Payroll to nic innego jak procesy kadrowo-płacowe w przedsiębiorstwie, które same w sobie są już dość skomplikowane. Na dodatek, w ostatnim czasie ulegają one częstym zmianom legislacyjnym, co powoduje, że działy kadrowo-płacowe muszą stale reagować i dostosowywać swoje działania do nowych wymogów. Wciąż zmieniające się przepisy to także wyzwanie dla wielu właścicieli firm.

Konieczność wnikliwego zapoznania się ze zmianami dotyczącymi prawa pracy i podatków wymaga poświęcenia dużej ilości czasu. Niezbędne staje się zabezpieczenie odpowiednich środków finansowych na szkolenia zespołu i aktualizację systemów rozliczeniowych. W tej sytuacji coraz częściej firmy rozważają przekazanie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznym ekspertom.

Czym jest payroll?

Coraz więcej firm decyduje się na payroll – czyli profesjonalny, kompleksowy outsourcing procesów kadrowo-płacowych. W ten sposób firmy nie tylko pozbywają się problemu związanego z nadążaniem za zmianami w przepisach, ale zyskują ciągłość obsługi oraz oszczędności finansowe.

Przekazanie obsługi kadr i płac zewnętrznym specjalistom to roczna oszczędność od 10 do 20% względem wartości utrzymania własnego działu kadr i płac –  potwierdza Tomasz Pawluczuk, Key Account Manager ds. payroll w LeasingTeam Group. – Do tego dochodzi redukcja kosztów stałych. Przykładowo: klient, mając 100 pracowników do rozliczenia, płaci firmie zewnętrznej za obsługę tej setki. Jeżeli zredukuje zatrudnienie do 80 osób, to otrzyma zmniejszoną FV o 20%. W sytuacji wewnętrznego działu kadr i płac nie ma takiej możliwości. Ponadto, payrolling eliminuje potrzebę ciągłego szkolenia pracowników działów kadrowo-płacowych i wynikających z tego kosztów. Do tego dochodzą oszczędności na zakupie  oprogramowania dla działu kadr i jego aktualizacji. Wszystkimi tymi kwestiami w payrollingu zajmuje się podmiot zewnętrzny – wylicza Tomasz Pawluczuk.

Dzięki payrolowi firma może liczyć na comiesięczne rozliczenia pracowników, kontrolę umów, obsługę zaświadczeń oraz całej dokumentacji pracowniczej, a także na obliczanie zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego i ZUS-u czy reprezentowanie przed organami państwowymi. To wielka oszczędność czasu, który przedsiębiorca może przeznaczyć na swoją kluczową działalność i realizację celów strategicznych. Payroll zarazem chroni przed konsekwencjami nieumyślnych błędów popełnianych przez pracowników własnego działu kadr i płac.

Jak wybrać najlepszego dostawcę payrollu?

Doświadczenie to klucz – mówi Agnieszka Haponik, Dyrektor ds. Rozwoju Biznesu w LeasingTeam Group. Warto przyjrzeć się systemowi z jakiego korzysta usługodawca. W naszym przypadku jest to Teta – zaawansowane i bezpieczne rozwiązanie, na którego zakup wiele firm prowadzących własny dział kadr i płac nie mogłoby sobie pozwolić. To kolejna zaleta payrollingu – w ramach usługi firma otrzymuje obsługę bazującą na najnowocześniejszych systemach, na które nie musi wydawać ani grosza. Warto zwrócić uwagę na rekomendacje innych klientów – to zawsze potwierdzenie wysokiej jakości usług.

>>> Zapytaj o usługę Payroll Outsourcingu dla swojej firmy

Wybierając dostawcę payrollu, można też sprawdzić, czy firma posiada i udostępnia klientom platformę do kompleksowej obsługi i automatyzacji procesów HR. Nowoczesne firmy bazują na takich narzędziach, gdyż wpływa to na optymalizację czasu pracy i wzrost poziomu zadowolenia klienta oraz jego pracowników. – Wszyscy nasi klienci w ramach współpracy payrollowej otrzymują dostęp do naszej autorskiej platformy TalentPoint – dodaje Agnieszka Haponik. Usprawnia ona przepływ pracy, automatycznie łącząc działy HR, pracowników, rozliczenia i umowy. Klient zyskuje elektroniczną ewidencję czasu pracy, raporty analityczne, możliwość generowania i podpisywania umów online. Z kolei pracownicy mają stały dostęp do swoich danych, zgłaszają urlopy za pomocą platformy, czy pobierają dokumenty związane z zatrudnieniem itd. Innymi słowy, eliminujemy wszelką papierologię związaną z kadrami i płacami i przechodzimy do rozwiązań w pełni cyfrowych, niezwykle wydajnych i proekologicznych – konkluduje Agnieszka Haponik z LeasingTeam Group.

Tradycyjne kadry i płace to nie tylko najbardziej czasochłonne, ale i papierochłonne procesy w firmie. Dlatego nowe rozwiązania pojawiające się w tym obszarze zmierzają w jednym kierunku – cyfryzacji. O tym, jak wydostać się z uciążliwej papierologii  i wykonać krok milowy w stronę proekologicznego oraz efektywnego payrollu rozmawiamy z Tomaszem Pawluczukiem, Key Account Managerem w LeasingTeam Group.

