Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest niezbędną czynnością zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika, ale należy też do podstawowych obowiązków pracodawcy. Rejestr należy prowadzić dla każdego pracownika osobno. Szczegółowe informacje zawarte w rejestrze czasu pracy pracownika służą do kontroli przestrzegania przepisów o dobie pracowniczej, prawidłowego naliczenia wynagrodzenia i innych świadczeń z tytułu stosunku pracy.

Starannie prowadzona ewidencja czasu pracy pozwala sądzić, że pracodawca dba o swoich pracowników, a do całego procesu z dużym profesjonalizmem. Jakie są obowiązki prowadzenia ewidencji czasu pracy? Kto powinien zajmować się prowadzeniem ewidencji czasu pracy? Na te oraz wiele innych pytań odpowiemy w naszym artykule.

Obowiązkowe informacje w ewidencji czasu pracy

Podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób, które zostały zatrudnione przez niego na umowę o pracę. Celem takiej ewidencji jest prawidłowe ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń wynikających z pracy.

Zgodnie z aktualnymi przepisami ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje dotyczące:

Należy przy tym pamiętać, że za godziny nadliczbowe, a także przepracowane w godzinach nocnych,w niedzielę lub święta, obowiązują inne stawki wynagrodzenia.

Wprowadzenie zmiany o ewidencji liczby przepracowanych godzin ma służyć kontroli przestrzegania przepisów o tzw. dobie pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi podawać również liczbę godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ze wskazaniem na to, gdzie praca się odbywała. Wszystko to po to, aby móc ustalić, czy nie naruszono prawa do 11-godzinnego nieprzerwanego dobowego odpoczynku, który przysługuje dla pracownika.

Skoro już mówimy o liczbie przepracowanych godzin, przepisy wymagają od ewidencji czasu pracy, aby ta zawierała także rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz pozostałych usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Mówimy tu też oczywiście o nieusprawiedliwionych nieobecnościach.

W sytuacji, gdy pracownik otrzyma dzień wolny, pracodawca musi wskazać, jaki jest tego powód (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w niedzielę lub święta).

W ewidencji czasu pracy nie zamieszcza się informacji związanych z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy.

Outsourcing procesów to praktyka polegająca na delegowaniu określonych procesów biznesowych lub usług do zewnętrznej firmy lub dostawcy. Sprawdź, co może ci dać oddelegowanie prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika na inne podmioty.

Przechowywanie ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Należy pamiętać o tym, aby przechowywać ją w taki sposób, aby nie uległa uszkodzeniu. Ewidencje czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a także przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Okres przechowywania ewidencji czasu pracy pracownika

To, jak długo można przechowywać ewidencję czasu prasy reguluje art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.

„Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”.

Sposób ewidencjonowania czasu pracy uległ zmianie, a jeszcze przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosił aż 50 lat! Do zmian doszło wraz z wprowadzeniem art. 7. Ustawy z 10 stycznia 2018 r. Wówczas doszło do zmiany niektórych ustaw oraz skrócono okres przechowywania akt pracowniczych.

Formy prowadzenia ewidencji czasu pracy

W głównej mierze to, w jaki sposób będzie prowadzona ewidencja czasu pracy, zależy od pracodawcy. Ustawodawca pozwala wybrać mu z dwóch dostępnym form, papierową lub elektroniczną.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wersję papierową, będzie musiał ją zabezpieczyć przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, ale też tym, aby nie trafiła w niepowołane ręce. Karta ewidencji czasu pracy wraz ze szczegółowymi informacjami powinna znajdować się w specjalnym pomieszczeniu, w którym nie będzie zagrożona wpływem warunków atmosferycznych, czyli wilgotnością i temperaturą.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona zgodnie z tym, co określono w rozdziale 3 rozporządzenia. W rozdziale 4 ustalono również szczegółowe zasady postępowania w sytuacji, gdy pracodawca będzie zmuszony przenieść dokumenty pracownicze pomiędzy systemami elektronicznymi.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Czym się różni lista obecności od ewidencji czasu pracy? Lista obecności to wyłącznie dokument, który potwierdza czas rozpoczęcia i zakończenia pracy. Przepisy prawne nie nakładają obowiązku jej prowadzenia, a to sam pracodawca decyduje o tym, czy taka forma kontrolowania jest mu potrzebna. Trzeba pamiętać, że są to dwa różne dokumenty i nie można stosować ich zamiennie.

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i zawiera o wiele więcej informacji niż sama lista obecności, która mówi o godzinie rozpoczęcia pracy, o czasie jej zakończenia, czy wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności pracownika.

Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy:

,,Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”.

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencja czasu pracy może otrzymać karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Lista obecności może stanowić jedynie uzupełnienie ewidencji czasu pracy.

Lista obecności ma służyć jedynie do potwierdzania, czy pracownik dotarł do zakładu pracy. W ewidencji czasu pracy umieszczone są inne szczegółowe informacje, jak umowne godziny pracy, godziny nadliczbowe, pracy w niedziele i święta, zwolnienia lekarskich oraz dane o tym, czy pracownik skorzystał z urlopu wypoczynkowego.

Jakie dokumenty należy uwzględnić w ewidencji czasu pracy?

Przepisy regulujące prowadzenie ewidencji czasu pracy znajdują się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy. Według wyżej wspomnianej ustawy pracodawca powinien przechowywać:

Oczywiście tych dokumentów jest o wiele więcej, ale nie sposób wymienić je wszystkie. Przepisy wprowadzone przez ustawodawcę jasno mówią, co musi zawierać ewidencja czasu pracy oraz do jakiej dokumentacji pracowniczej powinien mieć wgląd pracodawca. Po więcej szczegółowych informacji zapraszamy do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jacy pracownicy nie są objęci ewidencją czasu pracy?

