Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest niezbędną czynnością zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika, ale należy też do podstawowych obowiązków pracodawcy. Rejestr należy prowadzić dla każdego pracownika osobno. Szczegółowe informacje zawarte w rejestrze czasu pracy pracownika służą do kontroli przestrzegania przepisów o dobie pracowniczej, prawidłowego naliczenia wynagrodzenia i innych świadczeń z tytułu stosunku pracy.

Starannie prowadzona ewidencja czasu pracy pozwala sądzić, że pracodawca dba o swoich pracowników, a do całego procesu z dużym profesjonalizmem. Jakie są obowiązki prowadzenia ewidencji czasu pracy? Kto powinien zajmować się prowadzeniem ewidencji czasu pracy? Na te oraz wiele innych pytań odpowiemy w naszym artykule.

Obowiązkowe informacje w ewidencji czasu pracy

Podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób, które zostały zatrudnione przez niego na umowę o pracę. Celem takiej ewidencji jest prawidłowe ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń wynikających z pracy.

Zgodnie z aktualnymi przepisami ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje dotyczące:

Należy przy tym pamiętać, że za godziny nadliczbowe, a także przepracowane w godzinach nocnych,w niedzielę lub święta, obowiązują inne stawki wynagrodzenia.

Wprowadzenie zmiany o ewidencji liczby przepracowanych godzin ma służyć kontroli przestrzegania przepisów o tzw. dobie pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi podawać również liczbę godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ze wskazaniem na to, gdzie praca się odbywała. Wszystko to po to, aby móc ustalić, czy nie naruszono prawa do 11-godzinnego nieprzerwanego dobowego odpoczynku, który przysługuje dla pracownika.

Skoro już mówimy o liczbie przepracowanych godzin, przepisy wymagają od ewidencji czasu pracy, aby ta zawierała także rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz pozostałych usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Mówimy tu też oczywiście o nieusprawiedliwionych nieobecnościach.

W sytuacji, gdy pracownik otrzyma dzień wolny, pracodawca musi wskazać, jaki jest tego powód (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w niedzielę lub święta).

W ewidencji czasu pracy nie zamieszcza się informacji związanych z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy.

Outsourcing procesów to praktyka polegająca na delegowaniu określonych procesów biznesowych lub usług do zewnętrznej firmy lub dostawcy. Sprawdź, co może ci dać oddelegowanie prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika na inne podmioty.

Przechowywanie ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Należy pamiętać o tym, aby przechowywać ją w taki sposób, aby nie uległa uszkodzeniu. Ewidencje czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a także przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Okres przechowywania ewidencji czasu pracy pracownika

To, jak długo można przechowywać ewidencję czasu prasy reguluje art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.

„Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”.

Sposób ewidencjonowania czasu pracy uległ zmianie, a jeszcze przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosił aż 50 lat! Do zmian doszło wraz z wprowadzeniem art. 7. Ustawy z 10 stycznia 2018 r. Wówczas doszło do zmiany niektórych ustaw oraz skrócono okres przechowywania akt pracowniczych.

Formy prowadzenia ewidencji czasu pracy

W głównej mierze to, w jaki sposób będzie prowadzona ewidencja czasu pracy, zależy od pracodawcy. Ustawodawca pozwala wybrać mu z dwóch dostępnym form, papierową lub elektroniczną.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wersję papierową, będzie musiał ją zabezpieczyć przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, ale też tym, aby nie trafiła w niepowołane ręce. Karta ewidencji czasu pracy wraz ze szczegółowymi informacjami powinna znajdować się w specjalnym pomieszczeniu, w którym nie będzie zagrożona wpływem warunków atmosferycznych, czyli wilgotnością i temperaturą.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona zgodnie z tym, co określono w rozdziale 3 rozporządzenia. W rozdziale 4 ustalono również szczegółowe zasady postępowania w sytuacji, gdy pracodawca będzie zmuszony przenieść dokumenty pracownicze pomiędzy systemami elektronicznymi.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Czym się różni lista obecności od ewidencji czasu pracy? Lista obecności to wyłącznie dokument, który potwierdza czas rozpoczęcia i zakończenia pracy. Przepisy prawne nie nakładają obowiązku jej prowadzenia, a to sam pracodawca decyduje o tym, czy taka forma kontrolowania jest mu potrzebna. Trzeba pamiętać, że są to dwa różne dokumenty i nie można stosować ich zamiennie.

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i zawiera o wiele więcej informacji niż sama lista obecności, która mówi o godzinie rozpoczęcia pracy, o czasie jej zakończenia, czy wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności pracownika.

Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy:

,,Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”.

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencja czasu pracy może otrzymać karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Lista obecności może stanowić jedynie uzupełnienie ewidencji czasu pracy.

Lista obecności ma służyć jedynie do potwierdzania, czy pracownik dotarł do zakładu pracy. W ewidencji czasu pracy umieszczone są inne szczegółowe informacje, jak umowne godziny pracy, godziny nadliczbowe, pracy w niedziele i święta, zwolnienia lekarskich oraz dane o tym, czy pracownik skorzystał z urlopu wypoczynkowego.