Jesteś ekspertem w zakresie payrollingu, inaczej zwanego outsourcingiem procesów kadrowo‑płacowych. Staje się on coraz bardziej popularny w Polsce. Porozmawiajmy więc o tej usłudze LeasingTeam Group jak o wezwaniu do działania, za pomocą odpowiednich rozkaźników. Pierwsze dwa to zakończ i rozpocznij.

Payrolling z LeasingTeam Group, czyli przekazanie nam obsługi kadrowo-płacowej, oznacza zakończenie obiegu papierowego dokumentów i rozpoczęcie cyfrowego etapu w kadrach i płacach. Wiadomo, że KiP nie jest wielce fascynującym obszarem biznesu, a głównie wiąże się z rutynowymi działaniami w zakresie zatrudnienia i wynagradzania, o które każdy pracodawca musi zadbać. Decydując się na przekazanie obsługi kadrowo-płacowej LeasingTeam Group, klient całkowicie pozbywa się problemów związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej oraz zmianami w prawie pracy i podatkach. To żadna tajemnica, że ciągłe modyfikacje w rozliczeniach i przepisach podatkowych są zmorą dyrektorów finansowych oraz managerów ds. HR, którzy najczęściej nadzorują działy kadr i płac. Przysparzają im zarówno pracy, jak i odpowiedzialności.

Zmień…

… podejście do prowadzenia biznesu. Fakty są takie, że jeśli firma, przykładowo, zatrudnia około 500-600 osób, to najczęściej obsługują je 2 osoby. A więc jedna z nich ma nawet 300 osób do rozliczania i musi zadbać o płynną, jakościową i terminową obsługę. Jeśli w tej sytuacji ktoś, powiedzmy, zachoruje lub zdecyduje się odejść z pracy, to pojawia się duży problem. Tym bardziej się on nasila w firmach zatrudniających 200-300 osób, gdzie najczęściej pracuje jedna kadrowa. Payroll z LeasingTeam Group zapewnia ciągłość obsługi, kwestie urlopów czy rotacji nie zajmują zatem klienta. Oprócz tego, nasi fachowcy są regularnie szkoleni w zakresie zmian prawnych i podatkowych. Od 1 lipca wchodzą w życie kolejne przepisy związane z reformą Polski Ład, co staje się bólem głowy w kadrach i płacach, ale nie dla naszego klienta, bo to my zajmiemy się rozliczeniami według nowych przepisów. Nie musi on martwić się o poprawność i terminy, leżą one po naszej stronie.

 

Przekaż…

… fachowcom całościową obsługę kadr i płac. Niektórzy klienci ostrożnie woleliby przekazać jedynie płace. Moim zdaniem, optymalny biznesowo outsourcing jest wówczas, gdy obejmuje zarówno kadry, jak i płace. W innym wypadku tworzy się problem logistyczny z dublowaniem funkcji i zadań. Przekazując obsługę kadr i płac, firma średnio w skali roku oszczędza od 10 do 20% kosztów utrzymania własnego działu kadrowo-płacowego. Nadmienię, że w ramach usługi payroll klienci mogą korzystać z naszej autorskiej platformy TalentPoint, która kompleksowo obsługuje i automatyzuje procesy HR. Platformę zaprezentowaliśmy podczas konferencji HR Tech Summit 2022, gdzie odnotowaliśmy duże zainteresowanie jej rozbudowanymi funkcjonalnościami. Już teraz TalentPoint obsługuje ponad 10 000 osób miesięcznie, a to dopiero początek.

 

Zredukuj…

…koszty, przede wszystkim te stałe. Przykładowo: klient ma 100 osób do rozliczenia i płaci za obsługę pojedynczej osoby. Jeżeli zredukuje zatrudnienie do 80 osób, to redukuje koszty o te 20 osób. W sytuacji wewnętrznego działu kadr i płac takiej możliwości nie ma. Ponadto, payrolling eliminuje potrzebę ciągłego szkolenia pracowników, o które klient musi zadbać sam, żeby móc właściwie rozliczać wynagrodzenia. Do tego dochodzą koszty inwestycji w systemy kadrowo‑płacowe, które bardzo różnią się cenowo. Niektóre podstawowe kosztują kilka tysięcy, a niektóre mocno rozbudowane jak TETA – kilkaset tysięcy. Weźmy pod uwagę też koszty zakupu licencji oraz obsługi serwerów przez własny dział IT, jeśli nie korzysta się z rozwiązań chmurowych. Kolejne koszty to aktualizacje wykupionego oprogramowania. Niektóre z nich kosztują 100 procent licencji początkowej. Fizycznie odchodzi przestrzeń biurowa zajmowana przez dział kadr i płac, którą można przeznaczyć na inne cele. A wraz z nią – i sprzęty komputerowe, biurka, drukarki oraz teczki i szafy pełne dokumentów. Innymi słowy, payroll z LeasingTeam Group przenosi nas do cyfrowego świata, uporządkowanego i proekologicznego.