Ewidencję czasu pracy pracownika nie trzeba prowadzić w przypadku pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Wyjątkiem od reguły są też pracownicy zatrudnieni w zadaniowym systemie pracy. Należą oni do pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych bądź porze nocnej. W ich wypadku ewidencja czasu pracy pracownika nie jest potrzebna.

W ich przypadku stosowana jest uproszczona ewidencja czasu pracy. Polega ona na braku obowiązku dokumentowania godzin pracy. Prowadzenie ograniczonej ewidencji nie zwalnia jednak pracodawcy z pozostałych wymogów, do których należą:

Nieprawidłowości i ich konsekwencje

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest traktowane jako naruszenie praw pracownika, podobnie jak łamanie przepisów dotyczących czasu pracy. Takie działania są wykroczeniem podlegającym karze grzywny w wysokości nawet do 30 tys. zł. W przypadku podejrzenia sfałszowania rejestru inspektor PIP może wystąpić do sądu z wnioskiem o podejrzenie popełnienia przestępstwa. Wówczas konsekwencje mogą być znacznie surowsze. Uczciwi pracodawcy nie powinni się jednak bać kontroli. Jeśli nawet w ewidencji występują drobne braki spowodowane czysto technicznymi problemami, inspektor zapewne sporządzi tylko notatkę – bez konsekwencji karnych.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (payroll) – korzystanie z usług zewnętrznej firmy może Cię ustrzec przed nieprawidłowościami w dokumentacji oraz konsekwencjami natury prawnej.

Podsumowanie – ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest najważniejszym elementem dokumentacji ewidencjonowania czasu pracy w przedsiębiorstwie. Jej brak może skutkować problemami w rozliczeniu czasy pracy, a także wypłaceniem należnego wynagrodzenia. Pracodawca ma obowiązek prowadzić taką ewidencję oraz pilnować tego, wykazywała ona przepracowane godziny, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Nowe technologie, pozwalające chociażby na wydajniejsze przetwarzanie danych, stały się głównym sojusznikiem biznesu w realizacji strategii zrównoważonego rozwoju. Transformacja cyfrowa zrewolucjonizowała również sposób zarządzania zasobami ludzkimi, a swój okres prosperity przeżywają obecnie platformy do digitalizacji i automatyzacji procesów HR. Jak nowe technologie wspierają zrównoważone zarządzanie zasobami ludzkimi?

Zrównoważony rozwój już dawno przestał być jedynie trendem, a stał się ważną i integralną częścią działalności biznesowej. Przyczyniły się do tego m.in. postępujące zmiany klimatyczne, większa świadomość zasad ładu korporacyjnego i znaczenia praw pracowniczych, ale też unijne przepisy, które nakładają na firmy obowiązek raportowania niefinansowego. Mowa o opublikowanej 16 grudnia 2022 roku w Dzienniku Urzędowym UE dyrektywie o sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (Corporate Sustainability Reporting Directive). Wymóg raportowania ESG (w pierwszej kolejności za 2024 rok) obejmie jednostki zainteresowania publicznego, które dotychczas posiadały obowiązek raportowania niefinansowego zgodnie z dyrektywą NFRD, jednak w perspektywie najbliższych lat dotyczyć ma kolejnych grup przedsiębiorstw. Nic więc dziwnego, że środowisko biznesowe już teraz weryfikuje swoje strategie zrównoważonego rozwoju i wdraża rozwiązania pozwalające na prowadzenie bardziej efektywnych i mierzalnych działań. Branża HR jest niezwykle ważną częścią tej układanki, a nowe technologie pozwalają skutecznie łączyć cele biznesowe z troską o ludzi i planetę.

– Wszystkie drogi w kierunku zrównoważonego zarządzania zasobami ludzki prowadzą przez technologię. Firmy powinny na nowo odkryć HR, ten nowoczesny, oparty na danych, algorytmach, sztucznej inteligencji – mówi Andżelika Majewska, wiceprezes LeasingTeam Group. – Cyfrowe rozwiązania przynoszą wymierne korzyści środowiskowe, ale też znacznie usprawniają formalności na linii pracodawca-pracownik. Pozwalają zoptymalizować procesy onboardingowe, kadrowo-płacowe i podnieść efektywność operacyjną. To kluczowe w czasach,  gdy praca ludzka staje się coraz bardziej kosztowna, ale i deficytowa – dodaje Andżelika Majewska.

Digitalizacja procesów HR

Systemy HRM już od lat usprawniają komunikację pomiędzy kadrami a pracownikami. Podstawą tego rodzaju oprogramowania jest centralna baza danych, zapewniająca firmie kompleksowy wgląd w sytuację kadrową. Korzystają z niego zarówno przedsiębiorstwa o średniej wielkości, jak i międzynarodowe korporacje. Większość HRMS oferuje moduły pozwalające na zarządzanie czasem pracy, wynagrodzeniami czy urlopami. Wraz z rozwojem technologii wdrażane są bardziej zaawansowane rozwiązania, ułatwiające nie tylko pracę działów HR, ale też usprawniające formalności po stronie pracowników i przynoszące wymierne korzyści środowiskowe. Niestety, jak zauważają eksperci LeasingTeam, w wielu firmach procesy HR nadal opierają się na papierze, a działy kadrowe przez lata były zaniedbywane w kontekście digitalizacji. To się jednak zaczyna zmieniać, bo w erze złożonych wyzwań środowiskowych i rosnącej świadomości ekologicznej, paperless staje się kluczowym elementem strategii ESG.

