przychodu do 250 zł/mies. (wcześniej 111,25 zł) i do 300 zł/mies. dla dojeżdżających (wcześniej 139,06 zł). Obie zmiany w efekcie zwiększyły kwoty wypłat pracowniczych. Jedynym aspektem kładącym cień na nowelizację ustawy było tempo jej wprowadzenia. Pracodawcy mieli bardzo mało czasu na wdrożenie zmian, czyli np. aktualizację lub zakup nowego oprogramowania kadrowo-płacowego.
Kolejna zmiana to wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), czyli systemowego gromadzenia oszczędności dla pracowników. Na zakłady pracy ustawodawca nałożył obowiązek podpisania umowy o prowadzenie PPK a co za tym idzie, przekazywania wpłat do instytucji finansowej mającej zabezpieczać środki emerytalne dla pracujących obywateli. Udział w PPK wiąże się z dodatkowym kosztem dla pracodawcy oraz niższą wypłatą netto dla pracownika. Pierwszy zobowiązany jest do wpłat do PPK min. 1,5% wynagrodzenia pracownika, drugi – min. 2% swojej pensji).
– Z PPK wiąże się duża ilość dodatkowych obowiązków płacowo-administracyjnych. Obserwujemy, że nawet duże firmy mają z tym często kłopot, a w 2020 roku ten sam obowiązek będą miały średnie firmy, w których działy kadrowo-płacowe nie są często tak liczne jak w firmach dużych – komentuje Monika Rutowska, kierownik sekcji Działu Kadr i Płac w LeasingTeam.
Wśród nowych regulacji warto wspomnieć też o ochronie wierzytelności wynagrodzenia. Zmiana ta dotyczy zleceniobiorców. Jeśli wynagrodzenie za czynności zlecone stanowi jedyne źródło ich dochodów i ma charakter cykliczny, zleceniodawca musi zastosować ograniczenie kwoty wolnej od potrąceń, co oznacza niższy zysk pracownika.
W 2019 wprowadzono także kilka innych zmian, mających jednak znacznie mniejszy wpływ na rynek pracy. Pracodawca został upoważniony do żądania od pracownika wskazania numeru konta bankowego do wypłaty wynagrodzenia, choć na wniosek pracownika może on także otrzymywać wynagrodzenie w gotówce. Dla umów zawartych od 01.01.2019 ustanowiono konieczność 10-letniego czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Wprowadzono zmiany w prowadzeniu akt osobowych (część A, B,C i D). Telepraca stała się teoretycznie możliwa dla każdego pracownika – niezależnie od zapisów w regulaminach przedsiębiorstw, każdy może złożyć wniosek o pracę zdalną, jednak pracodawca nie ma obowiązku wyrażenia zgody, ani zmiany zasad organizacji pracy. W zakresie BHP – szkolenie okresowe dla pracownika administracyjno-biurowego nie jest wymagane, jeżeli rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajduje się w nie wyższej niż III kategorii ryzyka, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika, że jest to konieczne.
Prognozy kadrowo-płacowe na 2020 rok
Nie sposób precyzyjnie przewidzieć co przyniesie rok 2020, jednak rząd polski już zapowiada nowelizację wybranych punktów Kodeksu Pracy, np. w zakresie czasu pracy czy typu umów. Do 2022 roku polskie prawo pracy musi też dostosować się do 2 dyrektyw unijnych: w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy (np. modyfikacji będą musiały ulec zasady zatrudniania na okres próbny), o godzeniu obowiązków zawodowych i rodzinnych (obowiązek zapewnienia min. 2 miesięcy urlopu rodzicielskiego do wykorzystania wyłącznie dla ojców). Na ten moment nie znamy dokładnych założeń zmian, jednak na podstawie ogólnych sugestii rządu, można wskazać 2 obszary, które z dużym prawdopodobieństwem będą podlegały pracy w najbliższym czasie.