Zyskaj…

…pewność, że mimo możliwych zawirowań na rynku pracy, będziesz mieć sprawną i niezawodną obsługę kadrowo-płacową. Zapewniamy w umowie, że czas naprawy sytuacji problemowych wynosi maksymalnie dwa dni robocze. Na bieżąco dostarczamy klientowi niezbędne zestawienia i raporty. Oprócz tego gwarantujemy bezpieczeństwo i poufność danych, a także pełne wsparcie techniczne systemów informatycznych wykorzystywanych do realizacji usługi. Posiadamy wszystkie najnowsze certyfikaty, jeśli chodzi o zabezpieczenie informatyczne payrollu. Usługa jest zgodna z RODO, a w trakcie jej realizacji zapewniamy pomoc prawnika – specjalisty z zakresu prawa pracy.

>>> Zapytaj o usługę Payroll Outsourcingu dla swojej firmy

Już po raz drugi pauzujesz naszą rozmowę. Nie zaplanowałam żadnego rozkaźnika na tę okazję.

Usprawiedliwienie mam takie, że nic nie dzieje się poza kontekstem tej rozmowy. Dzwonią klienci zainteresowani payrollem naszej firmy. Mamy więc sytuację, kiedy ciąg dalszy już nastąpił.

Z Tomaszem Pawluczukiem rozmawiała Ivanna Chernyk

Payroll, czyli procesy kadrowo-płacowe same w sobie są już dość skomplikowane. W ostatnich latach dodatkowo ulegają ciągłym zmianom legislacyjnym – ostatnio w ramach rządowego programu „Polski Ład”, który dotyczy m.in.: zmian podatkowych czy zmian w ulgach i odliczeniach. W związku z jego wdrożeniem działy kadrowo-płacowe muszą szybko odnaleźć się w nowej rzeczywistości.

Outsourcing payrollu mile widziany

Polski Ład to wyzwanie dla wielu przedsiębiorców. Konieczność wnikliwego zapoznania się ze zmianami w przepisach wymaga bowiem poświęcenia dużej ilości czasu, a do tego niezbędne staje się zabezpieczenie odpowiednich nakładów finansowych na szkolenia zespołu i aktualizację systemów rozliczeniowych. W tej sytuacji coraz częściej firmy rozważają scedowanie wszystkich obowiązków dotyczących obsługi kadrowo-płacowej na zewnętrznych ekspertów. Decyzje w tej sprawie podejmowane są dużo sprawniej niż wcześniej, gdyż outsourcing payrollu regularnie zyskuje na wartości w oczach przedsiębiorców. Nic dziwnego – firmy nie tylko pozbywają się problemu związanego z koniecznością śledzenia zmian w przepisach oraz rekrutacją i rotacją pracowników, ale też zyskują pod kątem finansowym.

W ramach outsourcingu usług kadrowo-płacowych organizacja może liczyć np. na realizację comiesięcznych rozliczeń pracowników, kontrolowanie umów, obsługę zaświadczeń oraz całej dokumentacji pracowniczej, a także obliczanie zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego i ZUS-u czy reprezentowanie firmy przed organami państwowymi.

Outsourcing usług kadrowo-płacowych to też ogromna oszczędność czasu. Firma decydująca się na to rozwiązanie, może skoncentrować się na swojej kluczowej działalności i realizacji celów strategicznych. Powierzając obsługę ekspertom, ogranicza też koszty związane z prowadzeniem własnego działu kadr i płac. W ten sposób może również zabezpieczyć się przed konsekwencjami nieumyślnych błędów popełnianych przez własnych, niedoświadczonych pracowników działu księgowego.

Podstawową potrzebą, z jaką przychodzą do nas klienci, jest zapewnienie ciągłości obsługi kadrowo-płacowej – mówi Agnieszka Haponik, dyrektor rozwoju biznesu i marketingu w LeasingTeam Group. Klienci nie chcą martwić się rotacją pracowników, urlopami, L4 czy błędami w systemie kadrowo-płacowym, które muszą naprawiać. Chcą skupić się na swoim biznesie, z którego mają realne zyski. Dodatkowy aspekt to oczywiście finanse – obecnie utrzymywanie działu kadrowo-płacowego jest dużo droższe niż jeszcze kilka lat temu. Pensje rosną w szybkim tempie, na rynku brakuje specjalistów.
Ze względu na szybko zmieniające się prawo, niezbędne jest permanentne podnoszenie kwalifikacji pracowników, czyli inwestycja w szkolenia i kursy. Do tego dochodzą koszty oprogramowania kadrowo-płacowego. W efekcie wielu przedsiębiorców dochodzi do wniosku, że outsourcing payrollu to optymalne rozwiązanie.

>>> Zapytaj o usługę Payroll Outsourcingu dla swojej firmy

Najlepsza firma do współpracy

Czym kierować się, chcąc wybrać najlepszą ofertę na rynku? Doświadczenie – oto słowo klucz – wyjaśnia Agnieszka Haponik. Warto zrobić staranny research i uważnie przyjrzeć się ekspertom, by na tej podstawie móc wybrać firmę, która faktycznie specjalizuje się w kompleksowej obsłudze kadrowo-płacowej i może pochwalić się solidnym doświadczeniem. Dużo o potencjalnym usługodawcy może powiedzieć też system, na jakim pracuje – profesjonalne firmy korzystają z zaawansowanych, bezpiecznych rozwiązań, w naszym przypadku jest to Teta. Małe podmioty najczęściej nie stać na takie programy, więc posiłkują się rozwiązaniami chmurowymi. Istotne są także opinie i rekomendacje poprzednich klientów, które stanowią potwierdzenie wysokiej jakości współpracy. Warto postawić na firmę, która ma już swoją historię na rynku i od lat cieszy się zaufaniem przedsiębiorców.