Zrównoważony rozwój w polskich firmach 

W Polsce prowadzone są liczne badania, których celem jest przyjrzenie się praktykom przedsiębiorstw w obszarze zrównoważonego rozwoju. Wyniki wskazują, że przedsiębiorcy zaczynają przekładać globalne idee ESG (Environment, Social, Governance) na konkretne działania operacyjne. To świadczy o rosnącej dojrzałości biznesu, który dostrzega potencjał długofalowych korzyści. Jedną z kluczowych motywacji jest też zmiana oczekiwań klientów, którzy coraz częściej przedkładają wartości środowiskowe i społeczne nad czysto ekonomiczne czynniki przy wyborze produktów czy usług. 

Rosnąca świadomość nie oznacza jednak, że proces jest pozbawiony wyzwań. Dla wielu firm wciąż stanowi on pewien ciężar finansowy, a także organizacyjny. Pomimo to przedsiębiorstwa coraz częściej szukają rozwiązań, które pozwolą im łączyć rozwój gospodarczy z troską o społeczeństwo i środowisko. Jednym z obszarów, w którym widoczne jest szczególnie duże zaangażowanie, jest zarządzanie zasobami ludzkimi. 

Nowe technologie w służbie zrównoważonego HR 

Przedsiębiorstwa, które chcą działać w sposób odpowiedzialny i efektywny, zaczynają dostrzegać kluczową rolę digitalizacji procesów kadrowych. Rozwiązania oparte na chmurze, automatyzacja obiegu dokumentów, a także narzędzia analityczne pomagają nie tylko w ograniczeniu zużycia papieru czy energii, ale również usprawniają funkcjonowanie całego działu HR. Wdrożenie nowoczesnych platform cyfrowych może przynieść wymierne korzyści – zarówno środowiskowe, jak i finansowe. 

Technologiczne wsparcie procesów HR przekłada się na większą transparentność i przejrzystość w obszarach związanych z zarządzaniem kompetencjami pracowników czy kontrolą rozwoju zawodowego. Umożliwia też precyzyjne monitorowanie wskaźników związanych z ESG, co ułatwia raportowanie postępów w realizowaniu celów zrównoważonego rozwoju. Dzięki temu organizacje mogą lepiej zarządzać swoim kapitałem ludzkim i aktywnie budować kulturę zaangażowania oraz współodpowiedzialności. 

Praktyki ESG w polskich firmach 

Chcąc przyjrzeć się szczegółowym praktykom polskich przedsiębiorstw w zakresie ESG i poznać konkretne przykłady wdrożeń, warto sięgnąć po kompleksowe opracowania. Jednym z nich jest raport LeasingTeam Group „Czy firmy w Polsce dbają o zrównoważony rozwój?”, który pokazuje, w jaki sposób firmy radzą sobie z wdrażaniem idei zrównoważonego rozwoju w praktyce. Zawiera on nie tylko wyniki badań, lecz także rekomendacje i wskazówki dla tych organizacji, które dopiero rozpoczynają swoją drogę w obszarze ESG. 

Na czym polega uzupełniający urlop macierzyński? 

W sytuacji, gdy noworodek wymaga hospitalizacji zaraz po porodzie, rodzice będą mogli skorzystać z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, o ile zostaną spełnione odpowiednie warunki dotyczące między innymi tygodnia ciąży, w którym dziecko się urodziło, jego wagi urodzeniowej czy długości pobytu w szpitalu. W zależności od konkretnych kryteriów czas ten może wynosić nawet do 15 tygodni lub – w innych przypadkach – do 8 tygodni. Co ważne, nowy urlop będzie można wykorzystać bezpośrednio po zakończeniu podstawowego urlopu macierzyńskiego, a pracodawca będzie miał obowiązek uwzględnić wniosek o jego udzielenie.

Warunki przyznania uzupełniającego urlopu macierzyńskiego 

Zgodnie z art. 180 § 2 Kodeksu pracy, uzupełniający urlop macierzyński przysługuje w wymiarze tygodnia dodatkowego urlopu za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu, jednak nie dłużej niż do określonej granicy:

Gdy rodzi się więcej niż jedno dziecko 

W przypadku narodzin wieloraczków (dwójka i więcej dzieci podczas jednego porodu) przy ustalaniu wymiaru uzupełniającego urlopu bierze się pod uwagę:

Zasady udzielania dodatkowego urlopu i dokumenty niezbędne do wniosku

Uzupełniający urlop macierzyński jest przyznawany wyłącznie jednorazowo, co w praktyce oznacza, że rodzic może skorzystać z niego tylko w jednym, ciągłym okresie. Aby otrzymać ten dodatkowy czas na opiekę nad dzieckiem, konieczne jest złożenie wniosku najpóźniej na 21 dni przed planowanym zakończeniem podstawowego urlopu macierzyńskiego. Warto mieć na uwadze, że jeżeli pracownik nie zdecyduje się na skorzystanie z tego urlopu bezpośrednio po podstawowym urlopie macierzyńskim, nie będzie miał możliwości wykorzystania go w późniejszym terminie.

Do wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego należy dołączyć:

Warto zaznaczyć, że z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego mogą skorzystać nie tylko rodzice biologiczni. Prawo do tego świadczenia przysługuje również pracownikom, którzy przyjęli dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza (z wyjątkiem zawodowej rodziny zastępczej) oraz osobom, które wystąpiły do sądu z wnioskiem o przysposobienie dziecka. Istotne jest jednak, by hospitalizacja miała miejsce już po formalnym przyjęciu dziecka na wychowanie.

Dodatkowo z nowego rozwiązania mogą skorzystać także osoby, które w dniu wejścia w życie ustawy są w trakcie korzystania z urlopu macierzyńskiego (lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego), nabyły to prawo przed 19 marca 2025 roku i spełniają wszystkie wymogi ustawowe, w tym dotyczące hospitalizacji dziecka. W takiej sytuacji możliwe będzie skorzystanie z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego już od dnia wejścia w życie przepisów, pod warunkiem że nastąpi to bezpośrednio po zakończeniu podstawowego urlopu macierzyńskiego.