Jakie dokumenty należy uwzględnić w ewidencji czasu pracy?

Przepisy regulujące prowadzenie ewidencji czasu pracy znajdują się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy. Według wyżej wspomnianej ustawy pracodawca powinien przechowywać:

Oczywiście tych dokumentów jest o wiele więcej, ale nie sposób wymienić je wszystkie. Przepisy wprowadzone przez ustawodawcę jasno mówią, co musi zawierać ewidencja czasu pracy oraz do jakiej dokumentacji pracowniczej powinien mieć wgląd pracodawca. Po więcej szczegółowych informacji zapraszamy do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jacy pracownicy nie są objęci ewidencją czasu pracy?

Ewidencję czasu pracy pracownika nie trzeba prowadzić w przypadku pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Wyjątkiem od reguły są też pracownicy zatrudnieni w zadaniowym systemie pracy. Należą oni do pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych bądź porze nocnej. W ich wypadku ewidencja czasu pracy pracownika nie jest potrzebna.

W ich przypadku stosowana jest uproszczona ewidencja czasu pracy. Polega ona na braku obowiązku dokumentowania godzin pracy. Prowadzenie ograniczonej ewidencji nie zwalnia jednak pracodawcy z pozostałych wymogów, do których należą:

Nieprawidłowości i ich konsekwencje

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest traktowane jako naruszenie praw pracownika, podobnie jak łamanie przepisów dotyczących czasu pracy. Takie działania są wykroczeniem podlegającym karze grzywny w wysokości nawet do 30 tys. zł. W przypadku podejrzenia sfałszowania rejestru inspektor PIP może wystąpić do sądu z wnioskiem o podejrzenie popełnienia przestępstwa. Wówczas konsekwencje mogą być znacznie surowsze. Uczciwi pracodawcy nie powinni się jednak bać kontroli. Jeśli nawet w ewidencji występują drobne braki spowodowane czysto technicznymi problemami, inspektor zapewne sporządzi tylko notatkę – bez konsekwencji karnych.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (payroll) – korzystanie z usług zewnętrznej firmy może Cię ustrzec przed nieprawidłowościami w dokumentacji oraz konsekwencjami natury prawnej.

Podsumowanie – ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest najważniejszym elementem dokumentacji ewidencjonowania czasu pracy w przedsiębiorstwie. Jej brak może skutkować problemami w rozliczeniu czasy pracy, a także wypłaceniem należnego wynagrodzenia. Pracodawca ma obowiązek prowadzić taką ewidencję oraz pilnować tego, wykazywała ona przepracowane godziny, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Nowe technologie, pozwalające chociażby na wydajniejsze przetwarzanie danych, stały się głównym sojusznikiem biznesu w realizacji strategii zrównoważonego rozwoju. Transformacja cyfrowa zrewolucjonizowała również sposób zarządzania zasobami ludzkimi, a swój okres prosperity przeżywają obecnie platformy do digitalizacji i automatyzacji procesów HR. Jak nowe technologie wspierają zrównoważone zarządzanie zasobami ludzkimi?

Zrównoważony rozwój już dawno przestał być jedynie trendem, a stał się ważną i integralną częścią działalności biznesowej. Przyczyniły się do tego m.in. postępujące zmiany klimatyczne, większa świadomość zasad ładu korporacyjnego i znaczenia praw pracowniczych, ale też unijne przepisy, które nakładają na firmy obowiązek raportowania niefinansowego. Mowa o opublikowanej 16 grudnia 2022 roku w Dzienniku Urzędowym UE dyrektywie o sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (Corporate Sustainability Reporting Directive). Wymóg raportowania ESG (w pierwszej kolejności za 2024 rok) obejmie jednostki zainteresowania publicznego, które dotychczas posiadały obowiązek raportowania niefinansowego zgodnie z dyrektywą NFRD, jednak w perspektywie najbliższych lat dotyczyć ma kolejnych grup przedsiębiorstw. Nic więc dziwnego, że środowisko biznesowe już teraz weryfikuje swoje strategie zrównoważonego rozwoju i wdraża rozwiązania pozwalające na prowadzenie bardziej efektywnych i mierzalnych działań. Branża HR jest niezwykle ważną częścią tej układanki, a nowe technologie pozwalają skutecznie łączyć cele biznesowe z troską o ludzi i planetę.

– Wszystkie drogi w kierunku zrównoważonego zarządzania zasobami ludzki prowadzą przez technologię. Firmy powinny na nowo odkryć HR, ten nowoczesny, oparty na danych, algorytmach, sztucznej inteligencji – mówi Andżelika Majewska, wiceprezes LeasingTeam Group. – Cyfrowe rozwiązania przynoszą wymierne korzyści środowiskowe, ale też znacznie usprawniają formalności na linii pracodawca-pracownik. Pozwalają zoptymalizować procesy onboardingowe, kadrowo-płacowe i podnieść efektywność operacyjną. To kluczowe w czasach,  gdy praca ludzka staje się coraz bardziej kosztowna, ale i deficytowa – dodaje Andżelika Majewska.