Wybierając dostawcę payrollu, można też sprawdzić, czy firma posiada i udostępnia klientom platformę do obsługi i automatyzacji procesów HR. Nowoczesne firmy bazują na takich narzędziach, gdyż wpływa to na optymalizację czasu pracy i wzrost poziomu zadowolenia klienta oraz jego pracowników.  – Wszyscy nasi klienci w ramach współpracy payrollowej otrzymują dostęp do naszej autorskiej platformy TalentPoint – dodaje Agnieszka Haponik z LeasingTeam Group. Usprawnia ona przepływ pracy, automatycznie łącząc działy HR, pracowników, rozliczenia i umowy w jednym miejscu. Klient zyskuje np. elektroniczną ewidencję czasu pracy, raporty analityczne, możliwość generowania i podpisywania umów online, z kolei pracownicy mają stały dostęp do swoich danych kadrowych, zgłaszają urlopy za pomocą platformy, czy pobierają potrzebne dokumenty związane z zatrudnieniem. Mogą np. w każdej chwili pobrać samodzielnie odcinek płacowy RMUA, zgłaszać przez system zapotrzebowanie na urlop, czy analizować elektroniczną ewidencję czasu pracy. Współpraca z doświadczoną firmą zewnętrzną pozwala też jeszcze lepiej chronić dane pracowników przed kradzieżą i ich wykorzystaniem w nielegalny sposób.

Zmiany w prawie niezależnie od obszaru, którego dotyczą bywają wyzwaniem nawet dla prawników. Wiele planowanych zmian nie zostaje nawet zrealizowanych, pozostają w sferze pomysłów i założeń. W przypadku Ustawy o cudzoziemcach udało się wprowadzić ją w życie w styczniu 2022 roku. Co zmieniło się w prawie dotyczącym pracy cudzoziemców?

Jak dotychczas wyglądało zatrudnianie cudzoziemców?

Dotychczas zarówno cudzoziemcy chcący pracować w Polsce jak i pracodawcy chcący zatrudniać osoby z zagranicy zmagali się z biurokracją. Legalizacja pobytu i zatrudnienia wiązała się ze spełnieniem szeregu różnych procedur i wypełniania niezliczonej ilości dokumentacji. Dla osoby nieobeznanej z przepisami mogło być to wyzwaniem. Wtedy doskonale sprawdzało się na przykład korzystanie z biura pośrednictwa pracy. Niektórzy decydowali się też na samodzielne poszukiwania odpowiedzi w sieci. Niestety nie wszystkie znajdowane informacje są wiarygodnym źródłem, dlatego w kwestiach prawnych lepiej ufać specjalistom. Chociaż nie trzeba znać na pamięć wszystkich przepisów, warto obserwować na bieżąco zmiany w ustawach bezpośrednio nas dotyczących.

Jakie zmiany wprowadzono w Ustawie o cudzoziemcach?

Wśród zmian wprowadzonych w Ustawie o cudzoziemcach warto zwrócić uwagę na kilka najważniejszych punktów. 

Zmian w Ustawie o cudzoziemcach jest więcej, dlatego oprócz głównych założeń warto zapoznać się ze wszystkimi, aby uniknąć trudności. W razie problemów można skorzystać z biura pośrednictwa pracy, które specjalizuje się zarówno w pomocy cudzoziemcom jak i pracodawcom.

Jak ułatwić zatrudnianie cudzoziemców?

Warto pamiętać, że obecna nowelizacja Ustawy zawiera zapis o zwiększeniu kadry służb konsularnych. Niestety w dalszym ciągu liczba pracowników w urzędach wojewódzkich jest często niewystarczająca w stosunku do stale rosnącej ilości obowiązków. Co więcej już sam proces składania wniosków bywa trudny, ze względu na konieczność osobistego stawiennictwa w urzędzie. Dlatego cudzoziemcy poszukujący pracy czy też pracodawcy chcący zatrudniać cudzoziemców mogą ułatwić sobie proces rekrutacji. We wszelkich formalnościach pomóc może na przykład Agencja Pracy Katowice, która nie tylko złoży niezbędne dokumenty, ale też wyjaśni zawiłe procedury. Zespoły rekruterów biura pośrednictwa pracy mają też możliwość prowadzenia rozmów rekrutacyjnych w różnych językach i dopasowują kwalifikacje kandydatów do ofert pracodawców. Możliwość uzyskania wszystkich potrzebnych informacji oraz wsparcia w jednym miejscu zdecydowanie ułatwia zarówno zatrudnianie cudzoziemców jak i poszukiwanie przez nich pracy.

Koszty pracy w Polsce są niezwykle wysokie i stale rosną. Umowa o pracę, czyli najpopularniejsza forma zatrudnienia, zdecydowanie preferowana przez samych pracowników daje im pewne przywileje, ale stanowi duże obciążenie dla pracodawcy. Od kilku lat również umowa zlecenie jest w pełni oskładkowana.