Standardowy urlop macierzyński – przypomnienie 

Zgodnie z art. 180 § 1 Kodeksu pracy, podstawowy urlop macierzyński przysługuje w wymiarze:

Dopiero po wykorzystaniu ww. urlopów, rodzic może wnioskować o uzupełniający urlop macierzyński, jeżeli spełnia określone w przepisach warunki związane z hospitalizacją dziecka.

Ochrona przed wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy 

Pracownica lub pracownik-ojciec wychowujący dziecko podlegają szczególnej ochronie w okresie korzystania z urlopu macierzyńskiego oraz jego uzupełnienia. Oznacza to, że od dnia złożenia wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego do zakończenia tego urlopu pracodawca nie może:

Co ważne, jeśli pracownik złoży wniosek o uzupełniający urlop macierzyński wcześniej niż 21 dni przed zakończeniem podstawowego urlopu macierzyńskiego, ochrona zacznie obowiązywać 21 dni przed planowanym rozpoczęciem uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Zasiłek macierzyński i powrót do pracy 

Za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru.

Po zakończeniu uzupełniającego urlopu macierzyńskiego pracodawca zobowiązany jest do dopuszczenia pracownika do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeśli nie jest to możliwe – na stanowisku równorzędnym lub innym, nie mniej korzystnym.

Kogo jeszcze dotyczą zmiany? 

Ustawą nowelizującą Kodeks pracy wprowadzono szereg zmian dostosowawczych w innych aktach prawnych, m.in. w:

Podsumowanie 

Nowe przepisy dotyczące uzupełniającego urlopu macierzyńskiego zapewniają rodzicom wcześniaków i dzieci hospitalizowanych w pierwszych tygodniach życia dodatkowe wsparcie oraz ochronę prawną. Warunkiem skorzystania z tych uprawnień jest bezpośrednie przejście na uzupełniający urlop macierzyński po zakończeniu podstawowego urlopu oraz złożenie wniosku na co najmniej 21 dni przed jego planowanym zakończeniem.

Jeżeli potrzebują Państwo dodatkowych informacji na temat organizacji pracy, uprawnień pracowniczych czy procesów kadrowo-płacowych, zapraszamy do kontaktu z LeasingTeam Group – chętnie pomożemy dostosować Państwa organizację do nowych przepisów.

Podstawa prawna: 

Minimalne wynagrodzenie to istotny element wpływający na gospodarkę kraju, standard życia pracowników oraz koszty prowadzenia działalności przez pracodawców. W związku z nadchodzącym rokiem 2025 warto przyjrzeć się prognozowanym zmianom w tym zakresie. W tym artykule omówimy planowane podwyżki minimalnego wynagrodzenia, ich wpływ na wynagrodzenia netto, koszty zatrudnienia pracownika oraz znaczenie tych zmian dla pracowników i pracodawców. 

Minimalne wynagrodzenie w 2025 roku 

Rozporządzenie Rady Ministrów z 12 września 2024 w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2025 roku zostało opublikowane 13 września w Dzienniku Ustaw. Na jego podstawie, od 1 stycznia 2025 roku w Polsce obowiązywać będzie nowe minimalne wynagrodzenie za pracę (tzw. „najniższa krajowa”), ustalone na poziomie 4666 zł brutto miesięcznie. Jest to wzrost o 366 zł w porównaniu do stawki obowiązującej od lipca 2024 roku, która wynosiła 4300 zł brutto. 

Minimalna stawka godzinowa w 2025 roku 

Wraz z podniesieniem minimalnego wynagrodzenia miesięcznego, od 1 stycznia 2025 roku wzrośnie również minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia. Nowa stawka wyniesie 30,50 zł brutto za godzinę (Dz.U. 2024 poz. 1362), co stanowi wzrost o 2,40 zł w porównaniu do stawki obowiązującej od lipca 2024 roku, która wynosiła 28,10 zł brutto.

 

Płaca minimalna netto w 2025 – ile na rękę otrzyma pracownik  

Ile wyniosą zarobki netto pracowników, którzy w 2025 roku otrzymają wynagrodzenie w kwocie 4666 zł brutto? W przypadku pracy na pełny etat – bez uwzględniania PPK, dla pracownika po ukończeniu 26 roku życia, zakładając złożenie przez pracownika PIT-2 i osiąganiu przychodów z jednego stosunku pracy w miejscu swojego zamieszkania – od wynagrodzenia odejmujemy: 

Po tych potrąceniach, pracownik „na rękę” otrzyma 3 510,92 zł netto. 

Proces ustalania płacy minimalnej 

Wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej ustalana jest przez Radę Ministrów w drodze rozporządzenia. Propozycje są konsultowane z Radą Dialogu Społecznego, jednak ostateczna decyzja należy do rządu. W przypadku prognozowanego wskaźnika inflacji poniżej 5%, zmiana płacy minimalnej następuje raz w roku, od 1 stycznia. Przy przewidywanym wskaźniku wzrostu cen na poziomie co najmniej 5% ustalane są dwa terminy podniesienia płacy minimalnej – od 1 stycznia i od 1 lipca. 

Wiemy już, że w 2025 podwyżka płacy minimalnej nastąpi wyłącznie raz i będzie obowiązywać przez cały rok. 

Wpływ na rynek pracy i koszty pracodawcy 

Dla pracowników podwyżka płacy minimalnej oznacza wyższe dochody, co może poprawić ich standard życia i zwiększyć siłę nabywczą. Jest to szczególnie istotne w obliczu rosnących kosztów życia i inflacji. 