Digitalizacja procesów HR

Systemy HRM już od lat usprawniają komunikację pomiędzy kadrami a pracownikami. Podstawą tego rodzaju oprogramowania jest centralna baza danych, zapewniająca firmie kompleksowy wgląd w sytuację kadrową. Korzystają z niego zarówno przedsiębiorstwa o średniej wielkości, jak i międzynarodowe korporacje. Większość HRMS oferuje moduły pozwalające na zarządzanie czasem pracy, wynagrodzeniami czy urlopami. Wraz z rozwojem technologii wdrażane są bardziej zaawansowane rozwiązania, ułatwiające nie tylko pracę działów HR, ale też usprawniające formalności po stronie pracowników i przynoszące wymierne korzyści środowiskowe. Niestety, jak zauważają eksperci LeasingTeam, w wielu firmach procesy HR nadal opierają się na papierze, a działy kadrowe przez lata były zaniedbywane w kontekście digitalizacji. To się jednak zaczyna zmieniać, bo w erze złożonych wyzwań środowiskowych i rosnącej świadomości ekologicznej, paperless staje się kluczowym elementem strategii ESG.

Zrównoważony rozwój w polskich firmach 

W Polsce prowadzone są liczne badania, których celem jest przyjrzenie się praktykom przedsiębiorstw w obszarze zrównoważonego rozwoju. Wyniki wskazują, że przedsiębiorcy zaczynają przekładać globalne idee ESG (Environment, Social, Governance) na konkretne działania operacyjne. To świadczy o rosnącej dojrzałości biznesu, który dostrzega potencjał długofalowych korzyści. Jedną z kluczowych motywacji jest też zmiana oczekiwań klientów, którzy coraz częściej przedkładają wartości środowiskowe i społeczne nad czysto ekonomiczne czynniki przy wyborze produktów czy usług. 

Rosnąca świadomość nie oznacza jednak, że proces jest pozbawiony wyzwań. Dla wielu firm wciąż stanowi on pewien ciężar finansowy, a także organizacyjny. Pomimo to przedsiębiorstwa coraz częściej szukają rozwiązań, które pozwolą im łączyć rozwój gospodarczy z troską o społeczeństwo i środowisko. Jednym z obszarów, w którym widoczne jest szczególnie duże zaangażowanie, jest zarządzanie zasobami ludzkimi. 

Nowe technologie w służbie zrównoważonego HR 

Przedsiębiorstwa, które chcą działać w sposób odpowiedzialny i efektywny, zaczynają dostrzegać kluczową rolę digitalizacji procesów kadrowych. Rozwiązania oparte na chmurze, automatyzacja obiegu dokumentów, a także narzędzia analityczne pomagają nie tylko w ograniczeniu zużycia papieru czy energii, ale również usprawniają funkcjonowanie całego działu HR. Wdrożenie nowoczesnych platform cyfrowych może przynieść wymierne korzyści – zarówno środowiskowe, jak i finansowe. 

Technologiczne wsparcie procesów HR przekłada się na większą transparentność i przejrzystość w obszarach związanych z zarządzaniem kompetencjami pracowników czy kontrolą rozwoju zawodowego. Umożliwia też precyzyjne monitorowanie wskaźników związanych z ESG, co ułatwia raportowanie postępów w realizowaniu celów zrównoważonego rozwoju. Dzięki temu organizacje mogą lepiej zarządzać swoim kapitałem ludzkim i aktywnie budować kulturę zaangażowania oraz współodpowiedzialności. 

Praktyki ESG w polskich firmach 

Chcąc przyjrzeć się szczegółowym praktykom polskich przedsiębiorstw w zakresie ESG i poznać konkretne przykłady wdrożeń, warto sięgnąć po kompleksowe opracowania. Jednym z nich jest raport LeasingTeam Group „Czy firmy w Polsce dbają o zrównoważony rozwój?”, który pokazuje, w jaki sposób firmy radzą sobie z wdrażaniem idei zrównoważonego rozwoju w praktyce. Zawiera on nie tylko wyniki badań, lecz także rekomendacje i wskazówki dla tych organizacji, które dopiero rozpoczynają swoją drogę w obszarze ESG. 

Kompetentna, skrupulatna i zawsze gotowa do pomocy – tak można opisać Talentinę, idealną asystentkę Twojego działu HR. Talentina to integralna część systemu TalentPoint, dostępna od razu po jego uruchomieniu. Dzięki niej zyskasz błyskawiczny dostęp do eksperckiej wiedzy z obszaru kadr i płac, zgodnej z najnowszymi przepisami prawa pracy. Zamiast tracić czas na samodzielne poszukiwanie informacji, wystarczy, że zadasz jej pytanie. Brzmi interesująco?