Dlatego pracodawcy szukający oszczędności jako alternatywę starają się wybierać umowę o dzieło oraz współpracę B2B. Jak prezentują się koszty zatrudnienia w tych dwóch formach? A może na niektórych stanowiskach istnieją jeszcze bardziej opłacalne rozwiązania, na przykład praca tymczasowa bądź rekrutacja pracowników z zagranicy?

Koszty zatrudnienia – umowa o dzieło

Dlaczego umowa o dzieło jest tak korzystną alternatywą dla umowy o pracę? Niestety ta druga forma zatrudnienia jest obwarowana bardzo wysokimi składkami społecznymi odprowadzanymi do ZUS w każdym miesiącu. Ich wysokość w odniesieniu do wynagrodzenia brutto to:

W 2021 roku minimalne wynagrodzenie to 2800 zł brutto. Sumując wartość wspomnianych składek, pracodawca musi co miesiąc z tytułu zatrudnienia pracownika zasilić budżet państwa kwotą około 574 zł. Warto pamiętać, że pensja minimalna to rzadkość, a niejeden dobrze wykwalifikowany pracownik zarabia nawet kilkakrotnie więcej. Proporcjonalnie do wyższej pensji rośnie również wysokość składek. W większości przypadków identyczne obciążenia towarzyszą wynikającej z kodeksu cywilnego umowie zlecenie.

Właśnie dlatego część pracodawców dąży do zatrudniania swoich pracowników na umowę o dzieło. Jest ona pozbawiona składek społecznych, dlatego w tym przypadku jedynym kosztem ponoszonym przez pracodawcę jest wynagrodzenie pracownika brutto. Jednak umowa o dzieło nie jest preferowana przez zatrudnionych. W końcu nie daje im ona żadnych przywilejów. W dodatku umowa o dzieło dotyczy zgodnie ze swoją nazwą wykonania konkretnego dzieła, dlatego pracodawca przynajmniej w teorii nie ma kontroli nad czasem pracy i jakością usług świadczonych przez pracownika – liczy się tylko efekt. Umowa o dzieło zdecydowanie nie pasuje do większości stanowisk, zwłaszcza dotyczących stabilnego, a nawet czasowego zatrudnienia.

Koszty zatrudnienia – umowa B2B

Alternatywnym sposobem ograniczenia kosztów pracy jest współpraca B2B. Na taką formę zatrudnienia dość często decydują się specjaliści. Pracownik zakłada wówczas własną działalność gospodarczą, a pod koniec miesiąca wystawia przedsiębiorstwu fakturę za świadczone usługi. W tym przypadku faktura VAT wystawiana przez pracownika jest jedynym kosztem ponoszonym przez pracodawcę i można ją porównać do wynagrodzenia w ramach umowy o dzieło.

Na taką formę współpracy dość chętnie decydują się specjaliści o relatywnie wysokich zarobkach, którzy z otrzymanej zapłaty opłacają podatek dochodowy, podatek VAT, a także składki, najczęściej w minimalnej wysokości. B2B to opłacalna alternatywa dla osób o wyższych zarobkach, ponieważ dopuszcza rozliczanie się z urzędem skarbowym na zasadzie podatku liniowego wynoszącego aktualnie 19%. Z punktu widzenia pracodawcy współpraca B2B jest korzystnym rozwiązaniem, ale z pewnością nie zgodzą się na nią pracownicy o relatywnie niskich wynagrodzeniach, zajmujący niższe stanowiska.

Korzystne alternatywy – praca tymczasowa i rekrutacja pracowników z zagranicy

Polski rynek pracy zmienił się w ostatnich latach. Problemem pracodawców są nie tylko wysokie koszty pracy, ale także niska podaż potencjalnych zatrudnionych. Dlatego obecnie ciekawą i coraz bardziej popularną alternatywą na zapełnienie etatów bywa praca tymczasowa. To bardzo dobry pomysł w przypadku stanowisk, na których z natury występują duże rotacje. Przedsiębiorstwa chętnie korzystają z pomocy agencji pracy tymczasowej, z którą rozliczają się w ramach faktury, unikając niepotrzebnych kosztów. Pracownicy tymczasowi są tak naprawdę zatrudnieni przez agencję. Przedsiębiorstwo zyskuje natychmiastowy dostęp do kandydatów o niezbędnych kwalifikacjach, nie musi utrzymywać rozbudowanego działu HR i tracić czasu na rekrutację. Koszty zatrudnienia wliczają się do kosztów uzyskania przychodu.

Rekrutacja pracowników z zagranicy staje się coraz ciekawszym elementem oferty agencji pracy tymczasowych. Dlaczego warto rozważyć takie rozwiązanie? Pracownicy z zagranicy nastawiają się przede wszystkim na zarobek, są więc doskonale zmotywowani, przy czym polskie wynagrodzenia są dla nich atrakcyjne. W ten sposób w krótkim czasie można zapełnić wiele etatów, unikając złożonych i żmudnych formalności wiążących się z zagranicznymi rekrutacjami.