Pracodawcy muszą przygotować się na zwiększone koszty zatrudnienia i uwzględnić te zmiany w planowaniu budżetu na 2025 rok. Zatrudnienie pracownika w kwocie minimalnego wynagrodzenia na pełen etat będzie kosztować pracodawcę ok. 5 621,60 zł. Koszt całkowity godziny wykonywania umowy cywilnoprawnej przez zleceniobiorcę będzie kosztować zleceniodawcę 36,75 zł.  

Wzrost minimalnego wynagrodzenia może więc wpłynąć na marże przedsiębiorstw, szczególnie w sektorach o dużym udziale pracowników otrzymujących najniższe pensje. Niektórzy pracodawcy mogą zdecydować się na ograniczenie zatrudnienia, co może dotknąć przede wszystkim osoby o niskich kwalifikacjach. Z drugiej strony wysokie koszty pracy mogą być bodźcem dla przedsiębiorców do inwestowania w automatyzację i innowacyjne rozwiązania, co przyczyni się do wzrostu produktywności. 

LeasingTeam Group pozostaje do dyspozycji zarówno pracowników, jak i pracodawców, oferując wsparcie w zakresie doradztwa personalnego, optymalizacji kosztów zatrudnienia oraz dostosowywania się do zmieniających się warunków rynkowych. Zapraszamy do kontaktu w celu omówienia indywidualnych potrzeb i wyzwań. 

Payroll outsourcing to doskonałe rozwiązanie zwłaszcza dla osób, które mają trudności w kontrolowaniu firmowych wydatków i chcą w końcu zapanować nad budżetem swojej działalności. Przy wsparciu doświadczonych i wysoko wykwalifikowanych specjalistów LeasingTeam Group, prowadzenie przedsiębiorstwa stanie się czystą przyjemnością. Ale to nie jedyne zalety obsługi kadrowo-płacowej realizowanej przez ekspertów! Dowiedz się więcej!

Na czym dokładnie polega payroll outsourcing?

Obsługa kadrowo-płacowa stanowi element oferty outsourcingu, czyli przekazywania funkcji lub zadań przedsiębiorstwa innym, zewnętrznym firmom. Zakresem obejmuje wiele ważnych stref firmy, które bezpośrednio wpływają na jej funkcjonowanie. Są to usługi kadrowe oraz usługi płacowe, w ramach których możesz liczyć na wsparcie w zakresie:

W ramach payroll outsourcingu można także skorzystać z autorskiego systemu HTM – TalentPoint, który jest przeznaczony dla pracowników. Za jego pomocą zespół może, np. podpisywać umowy zlecenia, a także składać wnioski o urlop oraz sprawdzać wynagrodzenie.

Dzięki nieustannemu kontrolowaniu zmian w przepisach dotyczących kadr, płac, prowadzenia księgowości i odprowadzania podatków oraz podnoszeniu kwalifikacji naszych pracowników, możemy zagwarantować fachowe oraz kompletne usługi płacowe oraz kadrowe na najwyższym poziomie. Zdejmiemy z Twoich barków ciężar odpowiedzialności i sprawimy, że od tej pory prowadzenie firmy znów będzie sprawiać Ci radość, jak dawniej. Z nami zaoszczędzisz czas i pieniądze oraz zyskasz szereg dodatkowych korzyści.

Korzyści outsourcingu usług płacowych i kadrowych

Koniec z zastanawianiem się, czy wszystko jest zapłacone na czas i czy każdy z pracowników otrzymał swoje wynagrodzenie w odpowiedniej wysokości. Dzięki obsłudze kadrowej i płacowej przez zewnętrznych ekspertów LeasingTeam będziesz mógł skupić się na tym, co najważniejsze, czyli rozwijaniu swojej firmy. Jednak to nie jedyna zaleta zlecenia prowadzenia dokumentacji firmowej zewnętrznej firmie. Ponadto payroll outsourcing pozwoli Ci:

Dodatkowo, jeśli korzystasz z naszych usług kadrowych i płacowych, możesz liczyć na wsparcie specjalistów, którzy mogą pochwalić się wieloletnim doświadczeniem i z pewnością podpowiedzą Ci, co zrobić w trudnej sytuacji.

Powierz usługi kadrowe i płacowe zaufanym ekspertom

Boisz się udostępnić dane o pracownikach oraz przedsiębiorstwie komuś innemu? Obawiasz się zaufać zewnętrznej firmie? Zachowanie ostrożności w tym zakresie jest bardzo rozsądne! W końcu niewłaściwie prowadzona obsługa kadrowo-płacowa może mieć wiele poważnych konsekwencji, nie tylko finansowych. Opóźnianie się z wypłatą wynagrodzeń czy zwlekanie z opłaceniem ważnych faktur to sytuacje, które mogą przyczynić się do spadku zaufania pracowników do Ciebie i zmniejszenia renomy Twojej firmy. Jednak, mimo to, nie możesz zajmować się wszystkim samodzielnie, nawet jeśli jesteś specjalistą w tym zakresie.

Aby mieć pewność, że wszystko będzie realizowane na czas, a wszystkie informacje zostaną nadal poufne, starannie weryfikuj ekspertów, którzy oferują kompleksową obsługę kadrowo-płacową. Sprawdź doświadczenie oraz opinie i wybierz kompetentną firmę, która od lat cieszy się zaufaniem wielu przedsiębiorstw w całej Polsce. To najlepszy sposób na to, żeby uniknąć kosztownych konsekwencji zlecenia obsługi kadrowo-płacowych komuś nierzetelnemu. Takie postępowanie to także gwarancja bezpieczeństwa wszystkich osób, które dla Ciebie pracują.

Kiedy warto zdecydować się na zewnętrzną obsługę kadrowo-płacową?