Oparta o OpenAI, wyszkolona na potrzeby HR 

Talentina działa w oparciu o zaawansowane algorytmy sztucznej inteligencji OpenAI, które odgrywają coraz większą rolę w transformacji cyfrowej działów HR. Dodatkowo została przez nas specjalnie wytrenowana, aby wyspecjalizować się w obszarze kadrowo-płacowym. W rezultacie potrafi: 

– AI potrafi analizować ogromne ilości danych na przykład w celu identyfikacji kandydatów, którzy nie tylko posiadają odpowiednie kwalifikacje, ale także pasują do kultury organizacyjnej firmy. Jednak sztuczna inteligencja może również wzmacniać kompetencje pracowników działów HR. Przykładem takiego rozwiązania jest usługa wirtualnej asystentki, dostępna w ramach platformy TalentPoint. Talentina posiada dostęp do aktualnych przepisów i odpowiada na pytania z zakresu kadrowo-płacowego – mówi Marek Deręgowski, dyrektor zarządzający w TalentPoint. 

Pracuj mądrzej, nie ciężej 

Traktuj Talentinę jak niezawodnego współpracownika i rzetelne wsparcie w codziennej pracy. Oto, co może dla Ciebie zrobić: 

Bez względu na to, o co ją zapytasz – Talentina jest zawsze gotowa, by wspierać. Mówi językiem doradców, a zarazem jest nieludzko skuteczna. 

Lepsze doświadczenie pracownika 

Talentina jest gotowa rozwiązywać problemy i udzielać pomocy w dowolnym momencie. Dzięki niej możesz szybciej udzielić pracownikom trafnych i spersonalizowanych odpowiedzi na pytania, które kierują oni do działu HR. Ktoś pyta o zasady udzielania urlopu okolicznościowego lub wymiar zasiłku chorobowego? Wklejasz pytanie, kopiujesz odpowiedź i gotowe. Dla Ciebie to oszczędność czasu i zasobów, a dla innych osób zatrudnionych w firmie lepsze doświadczenie pracownika tzw. employee experience. 

Dowiedz się więcej o TalentPoint i Talentinie 

TalentPoint to niezawodne narzędzie dla firm, które chcą zoptymalizować swoje procesy kadrowo-płacowe. Dzięki niemu zyskasz więcej czasu na rozwijanie biznesu, mając pewność, że wszystkie aspekty HR są zarządzane profesjonalnie i zgodnie z przepisami. 

Odwiedź naszą stronę internetową i dowiedz się więcej o TalentPoint i Talentinie. Skontaktuj się z nami, a nasi eksperci przedstawią Ci, jak możemy pomóc Twojej firmie osiągnąć nowy poziom efektywności i innowacyjności w zarządzaniu kadrami i płacami. 

Zrównoważony rozwój już dawno przestał być jedynie trendem, a stał się ważną i integralną częścią działalności biznesowej. W obliczu zmian klimatycznych, ale też za sprawą przepisów unijnych, które nakładają na kolejne firmy obowiązek raportowania niefinansowego, przedsiębiorcy wzięli na siebie ciężar odpowiedzialności za społeczeństwo i środowisko. Nie byłoby to jednak możliwe bez udziału nowych technologii, pozwalających chociażby na wydajniejsze przetwarzanie danych czy odejście od wysokoemisyjnych data centers. Transformacja cyfrowa i digitalizacja procesów zrewolucjonizowały również sposób zarządzania zasobami ludzkimi.

16 grudnia 2022 roku opublikowana została unijna dyrektywa o sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (Corporate Sustainability Reporting Directive). W swoich założeniach ma przede wszystkim zobowiązać firmy do ograniczania negatywnego wpływu działalności na środowisko, przestrzegania praw człowieka oraz zasad odpowiedzialności społecznej i ładu korporacyjnego. W praktyce chodzi o to, aby wszelkie działania związane z ESG (Environmental, Social, Governance) nie były jedynie deklaracjami, a miały poparcie w danych. Wymóg raportowania ESG w pierwszej kolejności (za 2024 rok) obejmie jednostki zainteresowania publicznego, które dotychczas posiadały obowiązek raportowania niefinansowego zgodnie z dyrektywą NFRD. Jednak w perspektywie najbliższych lat dotyczyć ma nie tylko dużych spółek czy grup kapitałowych, ale też małych i średnich przedsiębiorstw. Nic więc dziwnego, że środowisko biznesowe już teraz weryfikuje swoje strategie zrównoważonego rozwoju i wdraża rozwiązania pozwalające na prowadzenie bardziej efektywnych działań. Branża HR jest niezwykle ważną częścią tej prośrodowiskowej układanki. W LeasingTeam Group wykorzystujemy najnowsze technologie i digitalizujemy procesy zarządzania zasobami ludzkimi, aby jeszcze skuteczniej wspierać przedsiębiorstwa w wypełnianiu ich społecznych zobowiązań.

– Nasi klienci, tak jak my, wiedzą, że wszystkie drogi rozwoju prowadzą w kierunku technologii. Praca ludzka nie tylko staje się coraz bardziej kosztowna, ale i deficytowa, dlatego firmy muszą dzisiaj na nowo odkryć HR za pomocą danych, sztucznej inteligencji i nowych sposobów pracy, aby zbudować siłę i znaleźć ścieżki do nowych możliwości – mówi Andżelika Majewska, wiceprezes LeasingTeam Group.