W dobie skomplikowanej sytuacji panującej na rynku pracy, jak również rosnących składek społecznych naprawdę warto poszukać alternatywnych rozwiązań, które ograniczają formalności i koszty ponoszone przez przedsiębiorcę, podobnie jak ryzyko wiążące się z nieudanymi rekrutacjami i wysoką rotacją na niektórych stanowiskach.

Obsługa kadrowo-płacowa dotyczy wszelkich działań związanych z kadrami oraz płacami w danej firmie. Może być prowadzona zarówno przez dział wewnętrzny, jak i zewnętrzny, a zakres czynności zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Co jest korzystniejsze? Czy korzystanie z usług zewnętrznej firmy jest dobrym rozwiązaniem?

Czym jest obsługa kadrowo-płacowa?

To działania, które wykonywane są przez działy kadr i płac, księgowych lub zewnętrzne biura rachunkowe, ale też agencje pracy tymczasowej. Zakres jaki obejmuje obsługa kadrowo-płacowa jest bardzo duży i może dotyczyć praktycznie wszystkich aspektów pracy biurowo-księgowej w danej firmie. Do działów kadr i płac należy przede wszystkim zarządzanie potencjałem ludzkim firmy, a zatem dotyczy to wszystkich działań związanych z zatrudnianiem pracowników oraz wypłacaniem im wynagrodzeń.

Obsługa kadrowa i płacowa – czym się różnią?

Chociaż obsługa kadrowo-płacowa to zazwyczaj powiązane ze sobą działania, warto odróżniać działania kadr od działań płac. Jakie są różnice? W składzie działań kadrowych znaleźć można:

Z kolei dział płac w swoich czynnościach uwzględnia:

Obsługa kadrowo-płacowa jest często działaniem połączonym, dlatego zatrudnia się odpowiednich specjalistów, którzy w swoim zakresie obowiązków mogą mieć działania zarówno kadrowe, jak i płacowe.

Kadry i płace wewnątrz firmy czy outsourcing?

Każda firma, która chce, aby obsługa kadrowo-płacowa była wewnątrz firmy musi liczyć się z koniecznością zatrudnienia pracownika na etat, a co za tym idzie z wkładem finansowym.

Koszty te muszą uwzględniać nie tylko wynagrodzenie, ale też stworzenie i wyposażenie stanowiska pracy, np. w sprzęt komputerowy czy specjalistyczne oprogramowanie. Konieczne jest też comiesięczne wypłacanie pensji, ale też kierowanie pracownika na szkolenia i kursy, aby był na bieżąco z przepisami oraz potrafił zarządzać zasobami ludzkimi. W przypadku małych czy średnich przedsiębiorstw może wystarczyć jeden specjalista, który zajmie się obsługą całego działu. Co jednak w sytuacji, gdy pójdzie na urlop lub zwolnienie? Wtedy z pomocą przyjść może outsourcing kadr i płac. Jakie są jego zalety?

Kiedy jeszcze warto skorzystać z outsourcingu? Przede wszystkim, kiedy pojawia się konieczność zatrudnienia dużej ilości pracowników. Praca tymczasowa wiąże się często z szukaniem kandydatów do prac na czas określony, a tym samym ze zwiększeniem nakładu pracy działu kadr i płac. W przypadku pracowników, którzy pojawią się w firmie tymczasowo, zatrudnianie dodatkowego pracownika do obsługi kadrowo-płacowej może nie być opłacalne. Z kolei zatrudniony już specjalista ds. kadr i płac może mieć nadmiar obowiązków związany z zarządzaniem dokumentacją nowych pracowników. Istotne jest, że oprócz dokumentacji obsługa kadrowo-płacowa to również procesy rekrutacyjne, które mogą być czasochłonne i wiązać się z dodatkowym nakładem pracy.

Agencje pracy tymczasowej oferują pełen zakres usług kadrowo-płacowych i odciążają przedsiębiorców w procesach rekrutacyjnych oraz wszelkich formalnościach związanych
z zatrudnianiem pracowników. Skorzystaj z profesjonalnej obsługi kadrowo-płącowej.

Grupa LeasingTeam startuje z cyfrowym systemem obsługi HR – platformą TalentPoint. Jest to autorskie rozwiązanie w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, które zbudowane zostało w oparciu o kilkunastoletnie doświadczenie Grupy na rynku HR. Jednocześnie TalentPoint stanowi kolejny krok LeasingTeam Group w kierunku sukcesywnie realizowanej transformacji cyfrowej.

Po dokładnej analizie biznesowej, wykorzystującej metodologię customer development zdiagnozowane zostały problemy, które najczęściej towarzyszą pracownikom i klientom i są najbardziej czasochłonne do rozwiązania. Dzięki tym badaniom udało się stworzyć narzędzie przede wszystkim funkcjonalne i wychodzące naprzeciw tym potrzebom.