Najczęściej pojawiającym się tematem jest kwestia bardziej szczegółowego uregulowania zatrudnienia na umowach cywilnych, samozatrudnienia czy pracy za pośrednictwem platform typu Uber (w ostatnim przypadku regulacje należy stworzyć od podstaw). W każdym przypadku w dużej mierze chodzi o uszczelnienie wpłat na system ubezpieczeń społecznych, np. już zapowiedziano naliczanie składek ZUS od każdej umowy zlecenie. Zarówno z punktu widzenia pracodawców jak i pracowników nie jest to zmiana korzystna – podniesie koszty pracy w przedsiębiorstwach oraz wpłynie na obniżkę dotychczasowych wynagrodzeń netto. Można się zatem spodziewać, że w efekcie zniechęci firmy do stosowania elastycznych form zatrudnienia, a przez to wymusi restrukturyzacje i zmniejszenie liczby zatrudnianych osób.
Kolejną, zasadniczą zmianą w 2020 roku ma być wcześniejsza emerytura, możliwa już w wieku 53 lat dla kobiet i 58 dla mężczyzn. Istotnym elementem wcześniejszego korzystania ze świadczeń emerytalnych ma być staż pracy, który przyszły emeryt będzie musiał umiejętnie przeliczyć i przekazać tę informację do ZUS. Pracodawcy oceniają tę propozycję zmiany bardzo negatywnie, ponieważ w zauważalny sposób ograniczy ona dostęp do pracowników na rynku, który już jest niezwykle niski, a dodatkowo znacznie obniży wartość wypłacanych świadczeń dla emerytów (mniejsza liczba lat pracy = niższa wartość odprowadzonych składek = niższe świadczenie).
– Trudno przewidzieć co przyniesie nam rok 2020, jednak 2019 pokazał, że należy spodziewać się niespodziewanego. Do podobnych wniosków zdają się dochodzić przedsiębiorcy. Coraz częściej zwracają się do nas z zapytaniem o outsourcing usług kadrowo-płacowych. To faktycznie optymalne rozwiązanie, gdyż odpowiedzialność za śledzenie zmian, ich szybkie wprowadzanie, aktualizacje narzędzi kadrowych spoczywa na wykonawcy usługi. To nie do przecenienia, zwłaszcza w obliczu trudnych i niespodziewanych okoliczności, z którymi wyspecjalizowane zewnętrzne firmy potrafią sobie zdecydowanie sprawniej poradzić – komentuje Monika Rutowska, kierownik sekcji Działu Kadr i Płac w LeasingTeam.
Delegowanie pracowników do wykonywania pracy w krajach Unii Europejskiej to temat, który budzi coraz większe zainteresowanie zarówno wśród Polaków poszukujących pracy za granicą, jak i zagranicznych przedsiębiorców. Jak pokazuje najnowszy raport Komisji Europejskiej, w 2015 roku Polska oddelegowała do pracy za granicę aż 463 174 pracowników. Niezmiennie od kilku lat jesteśmy liderem w Unii Europejskiej pod względem wielkości delegowania. Natomiast krajem, który w 2015 roku przyjął największą ilość pracowników, czyli 418 908 osób, były Niemcy. Przyjmuje się, że spośród wszystkich państw na świecie, nasi zachodni sąsiedzi mają najbardziej skomplikowaną procedurę przygotowania zeznań podatkowych. Wynika to ze złożoności niektórych aktów prawnych oraz deklaracji. Ekspert CPC Consulting wyjaśnia, jakie zasady przygotowania zeznań podatkowych obowiązują osoby, które pracowały w Niemczech.
Zasady rozliczania podatków na terenie Niemiec
Zarówno firmy delegujące pracowników, jak i sami pracownicy zobowiązani są do przestrzegania przepisów w zakresie zatrudnienia, obowiązujących na terenie kraju przyjmującego, czyli kraju, w którym dana osoba ma wykonywać pracę. Pracownik zatrudniony przez polską agencję zatrudnienia, który wyjeżdża do pracy za granicę musi wiedzieć, że od pierwszego dnia pracy agencja ta ma obowiązek opodatkować jego wynagrodzenie na terenie kraju przyjmującego. W przypadku Niemiec, składki na podatek odprowadzane są z wynagrodzenia pracownika do niemieckiego urzędu skarbowego, czyli Finanzamtu. Jeśli kontrakt, a tym samym długość wykonywanej pracy przekroczy 183 dni, pracownik zobowiązany jest do rozliczenia się z podatku na terenie Niemiec.