Witamy w cyfrowym świecie HR

Systemy HRM już od wielu lat usprawniają komunikację pomiędzy kadrami a pracownikami. Podstawą tego rodzaju oprogramowania jest centralna baza danych, zapewniająca firmie kompleksowy wgląd w sytuację kadrową. Korzystają z niego zarówno przedsiębiorstwa o średniej wielkości, jak i międzynarodowe korporacje. Większość HRMS oferuje moduły pozwalające na zarządzanie czasem pracy, wynagrodzeniami czy feedbackiem. W LeasingTeam poszliśmy o krok dalej i stworzyliśmy innowacyjną platformę nie tylko ułatwiającą pracę działów HR, ale też znacznie usprawniającą formalności po stronie pracowników i przynoszącą wymierne korzyści środowiskowe. TalentPoint to nasz autorski system do obsługi i automatyzacji procesów HR. W TalentPoint kwestionariusz osobowy i wszystkie oświadczenia pracownik wypełnia online w ciągu niespełna 10 minut, a umowa generowana jest automatycznie na podstawie wprowadzonych danych i podpisywania elektronicznie. Nasze oprogramowanie pozwala skrócić proces zatrudniania aż o 75%. Ponadto dzięki integracji poprzez API z używanym w firmie systemem kadrowym oraz ERP, można zoptymalizować procesy onboardingowe i kadrowo-płacowe, znacząco poprawiając efektywność operacyjną. Platforma umożliwia m.in szybki proces akceptacji i rozliczeń czasu pracy, zarządzanie urlopami i absencjami czy delegacjami. Możliwość załatwienia wszystkich formalności bez wychodzenia z domu przekłada się na ograniczenie dojazdów, a tym samym redukcję emisji gazów cieplarnianych. Z kolei wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i elektronicznych podpisów pozwala aż o 80% ograniczyć zużycie papieru wykorzystywanego do drukowania, nie mówiąc już o prądzie czy tonerach.

– Nowoczesne technologie rewolucjonizują nasze miejsce pracy. Z jednej strony digitalizacja i sztuczna inteligencja pojawiają się już w wielu procesach związanych z HR, a z drugiej  nadal działy kadr pracują na dokumentach papierowych, skanach i Excelach. Jestem przekonany, że nadszedł czas, abyśmy wszyscy mieli dostęp do narzędzi, które ułatwią nam codzienną pracę, uproszczą procesy i pozwolą skupić się na najistotniejszych zadaniach – mówi Marek Deręgowski, Dyrektor Zarządzający w TalentPoint.

Rekrutacje i praca zdalna

O pracy zdalnej najczęściej mówi się w kontekście wygody dla zatrudnionych oraz oszczędności, jakie daje przedsiębiorcom. Jednak już samo wdrożenie technologii umożliwiających pracę z domu, przynosi wymierne korzyści dla środowiska, choćby poprzez wspomniane już ograniczenie dojazdów. Ponadto smart working sprzyja równowadze między życiem zawodowym a prywatnym. Rekrutacje prowadzone online to z kolei duża szansa dla działów HR i agencji pracy na pozyskiwanie talentów z całego świata. Nowe technologie nie tylko ułatwiają procesy rekrutacyjne, ale również promują różnorodność i włączenie. Dzięki temu HR może aktywnie i efektywnie działać na rzecz eliminowania potencjalnych barier w miejscu pracy, co stanowi kluczowy element strategii ESG. Nowe technologie umożliwiają obiektywną ocenę kwalifikacji i kompetencji kandydatów, a algorytmy analizujące dane wspierają rekruterów w wyborze pracowników na podstawie ich umiejętności i doświadczenia, wyrównując szanse na rynku pracy.

Procesy HR wsparte AI

Kolejnym ważnym krokiem w kierunku realizacji celów zrównoważonego rozwoju może być wprowadzenie do procesów rekrutacyjnych sztucznej inteligencji. Algorytmy AI potrafią analizować ogromne ilości danych w celu identyfikacji kandydatów, którzy nie tylko posiadają odpowiednie kwalifikacje, ale także pasują do kultury organizacyjnej firmy. Jednak AI może również wzmacniać kompetencje pracowników działów HR. W ramach platformy TalentPoint oferujemy innowacyjną usługę wirtualnej asystentki HR. Talentina wykorzystuje zaawansowane algorytmy AI, aby wspierać specjalistów w codziennej pracy. Wersja beta posiada dostęp do wiedzy i aktualnych przepisów, co pozwala jej sprawnie odpowiadać na pytania z zakresu kadrowo-płacowego.

Technologia drogą do zrównoważonej przyszłości

Znaleźliśmy się w kluczowym momencie, w którym technologia stała się głównym sojusznikiem biznesu w realizacji strategii zrównoważonego rozwoju oraz integralną częścią pracy branży HR. Konieczność zajęcia się zmianami klimatycznymi pobudziła transformację, która choć dla wielu stanowi wyzwanie, to przede wszystkim powinna być traktowana jako ogromna szansa. Nowe technologie i digitalizacja procesów HR pozwalają skutecznie łączyć cele biznesowe z troską o planetę, tworząc tym samym harmonijną i zrównoważoną przyszłość.