– Platformę TalentPoint budowaliśmy w oparciu o wszechstronną analizę potrzeb biznesowych, dogłębną dekonstrukcję istniejących procesów oraz wywiady z użytkownikami. Jej rozwojowi cały czas przyświeca chęć znalezienia rozwiązań realnych, dobrze rozpoznanych problemów. Na całym świecie rozwój oprogramowania HR jest bardzo dynamiczny i wierzymy, że stajemy do walki o klienta bez kompleksów, a nasze oprogramowanie może odegrać istotną rolę na wymagającym polskim rynku. Dużo uwagi poświęciliśmy na przykład kwestii user experience – tak, by platforma była jak najbardziej intuicyjna i prowadziła użytkowników „za rękę” przez jej poszczególne etapy działań i skomplikowane procesy. Chcemy konkurować również jakością i szybkością obsługi technicznej platformy oraz całościowym podejściem do digitalizacji procesów HR – mówi Marek Deręgowski, Business Development Director z IT LeasingTeam, spółki odpowiedzialnej za realizację TalentPoint.

Podstawowe funkcjonalności TalentPoint

TalentPoint to narzędzie o szerokiej użyteczności – poprzez swoją architekturę oraz stworzone API może współpracować z wieloma systemami ERP oraz kadrowo-płacowymi, obejmuje wszystkie grupy pracowników, dzięki czemu korzystanie z tej platformy jest niezwykle proste i przynosi wiele korzyści dla firmy. Dzięki TalentPoint każdy pracownik zaoszczędzi czas na formalnościach, np. podpisze umowę online a także samodzielnie rozliczy godziny pracy. Dodatkowo będzie mógł polecić znajomych do pracy i otrzymać za to adekwatne, z góry określone, wynagrodzenie. Platforma usprawnia także proces przekazywania wynagrodzeń, daje wgląd w podstawowe bieżące informacje (liczbę dni urlopowych, paski wynagrodzeń, podległości służbowe). Do końca roku twórcy chcą wdrożyć m.in. moduły związane z delegacjami, zaświadczeniami dla pracowników oraz dodatkowymi raportami analitycznymi. Planują także kolejne integracje z systemami klientów Grupy, co pozwoli na automatyzację wymiany danych.

Strategia transformacji cyfrowej

TalentPoint to kolejny krok Grupy LeasingTeam w kierunku transformacji cyfrowej. Pierwszym było wdrożenie zintegrowanej platformy administracyjnej, co pozwoliło na usprawnienie obiegu dokumentów oraz komunikacji między pracownikami.

– Zanim zdecydowaliśmy się na autorską platformę, analizowaliśmy dostępne narzędzia – każde z nich wymagałoby czaso- i pracochłonnego przekształcenia pod nasze potrzeby, a jednocześnie uniemożliwiałoby szybkie reagowanie na nowe wymagania klientów i pracowników. Wraz z rozwojem Grupy LeasingTeam pojawiła się oczywista konieczność ewolucji rozwiązań w obszarze IT. W ramach strategii transformacji cyfrowej planujemy digitalizację kolejnych procesów biznesowych i tworzenie nowych narzędzi. Oprogramowanie w firmach z każdego obszaru gospodarki odgrywa kluczową rolę, dlatego podjęliśmy decyzję o zbudowaniu własnego zespołu deweloperskiego, co pozwoli nam w dłuższej perspektywie zrealizować zakładane cele i powiększyć przewagę konkurencyjną – mówi Andżelika Majewska, wiceprezes LeasingTeam.

Co ciekawe, motorem działań LeasingTeam Group była pandemia, która nadała tempa działaniom wdrożeniowym, bo pokazała, jak ważne są nowoczesne rozwiązania online w branży HR, szczególnie jeśli mogą elastycznie odpowiadać na potrzeby konkretnych organizacji, jak to się dzieje w przypadku TalentPoint.

TalentPoint stworzony został na bazie wieloletniej praktyki LeasingTeam Group w obszarze HR, zarówno pod kątem systemów informatycznych, jak i praktycznej obsługi projektów HR. Szeroki charakter tych doświadczeń umożliwił opracowanie narzędzia dla szerokiego grona odbiorców. Rozwijana i udoskonalana od dłuższego czasu platforma pozwoli na bardziej efektywną pracę poprzez automatyzację wielu procesów i ułatwi przez to osiąganie zamierzonych celów każdej firmy. System jest i będzie cały czas rozwijany, ale TalentPoint jest już gotowy do użytku. – Po wstępnych prezentacjach systemu, mamy bardzo pozytywny feedback oraz pierwszych kilku zainteresowanych klientów kompleksową digitalizacją procesów HR – mówi Marek Deręgowski, Bisuness Development Director w IT LeasingTeam.

Czym jest zaświadczenie o zatrudnieniu i kogo obowiązuje?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest dokumentem wystawianym przez pracodawcę na wniosek pracownika. Służy on potwierdzeniu źródła oraz wysokości dochodu, co jest niezbędne lub przydatne w wielu sytuacjach. W Kodeksie pracy nie ma konkretnych zapisów wskazujących na sposób ubiegania się o zaświadczenie o zatrudnieniu. Zgodnie z jego przepisami wydanie dokumentu przez pracodawcę nie jest też obowiązkowe. Wynika jedynie z jego dobrej woli, z wyjątkiem jednej sytuacji – gdy zaświadczenie o zarobkach jest niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń ZUS (emerytury, renty) i ich wysokości. Wówczas, zgodnie z Ustawą o emeryturach i rentach Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, pracodawca jest zobowiązany do wystawienia dokumentu.