Usługi płacowe i kadrowe w ramach outsourcingu to oferta skierowana przede wszystkim do małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki temu rozwiązaniu nie trzeba tworzyć dodatkowych miejsc pracy w firmie dla osób, które zajmowałyby się obsługą kadrowo-płacową. To pozwala zaoszczędzić pieniądze i przeznaczyć je na rozwój przedsiębiorstwa.

Chcesz skorzystać z payroll outsourcingu? Skontaktuj się z nami, a nie tylko odpowiemy na pytania, ale także dopasujemy ofertę do charakteru Twojej działalności oraz potrzeb. Elastyczność i profesjonalizm to kluczowe wartości LeasingTeam. Sprawdź nas!

Kompetentna, skrupulatna i zawsze gotowa do pomocy – tak można opisać Talentinę, idealną asystentkę Twojego działu HR. Talentina to integralna część systemu TalentPoint, dostępna od razu po jego uruchomieniu. Dzięki niej zyskasz błyskawiczny dostęp do eksperckiej wiedzy z obszaru kadr i płac, zgodnej z najnowszymi przepisami prawa pracy. Zamiast tracić czas na samodzielne poszukiwanie informacji, wystarczy, że zadasz jej pytanie. Brzmi interesująco?

Oparta o OpenAI, wyszkolona na potrzeby HR 

Talentina działa w oparciu o zaawansowane algorytmy sztucznej inteligencji OpenAI, które odgrywają coraz większą rolę w transformacji cyfrowej działów HR. Dodatkowo została przez nas specjalnie wytrenowana, aby wyspecjalizować się w obszarze kadrowo-płacowym. W rezultacie potrafi: 

– AI potrafi analizować ogromne ilości danych na przykład w celu identyfikacji kandydatów, którzy nie tylko posiadają odpowiednie kwalifikacje, ale także pasują do kultury organizacyjnej firmy. Jednak sztuczna inteligencja może również wzmacniać kompetencje pracowników działów HR. Przykładem takiego rozwiązania jest usługa wirtualnej asystentki, dostępna w ramach platformy TalentPoint. Talentina posiada dostęp do aktualnych przepisów i odpowiada na pytania z zakresu kadrowo-płacowego – mówi Marek Deręgowski, dyrektor zarządzający w TalentPoint. 

Pracuj mądrzej, nie ciężej 

Traktuj Talentinę jak niezawodnego współpracownika i rzetelne wsparcie w codziennej pracy. Oto, co może dla Ciebie zrobić: 

Bez względu na to, o co ją zapytasz – Talentina jest zawsze gotowa, by wspierać. Mówi językiem doradców, a zarazem jest nieludzko skuteczna. 

Lepsze doświadczenie pracownika 

Talentina jest gotowa rozwiązywać problemy i udzielać pomocy w dowolnym momencie. Dzięki niej możesz szybciej udzielić pracownikom trafnych i spersonalizowanych odpowiedzi na pytania, które kierują oni do działu HR. Ktoś pyta o zasady udzielania urlopu okolicznościowego lub wymiar zasiłku chorobowego? Wklejasz pytanie, kopiujesz odpowiedź i gotowe. Dla Ciebie to oszczędność czasu i zasobów, a dla innych osób zatrudnionych w firmie lepsze doświadczenie pracownika tzw. employee experience. 

Dowiedz się więcej o TalentPoint i Talentinie 

TalentPoint to niezawodne narzędzie dla firm, które chcą zoptymalizować swoje procesy kadrowo-płacowe. Dzięki niemu zyskasz więcej czasu na rozwijanie biznesu, mając pewność, że wszystkie aspekty HR są zarządzane profesjonalnie i zgodnie z przepisami. 

Odwiedź naszą stronę internetową i dowiedz się więcej o TalentPoint i Talentinie. Skontaktuj się z nami, a nasi eksperci przedstawią Ci, jak możemy pomóc Twojej firmie osiągnąć nowy poziom efektywności i innowacyjności w zarządzaniu kadrami i płacami. 

Obsługiwanie kadr i płac w przedsiębiorstwie to skomplikowany proces, realizowany przez samodzielny dział w strukturze firmy. W wielu przypadkach korzystniejszym rozwiązaniem jest jednak skorzystanie z outsourcingu, czyli zleceniu innemu podmiotowi zarządzaniem procesami kadrowo-płacowymi. Z tego artykułu dowiesz się, jakie zalety ma obsługa kadrowo-płacowa przez zewnętrzną firmę. Wskażemy także jej wady, aby każdy mógł samodzielnie zadecydować, co najlepiej sprawdzi się w jego wypadku

Na czym właściwie polega obsługa kadrowo-płacowa?

Outsourcing kadrowo-płacowy przebija się ostatnio do mainstreamu i staje się w Polsce nieodłącznym elementem wielu nowoczesnych przedsiębiorstw. Prowadzenie średniego lub dużego przedsiębiorstwa zatrudniającego większą ilość pracowników wiąże się z koniecznością dopełniania wielu formalności i zarządzania obszerną dokumentacją. Każdy pracownik musi mieć przecież umowę, na podstawie której wypłacane będzie wynagrodzenie. Ktoś musi naliczać urlopy i prowadzić ewidencję godzin pracy.

Co więcej, dział kadr i płac zajmuje się również obliczaniem wysokości składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy dla każdej zatrudnionej osoby. W przypadku mniejszych przedsiębiorstw nie wystarczy zatrudnienie jednej osoby do tego typu obowiązków. Nierzadko trzeba zbudować cały dział, który będzie na bieżąco zarządzał formalnościami dotyczącymi pracowników, zwłaszcza gdy pracownikom oferowana jest, np. praca tymczasowa, zatrudnienie na zasadach B2B czy w oparciu o kontrakt menedżerski.