– Poprzez nasze działania i inwestycje w nowe technologie nie tylko pomagamy klientom w realizacji ich celów środowiskowych, społecznych i związanych z zarządzaniem, ale również chcemy, aby czuli, że nasz zrównoważony rozwój jest częścią ich zmian. Od zawsze LeasingTeam bardzo mocno angażował się w etykę i prawa pracownicze, kultywując najwyższe wartości – podsumowuje Andżelika Majewska, wiceprezes LeasingTeam Group.

Twój PIT-11 za 2023 rok jest już dostępny. Pamiętaj! Pobranie PIT-u jest konieczne do przygotowania rozliczenia z Urzędem Skarbowym.

Zaloguj się na platformie TalentPoint i pobierz swój dokument już teraz.
 

Obsługa kadrowo-płacowa dotyczy wszelkich działań związanych z kadrami oraz płacami w danej firmie. Może być prowadzona zarówno przez dział wewnętrzny, jak i zewnętrzny, a zakres czynności zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Co jest korzystniejsze? Czy korzystanie z usług zewnętrznej firmy jest dobrym rozwiązaniem?

Czym jest obsługa kadrowo-płacowa?

To działania, które wykonywane są przez działy kadr i płac, księgowych lub zewnętrzne biura rachunkowe, ale też agencje pracy tymczasowej. Zakres jaki obejmuje obsługa kadrowo-płacowa jest bardzo duży i może dotyczyć praktycznie wszystkich aspektów pracy biurowo-księgowej w danej firmie. Do działów kadr i płac należy przede wszystkim zarządzanie potencjałem ludzkim firmy, a zatem dotyczy to wszystkich działań związanych z zatrudnianiem pracowników oraz wypłacaniem im wynagrodzeń.

Obsługa kadrowa i płacowa – czym się różnią?

Chociaż obsługa kadrowo-płacowa to zazwyczaj powiązane ze sobą działania, warto odróżniać działania kadr od działań płac. Jakie są różnice? W składzie działań kadrowych znaleźć można:

Z kolei dział płac w swoich czynnościach uwzględnia:

Obsługa kadrowo-płacowa jest często działaniem połączonym, dlatego zatrudnia się odpowiednich specjalistów, którzy w swoim zakresie obowiązków mogą mieć działania zarówno kadrowe, jak i płacowe.

Kadry i płace wewnątrz firmy czy outsourcing?

Każda firma, która chce, aby obsługa kadrowo-płacowa była wewnątrz firmy musi liczyć się z koniecznością zatrudnienia pracownika na etat, a co za tym idzie z wkładem finansowym.

Koszty te muszą uwzględniać nie tylko wynagrodzenie, ale też stworzenie i wyposażenie stanowiska pracy, np. w sprzęt komputerowy czy specjalistyczne oprogramowanie. Konieczne jest też comiesięczne wypłacanie pensji, ale też kierowanie pracownika na szkolenia i kursy, aby był na bieżąco z przepisami oraz potrafił zarządzać zasobami ludzkimi. W przypadku małych czy średnich przedsiębiorstw może wystarczyć jeden specjalista, który zajmie się obsługą całego działu. Co jednak w sytuacji, gdy pójdzie na urlop lub zwolnienie? Wtedy z pomocą przyjść może outsourcing kadr i płac. Jakie są jego zalety?

Kiedy jeszcze warto skorzystać z outsourcingu? Przede wszystkim, kiedy pojawia się konieczność zatrudnienia dużej ilości pracowników. Praca tymczasowa wiąże się często z szukaniem kandydatów do prac na czas określony, a tym samym ze zwiększeniem nakładu pracy działu kadr i płac. W przypadku pracowników, którzy pojawią się w firmie tymczasowo, zatrudnianie dodatkowego pracownika do obsługi kadrowo-płacowej może nie być opłacalne. Z kolei zatrudniony już specjalista ds. kadr i płac może mieć nadmiar obowiązków związany z zarządzaniem dokumentacją nowych pracowników. Istotne jest, że oprócz dokumentacji obsługa kadrowo-płacowa to również procesy rekrutacyjne, które mogą być czasochłonne i wiązać się z dodatkowym nakładem pracy.

Agencje pracy tymczasowej oferują pełen zakres usług kadrowo-płacowych i odciążają przedsiębiorców w procesach rekrutacyjnych oraz wszelkich formalnościach związanych
z zatrudnianiem pracowników. Skorzystaj z profesjonalnej obsługi kadrowo-płącowej.

Grupa LeasingTeam startuje z cyfrowym systemem obsługi HR – platformą TalentPoint. Jest to autorskie rozwiązanie w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, które zbudowane zostało w oparciu o kilkunastoletnie doświadczenie Grupy na rynku HR. Jednocześnie TalentPoint stanowi kolejny krok LeasingTeam Group w kierunku sukcesywnie realizowanej transformacji cyfrowej.