Warto jednak wiedzieć, że odmowę wydania zaświadczenia w innych sytuacjach można uznać jako działanie na szkodę pracownika, a tym samym złamanie obowiązku dbania o dobro pracownika.

Kto wystawia zaświadczenie o dochodach i zatrudnieniu?

O wystawienie zaświadczenia o dochodach lub zatrudnieniu pracownik prosi pracodawcę. W praktyce zwykle jest to jednak jego przedstawiciel – kierownik czy, np. księgowy. Mogą to być osoby upoważnione do wystawiania tego typu dokumentów. Pracownik powinien się jednak upewnić, że instytucja, która prosi o przedstawienie dowodu zatrudnienia, przyjmie taki dokument. Czasami zdarza się bowiem, że wymagany jest również podpis samego pracodawcy.

Zaświadczenie o zatrudnieniu – umowa zlecenie i inne formy zatrudnienia

A jak wygląda kwestia zaświadczenia o zatrudnieniu w przypadku umowy zlecenia lub umowy o dzieło? W tym przypadku zleceniodawca również może wystawić taki dokument. Nie jest jednak do tego zobowiązany na podstawie żadnych przepisów. Zazwyczaj jednak nie ma problemu z uzyskaniem zaświadczenia. W przypadku zatrudnienia na zasadach pracy tymczasowej, po zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, należy się zwrócić bezpośrednio do agencji, z którą ma się podpisaną umowę. Agencja ma również obowiązek wystawienia świadectwa pracy (potwierdzenia zatrudnienia w określonym okresie) po zakończeniu obowiązywania umowy (w terminie do 7 dni).

Kiedy jest potrzebne zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Zaświadczenie o dochodach lub zatrudnieniu może być potrzebne pracownikowi w różnych sytuacjach. Najczęściej zatrudnieni proszą o wydanie dokumentu w celu przedstawienia go instytucji finansowej (bankowi) podczas ubiegania się o kredyt. Jest on potrzebny zarówno przy kredytach hipotecznych, jak i innego rodzaju pożyczkach oraz zawieraniu umów leasingowych czy ratalnych. Zaświadczenia o zarobkach często wymagają też instytucje pozabankowe udzielające pożyczek. Służą one przede wszystkim do obliczenia zdolności kredytowej. Czasami można je zastąpić wyciągiem z konta bankowego lub oświadczeniem, ale zazwyczaj jest to możliwe jedynie przy pożyczaniu mniejszych kwot i krótszych okresach kredytowania. Zaświadczenie o zatrudnieniu od pracodawcy daje bowiem instytucji większą pewność, że raty kredytu, zakupu lub leasingu, będą spłacane na czas.

O zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach często proszą też pracownicy będący rodzicami. Mogą być one bowiem wymagane w przedszkolu lub innego rodzaju placówce opiekuńczo-wychowawczej. W niektórych miejscach istnieje potrzeba wykazania dochodu przypadającego na członka rodziny tudzież potwierdzenia, że rodzice pracują, przez co nie mogą samodzielnie opiekować się dzieckiem w ciągu dnia.

Ponadto zdarza się, że zaświadczenie o dochodach lub zatrudnieniu jest wymagane:

Jest to więc dość istotny dla pracowników rodzaj dokumentu.

Co powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?

Sporządzenie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach nie powinno sprawić nikomu problemu. Wzór takiego dokumentu można znaleźć w internecie. Zdarza się również, że instytucja wymagająca złożenia zaświadczenia dysponuje własnym formularzem, który należy tylko uzupełnić o dane firmy i pracownika, podpisać i opatrzyć pieczątką firmową. Na pewno w treści dokumentu muszą się znaleźć:

Należy pamiętać o zawarciu pieczątki i podpisu pracodawcy – bez tego dokument będzie nieważny.

Jakie informacje powinny znaleźć się w umowie o pracę, abyś mógł czuć się bezpiecznie?

Reguluje je 29. artykuł kodeksu pracy, ale ich brak nie przesądza o ważności takiej umowy. Warto wiedzieć!

Podpisując umowę warto zwrócić uwagę czy zawiera ona poniższe informacje:

1. Strony umowy czyli pomiędzy kim jest zawierana umowa,

2. Rodzaj pracy – stanowisko lub zakres czynności, jakie będzie świadczył pracownik,

2. Rodzaj umowy o pracę – informacja czy jest to okres próbny, czas określony, nieokreślony lub też na zastępstwo,

3. Datę zawarcia umowy (może być inna niż data rozpoczęcia umowy)

4. Miejsce wykonywania pracy

5. Termin rozpoczęcia i zakończenia pracy

6. Wymiar czasu pracy – informacja o tym czy jest to praca na pełny etat czy też inny wymiar godzinowy.

7. Wynagrodzenie za pracę – wraz z uwzględnieniem dodatkowych składników wynagrodzenia np. premie.

8. Podpisy – kluczowy element poświadczający o ważności dokumentu.

Każda umowa może zawierać dodatkowe postanowienia np. zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, dłuższy okres wypowiedzenia, prawo do telefonu komórkowego, laptopa czy samochodu służbowego i zasady korzystania z nich, ale to jest zależne od woli stron.