Outsourcing kadrowo-płacowy pozwala firmom skoncentrować się na najważniejszych obszarach ich działalności poprzez przekazywanie procesów dla partnerów. Wówczas obsługą personelu i wyliczaniem wynagrodzeń zajmują się zewnętrzni specjaliści, a nie wewnętrzny dział, który w związku z tym może skupić się na innych działaniach.

Tego typu rozwiązanie cieszy się znaczną popularnością w bardzo dużych przedsiębiorstwach, które charakteryzują się złożonymi i skomplikowanymi strukturami, które podlegają różnym regulacjom. Nie oznacza to, że mniejsze firmy nie mogą korzystać z outsourcingu.

Outsourcing procesów biznesowych – ile kosztuje?

Każda wycena usług kadrowo-płacowych jest przeprowadzana indywidualnie. Na końcowy koszt ma wpływ zakres spraw, potrzeb oraz oczekiwań klienta, ale też specyfiki przedsiębiorstwa, które decyduje się na taką współpracę.

Podczas szukania nowego partnera biznesowego zwróć uwagę na zakres usług, które oferuje. Koszt jest oczywiście ważny, ale jeszcze ważniejsze są czynności, które wchodzą w skład całego procesu.

Niekiedy niska cena skutkuje wąskim zakresem usług, a dodatkowe ważne zadania będą w takiej sytuacji najprawdopodobniej dodatkowo płatne. Niska cena może oznaczać również niską jakość usług lub brak gwarancji, na to, że działania będą skuteczne. Według nas jest to gra nie warta świeczki, a taka współpraca może być naprawdę bardzo ryzykowna.

Jak więc wybrać odpowiednią firmę? Przede wszystkim musisz oszacować, jakie obecnie koszty ponosi Twoje przedsiębiorstwo z tytułu obsługi kadrowo-płacowej. Wiemy, że nie zawsze pracodawca dokładnie wie, jakie są realne wydatki z tym związane i dotyczy to wielu działów. Jednak te informacje są niezbędne. Koszty prowadzenia działu to nie tylko wynagrodzenia dla pracowników, ale też wyposażenie miejsca pracy, dostęp do odpowiednich technologii i programów pomagających prowadzenie działań kadrowo-płacowych.

Jakie usługi obejmuje outsourcing kadrowo-płacowy?

Osoby zajmujące się tak odpowiedzialnymi zadaniami powinny posiadać stosowną wiedzę i wykształcenie, zwłaszcza w zakresie księgowości i prawa pracy. W końcu to one nierzadko odpowiedzialne są za udzielanie informacji o warunkach zatrudnienia i odpowiadanie na pytania ze strony zatrudnianych osób. Każdy ich błąd bądź niedopatrzenie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Aby ich działania nie przyniosły firmie problemów, niezwykle ważnym jest, aby pracownicy tego działu regularnie odświeżali swoją wiedzę, np. podczas kursów i szkoleń zapewnianych i opłacanych przez firmę.

Firma outsourcingowa zajmuje się tymi samymi zagadnieniami, jednak obsługuje więcej niż jedną firmę i dysponuje wieloma specjalistami z zakresu kadr i płac, posiadającymi stosowne wykształcenie i regularnie aktualizującymi stan posiadanej wiedzy. Nierzadko firmy outsourcingowe są dodatkowo audytowane przez specjalistów zewnętrznych, aby móc świadczyć najlepszej jakości usługi.

Outsourcing kadrowo-płacowy obejmuje ogół zadań wynikający z tytułu prowadzenie obsługi kadr i płac. Profesjonalne firmy z dużym doświadczeniem oferują kompleksową obsługę takich zadań jak:

Często outsourcing kadrowo-płacowy oznacza także realizowanie takich usług jak obsługa PPK, pomoc przy organizacji szkoleń BHP, czy przeprowadzanie od A do Z procesów rekrutacji nowych pracowników.

Zalety outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej

Outsourcing jest rozwiązaniem, które ma bardzo dużo zalet, dlatego decydują się na niego przedsiębiorstwa z niemal wszystkich branż. Eliminuje on konieczność posiadania działu kadr i płac w strukturze firmy, dzięki czemu obniżone zostają koszty pracodawcy. Nie trzeba rekrutować specjalistów do spraw kadr i płac, co także naturalnie obniża koszty. Nie ma również wydatków związanych z opłacania kursów czy szkoleń dla pracowników pionu finansowego, a także specjalistycznych programów komputerowych.

Powierzając firmie outsourcingowej sprawowanie pieczy nad dokumentacją, właściciel może odzyskać także czas, który dotychczas wkładał w kontrolowanie dokumentacji i archiwizację. Odpowiedzialność za sprawy formalne spoczywa na zewnętrznym podmiocie. Przedsiębiorstwa tego typu regularnie przedstawiają raporty ze swoich działań oraz przygotowują sprawozdania, dzięki czemu zarządcom biznesów łatwiej jest kontrolować sytuację finansową.

Co więcej, outsourcing kadrowo-płacowy to szansa na korzystanie z usług najlepszych konsultantów i specjalistów, bez konieczności opłacania ich czasu “na wyłączność”. Dodatkowo Twoja firma ma zapewnione “płynne działanie”, ponieważ wyspecjalizowana firma zewnętrzna zatrudnia wielu pracowników, nawet jeśli kilku z nich weźmie urlop, nie zaburzy to w żaden sposób działania Twojego przedsiębiorstwa w sferze kadrowo-płacowej.

Zmniejszanie kosztów działalności to nie wszystko. Outsourcing kadr może skutkować większą mocą przerobową aktualnych pracowników, którzy mogą się skupić na swoich normalnych zadaniach. Firmy outsourcingowe specjalizujące się w danej dziedzinie mają duże doświadczenie, które pozwala sądzić, że wykonają swoją pracę w sposób profesjonalny.