Po dokładnej analizie biznesowej, wykorzystującej metodologię customer development zdiagnozowane zostały problemy, które najczęściej towarzyszą pracownikom i klientom i są najbardziej czasochłonne do rozwiązania. Dzięki tym badaniom udało się stworzyć narzędzie przede wszystkim funkcjonalne i wychodzące naprzeciw tym potrzebom.

– Platformę TalentPoint budowaliśmy w oparciu o wszechstronną analizę potrzeb biznesowych, dogłębną dekonstrukcję istniejących procesów oraz wywiady z użytkownikami. Jej rozwojowi cały czas przyświeca chęć znalezienia rozwiązań realnych, dobrze rozpoznanych problemów. Na całym świecie rozwój oprogramowania HR jest bardzo dynamiczny i wierzymy, że stajemy do walki o klienta bez kompleksów, a nasze oprogramowanie może odegrać istotną rolę na wymagającym polskim rynku. Dużo uwagi poświęciliśmy na przykład kwestii user experience – tak, by platforma była jak najbardziej intuicyjna i prowadziła użytkowników „za rękę” przez jej poszczególne etapy działań i skomplikowane procesy. Chcemy konkurować również jakością i szybkością obsługi technicznej platformy oraz całościowym podejściem do digitalizacji procesów HR – mówi Marek Deręgowski, Business Development Director z IT LeasingTeam, spółki odpowiedzialnej za realizację TalentPoint.

Podstawowe funkcjonalności TalentPoint

TalentPoint to narzędzie o szerokiej użyteczności – poprzez swoją architekturę oraz stworzone API może współpracować z wieloma systemami ERP oraz kadrowo-płacowymi, obejmuje wszystkie grupy pracowników, dzięki czemu korzystanie z tej platformy jest niezwykle proste i przynosi wiele korzyści dla firmy. Dzięki TalentPoint każdy pracownik zaoszczędzi czas na formalnościach, np. podpisze umowę online a także samodzielnie rozliczy godziny pracy. Dodatkowo będzie mógł polecić znajomych do pracy i otrzymać za to adekwatne, z góry określone, wynagrodzenie. Platforma usprawnia także proces przekazywania wynagrodzeń, daje wgląd w podstawowe bieżące informacje (liczbę dni urlopowych, paski wynagrodzeń, podległości służbowe). Do końca roku twórcy chcą wdrożyć m.in. moduły związane z delegacjami, zaświadczeniami dla pracowników oraz dodatkowymi raportami analitycznymi. Planują także kolejne integracje z systemami klientów Grupy, co pozwoli na automatyzację wymiany danych.

Strategia transformacji cyfrowej

TalentPoint to kolejny krok Grupy LeasingTeam w kierunku transformacji cyfrowej. Pierwszym było wdrożenie zintegrowanej platformy administracyjnej, co pozwoliło na usprawnienie obiegu dokumentów oraz komunikacji między pracownikami.

– Zanim zdecydowaliśmy się na autorską platformę, analizowaliśmy dostępne narzędzia – każde z nich wymagałoby czaso- i pracochłonnego przekształcenia pod nasze potrzeby, a jednocześnie uniemożliwiałoby szybkie reagowanie na nowe wymagania klientów i pracowników. Wraz z rozwojem Grupy LeasingTeam pojawiła się oczywista konieczność ewolucji rozwiązań w obszarze IT. W ramach strategii transformacji cyfrowej planujemy digitalizację kolejnych procesów biznesowych i tworzenie nowych narzędzi. Oprogramowanie w firmach z każdego obszaru gospodarki odgrywa kluczową rolę, dlatego podjęliśmy decyzję o zbudowaniu własnego zespołu deweloperskiego, co pozwoli nam w dłuższej perspektywie zrealizować zakładane cele i powiększyć przewagę konkurencyjną – mówi Andżelika Majewska, wiceprezes LeasingTeam.

Co ciekawe, motorem działań LeasingTeam Group była pandemia, która nadała tempa działaniom wdrożeniowym, bo pokazała, jak ważne są nowoczesne rozwiązania online w branży HR, szczególnie jeśli mogą elastycznie odpowiadać na potrzeby konkretnych organizacji, jak to się dzieje w przypadku TalentPoint.

TalentPoint stworzony został na bazie wieloletniej praktyki LeasingTeam Group w obszarze HR, zarówno pod kątem systemów informatycznych, jak i praktycznej obsługi projektów HR. Szeroki charakter tych doświadczeń umożliwił opracowanie narzędzia dla szerokiego grona odbiorców. Rozwijana i udoskonalana od dłuższego czasu platforma pozwoli na bardziej efektywną pracę poprzez automatyzację wielu procesów i ułatwi przez to osiąganie zamierzonych celów każdej firmy. System jest i będzie cały czas rozwijany, ale TalentPoint jest już gotowy do użytku. – Po wstępnych prezentacjach systemu, mamy bardzo pozytywny feedback oraz pierwszych kilku zainteresowanych klientów kompleksową digitalizacją procesów HR – mówi Marek Deręgowski, Bisuness Development Director w IT LeasingTeam.