Rozliczenie podatkowe powinno być złożone w urzędzie skarbowym w Niemczech najpóźniej do 31 maja każdego kolejnego roku występującego po roku rozliczeniowym. Zgodnie z niemiecką ordynacją podatkową, osoba na stałe zameldowana w Polsce musi wskazać na terenie Niemiec swojego reprezentanta podatkowego, który nie tylko przygotuje dla podatnika zeznanie podatkowe, ale również będzie odpowiadać przed urzędem skarbowym za jego jakość. Reprezentantem podatkowym może być osoba fizyczna, zameldowana na stałe na terenie Niemiec. Może to być znajomy, znajoma lub członek rodziny, który na podstawie upoważnienia, wykona na rzecz podatnika rozliczenie podatku. Warto podkreślić, że reprezentant podatkowy musi znać obowiązujące w Niemczech zasady rozliczania, które są dosyć skomplikowane. Z tego względu, osoby, które pracowały w Niemczech często wolą powierzyć przeprowadzenie rozliczenia certyfikowanym biurom rachunkowym lub podatkowym, które również mogą być reprezentantem podatkowym. Biuro podatkowe działając na podstawie upoważnienia odpowiada za skompletowanie potrzebnych dokumentów, rozliczenie podatku jak również korespondencją z urzędem skarbowym. W Polsce także działa wiele biur podatkowych, które specjalizują się w rozliczeniu podatku na terenie Niemiec oraz prowadzeniu pełnej korespondencji z niemieckim urzędem skarbowym. Przed podjęciem współpracy z biurem podatkowym warto upewnić się, że jest to biuro certyfikowane, z uprawnieniami oraz wiedzą i doświadczeniem w przygotowywaniu zeznań podatkowych na terenie Niemiec.
CPC Consulting na bieżąco informuje pracowników, których oddelegowuje do pracy w Niemczech, o obowiązkach, które powinni wypełniać w związku z wykonywaniem pracy na terenie Niemiec. Dotyczy to również obowiązku rozliczania podatków. Zawsze pozostajemy do dyspozycji pracownika, jeżeli poprosi nas o wsparcie w znalezieniu wiarygodnego biura podatkowego, zarówno na terenie Polski, jak i Niemiec – mówi Agnieszka Nocuń, Key Account Manager w CPC Consulting.
Jeśli pracownik nie rozliczył się jeszcze z podatku odprowadzonego na terenie Niemiec, ma na to czas do 4 lat wstecz. Oznacza to że, jeżeli pracował w Niemczech w 2015 roku i w 2017 roku przypomniał sobie, że nie złożył jeszcze zeznania podatkowego, to wciąż może wypełnić ten obowiązek, ponieważ nie minęły 4 lata. Niezłożenie zeznania podatkowego w terminie wiąże się z koniecznością zapłacenia wysokich kar finansowych, nałożonych przez niemiecki urząd skarbowy na podatnika. Ich nieopłacenie natomiast, może uniemożliwić pracownikowi wykonywanie dalszej pracy na terenie Niemiec.
Jak prawidłowo się rozliczyć?
Podstawą do dokonania właściwego rozliczenia jest uzyskanie od pracodawcy, czyli w tym przypadku agencji zatrudnienia, dwóch dokumentów. Pierwszym z nich jest Lohnsteuerbescheinigung, który podsumowuje okres zatrudnienia pracownika, wysokość wynagrodzenia brutto oraz wysokość odprowadzonych podatków. Drugi dokument to zaświadczenie o wysokości odprowadzonych składek na ubezpieczenie społeczne. Należy również pamiętać, że zaraz po przyjeździe do Niemiec pracownik powinien obowiązkowo zameldować się w odpowiednim dla swojego miejsca zakwaterowania Urzędzie Miasta/Urzędzie Gminy. W ten sposób Finanzamt odnotowuje dzień, od którego dany pracownik przebywa i pracuje na terenie Niemiec. Nadaje mu również indywidualny numer podatkowy, czyli Identifikationsnummer, niezbędny do późniejszego rozliczenia się w urzędzie skarbowym. Niezależnie od tego, czy dany pracownik miał już wcześniej nadany Identifikationsnummer, zawsze gdy zmienia miejsce zamieszkania ma obowiązek zameldować się na nowo w odpowiednim dla swojego miejsca zakwaterowania Urzędzie Miasta lub Gminy oraz wymeldować z poprzedniego miejsca.