Wykorzystywanie zewnętrznych zasobów i wiedzy specjalistów pozwoli zwiększyć świadomość pracowników firmy. Firma zewnętrzna i jej szeroki zakres usług umożliwi wypracowanie standardów, które w normalnej sytuacji wypracowuje się przez wiele lat.

Większa wydajność to kolejny plus outsourcingu. Wspomnieliśmy już o tym, że zlecenie specjalistycznych zadań pozwoli Twoim pracownikom na skupienie się na ich najważniejszych zadaniach. Wprowadzenie outsourcingu to również optymalizacja funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Wykorzystanie specjalistycznej wiedzy z pewnością przyczyni się do rozwoju całej firmy i jej wydajności.

Pozostałe zalety outsourcingu kadr i płac:

Wady outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej

Mimo licznych zalet outsourcing nie jest pozbawiony wad. Największą jest to, że przedsiębiorstwo częściowo uzależnia się od zewnętrznego podmiotu. W przypadku rozwiązania współpracy trudniej będzie wdrożyć osoby w sprawy firmy, aniżeli w przypadku, gdy posiadałoby się dział własny. Wadą wynikającą z outsourcingu jest także to, że wraz z rozwiązaniem współpracy traci się dostęp do wyspecjalizowanej kadry. Ponadto niektóre firmy zajmujące się obsługą kadrowo-płacową, mogą też zawyżać stawki za świadczone usługi, przez co bardziej opłacalnym okazuje się utworzenie własnego działu w firmie.

Wszystkie te wady związane są jednak z potencjalnym rozwiązaniem współpracy lub trafieniem na nieuczciwą firmę, a nie z samym outsourcingiem. Wybierając zaufanego partnera, któremu chce się powierzyć ważne zadanie, jakim jest obsługa kadrowo-płacowa, właściciel firmy nie ma się jednak czego obawiać.

Outsourcing procesów biznesowych to także chęć obniżania kosztów, która może być pułapką dla przedsiębiorstwa. Chęć ścinania kosztów do granic możliwości może wpłynąć na jakość otrzymywanych usług. Wybierając partnera do współpracy, nie kieruj się wyłącznie ceną, ale też wiedzą i doświadczeniem, które może zaoferować. Złe podejście do outsourcingu procesów może szybko przyćmić korzyści płynące z takiego rozwiązania.

Miej na uwadze, że oddawanie części zadań na zewnętrzne firmy może spowodować mniejszą kontrolę nad procesami, które będą odbywać się bez Twojego udziału. Nie da się ukryć, że jest to swego rodzaje zagrożenie wynikające z usług outsourcingowych. Dlatego też wybór firmy outsourcingowej musi być dobrze przemyślany.

Musisz się liczyć również, z tym że początek współpracy może być nieco chaotyczny, a brak wiedzy w niektórych tematach ze strony zewnętrznych firm nie jest niczym wyjątkowym. Niektóre procesy w Twoim przedsiębiorstwie mogą być niejasne, a w związku z nimi może dojść do różnych nieporozumień. Te jednak zostaną wyjaśnione podczas rozmów.

Podsumowanie

Decydując się na oddelegowanie niektórych procesów, pamiętaj o tym, aby zrobić dobre rozeznanie na rynku. Znając plusy outsourcingu i minusy outsourcingu wiesz, że korzyści takiego rozwiązania jest znacznie więcej. Przed podjęciem decyzji przeanalizuj jeszcze raz każde za i przeciw, aby wybór był w pełni uzasadniony.

W dniu 12 czerwca 2024 r. ogłoszono ustawę „Aktywny Rodzic”, która wprowadza trzy nowe świadczenia dla rodziców małych dzieci, mające na celu wspieranie aktywności zawodowej i wychowania dzieci.

Wnioski o nowe świadczenia będzie można składać do ZUS od 1 października 2024 r.

Ustawa wprowadza następujące świadczenia:

1. „Aktywni rodzice w pracy” – skierowane do rodziców pracujących zawodowo, posiadających dzieci w wieku od 12 do 35 miesięcy. Świadczenie wynosi 1500 zł miesięcznie przez 24 miesiące, a dla dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności 1900 zł miesięcznie.

2. „Aktywnie w żłobku” – zastępuje obecne dofinansowanie opłaty za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna. Świadczenie przysługuje w wysokości do 1500 zł miesięcznie na dziecko, a dla dzieci niepełnosprawnych do 1900 zł, jednak nie więcej niż wysokość opłaty ponoszonej przez rodziców. Wprowadzono także górną granicę opłat żłobkowych wynoszącą 2200 zł miesięcznie, której przekroczenie wyklucza daną instytucję z programu.

3. „Aktywnie w domu” – zastępuje rodzinny kapitał opiekuńczy, przyznawany na każde dziecko w wieku od 12 do 35 miesięcy w wysokości 500 zł miesięcznie przez 24 miesiące. Jest to wsparcie dla rodziców nieaktywnych zawodowo lub tych, których dzieci nie uczęszczają do instytucji opieki.

Rodzice mogą wybrać jedno z trzech świadczeń na to samo dziecko na dany miesiąc oraz zmieniać formę wsparcia w zależności od potrzeb. Ustawa wprowadza również zmiany w ustawie z 2011 r. o opiece nad dziećmi do lat 3, zwiększając dostępność i jakość usług w tych instytucjach.

Program będzie realizowany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych od 1 października 2024 r.

Źródło: https://www.gov.pl/web/rodzina/aktywny-rodzic

Twój PIT-11 za 2023 rok jest już dostępny. Pamiętaj! Pobranie PIT-u jest konieczne do przygotowania rozliczenia z Urzędem Skarbowym.

Zaloguj się na platformie TalentPoint i pobierz swój dokument już teraz.