Każda agencja zatrudnienia, która jest świadoma praw i obowiązków związanych z pobytem i pracą na terenie Niemiec, powinna być wsparciem dla pracowników również w sprawach, za które bezpośrednio nie odpowiada. CPC Consulting informuje pracowników o dokumentach, które otrzymają w ramach podsumowania ich zatrudnienia w danym roku podatkowym, niezbędnych do późniejszego rozliczenia się z podatku na terenie Niemiec – komentuje Agnieszka Nocuń z CPC Consulting.
Co można odliczyć od podatku?
Prawidłowa dokumentacja zeznania podatkowego składa się z szeregu oświadczeń pracownika dotyczących jego indywidualnej sytuacji zawodowej, rodzinnej, podatkowej czy wyznaniowej. Przykładowe oświadczenia mogą dotyczyć stanu rodzinnego podatnika, kosztów przejazdów do miejsca pracy, kosztów zakwaterowania, uzyskanych dochodów w rozliczanym roku podatkowym, kosztów odzieży roboczej, konta bankowego, zameldowania na terenie Niemiec czy zmiany miejsca zatrudnienia. Za skompletowanie oświadczeń dotyczących indywidualnej sytuacji podatnika odpowiada sam podatnik lub wyznaczony przez niego reprezentant podatkowy. By uzyskać zwrot podatku, pracownik powinien zadbać o niektóre dokumenty jeszcze w trakcie trwania zatrudnienia i pobytu na terenie Niemiec. W związku z tym, powinien pamiętać o kompletowaniu paragonów potwierdzających prowadzenie dwóch gospodarstw domowych, w Polsce i na terenie Niemiec. Mogą to być rachunki za przejazdy do pracy, naprawę samochodu, rozmowy telefoniczne czy wynajem pokoju lub mieszkania. W rozliczeniu podatkowym w Niemczech można również uwzględnić koszty dojazdu do rodziny np. bilet do Polski lub koszt paliwa wyliczany na podstawie liczby przejechanych kilometrów.
Rozliczenie podatku na terenie Niemiec a obowiązek złożenia zeznania podatkowego w Polsce
W ramach umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania pomiędzy Polską a Niemcami, praca wykonywana w Niemczech nie podlega przymusowi złożenia zeznania podatkowego w Polsce. Nie trzeba też wykazywać w zeznaniu dochodów uzyskanych z pracy za granicą, jeśli pracownik nie osiągnął w danym roku w Polsce innych dochodów podlegających opodatkowaniu. W przypadku, w którym pracownik w ciągu roku generował dochody, zarówno z pracy na terenie Polski, jak i Niemiec, zobowiązany jest do dokonania rozliczenia podatku na terenie Polski. W owym zeznaniu pracownik rozlicza się z dochodu uzyskanego w Polsce, a dochód uzyskany z pracy za granicą jedynie wykazuje.
Terminowe rozliczenie się z urzędem skarbowym na terenie Niemiec może być dla pracownika zadaniem bardziej skomplikowanym niż rozliczenie podatku w Polsce. Tym bardziej, jeszcze przed podjęciem pracy na terenie Niemiec, warto rozważyć zatrudnienie w profesjonalnej agencji zatrudnienia. Dzięki jej wsparciu w trakcie całego okresu zatrudnienia pracownik będzie na bieżąco informowany o najważniejszych kwestiach, w tym również związanych z rozliczeniem podatku na terenie Niemiec.