Według raportu Światowego Forum Ekonomicznego dotyczącego przyszłości miejsc pracy, do 2025 r. aż 50% wszystkich pracowników będzie wymagało przekwalifikowania. Czy branży handlowej też to dotyczy i z czego to wynika?

Branża handlowa, podobnie jak wiele innych, automatyzuje pracę, co nieuchronnie pociąga za sobą konieczność likwidacji lub ograniczania części stanowisk pracy. Najszybciej zmniejszona zostanie liczba wakatów na kasjerów. Ten trend obserwujemy już od pewnego czasu, jednak pandemia zdecydowanie przyspieszyła cały proces. Większość właścicieli marketów oraz dyskontów podjęła natychmiastową decyzję, by wyposażyć sklepy w kasy samoobsługowe. Wraz z nimi powstała jednak potrzeba zatrudnienia nowych osób lub przekwalifikowania obecnych pracowników, którzy będą czuwali nad kasami i pomagali klientom w dokonywaniu zakupów.

Kolejnym wyzwaniem dla tradycyjnej branży handlowej jest rozwijający się e-commerce. Pandemia mocno wpłynęła na przyzwyczajenia zakupowe Polaków. Zostaliśmy poniekąd zmuszeni do zakupów w internecie i jestem przekonana, że wielu z nas taka forma się spodobała i przy niej pozostanie. E-commerce na pewno wchłonie część pracowników tradycyjnej branży handlowej, którzy po małym przekwalifikowaniu będą dobrymi pracownikami.

W mojej ocenie ogólna liczba dostępnych wakatów w branży handlowej nie powinna więc drastycznie spaść, ale na pewno będą przetasowania między stanowiskami i zadaniami. Wprawdzie Amazon z sukcesem eksperymentuje ze sklepami, które nie mają w ogóle obsługi klienta, jednak ich wprowadzenie na rynek na szerszą skalę to jeszcze kwestia wielu lat, a np. zaopatrzenie takiego sklepu również wiąże się z pracą człowieka.

W handlu też postępuje automatyzacja w postaci wstawiania do sklepów kas samoobsługowych. Czy ich upowszechnienie może poważnie zagrozić kasjerkom/sprzedawcom?

Stanowisko kasjera już od dłuższego czasu znajduje się na liście „zagrożonych” zniknięciem z rynku pracy. Rzeczywiście notujemy obecnie coraz mniejsze zapotrzebowanie na to stanowisko, co obserwujemy wśród klientów, ale też potwierdzają statystyki, np. badanie Grant Thornton i Element pokazuje, że w styczniu 2021 roku zapotrzebowanie na kasjerów spadło o 42% względem stycznia 2020. Zdecydowanie głównym powodem takiego stanu rzeczy jest upowszechnienie kas samoobsługowych. Automatyzacja najmocniej widoczna będzie w większych sklepach, gdzie kasy samoobsługowe mają ekonomiczną rację bytu. Mniejsze sklepy osiedlowe nie zdecydują się w najbliższym czasie na taką inwestycję.

Stanowisko kasjera będzie ewoluowało w kierunku obsługi klienta – wsparcia podczas zakupów czy kontaktu z klientem w przypadku e-commerce. Na ten moment trudno jednak wyobrazić sobie sklepów spożywczych bez kasjerów. Dlaczego? Seniorzy zdecydowanie chętniej korzystają z tradycyjnych kas, a gotówkowe rozliczenia są u nas nadal dosyć popularne.

Nie wszystkie czynności da się zastąpić przez maszyny. Jakie pracownicy handlu powinni rozwijać kluczowe kompetencje, aby obronić swe miejsca pracy?

Raport Światowego Forum Ekonomicznego zaprezentował spis najważniejszych kompetencji, pożądanych w zmieniających się realiach rynku:

1. Analityczne myślenie i innowacje
2. Aktywne uczenie się i strategie uczenia się
3. Rozwiązywanie złożonych problemów
4. Krytyczne myślenie i analiza
5. Kreatywność, oryginalność i pomysłowość
6. Przywództwo i oddziaływanie społeczne
7. Korzystanie z technologii, monitoring i kontrola
8. Projektowanie technologii i programowanie
9. Odporność, umiejętność radzenia sobie ze stresem, elastyczność
10. Wnioskowanie, rozwiązywanie problemów i tworzenie idei

Pracownicy fizyczni, w tym kasjerzy, którzy zostaną wyparci przez automatyzację będą musieli odnaleźć się w nowych realiach i podnieść swoje kompetencje do zarządzania takowymi systemami i wykorzystać swoje dotychczasowe doświadczenie do bycia wsparciem w nowych procesach. Alternatywnym rozwiązaniem jest przebranżowienie w kierunku zawodów, które nie zostały tak poważnie dotknięte automatyzacją, a są dla nich pokrewne, jak np. obsługa klienta.

Czy szeroko pojęty handel uporał się już z brakiem rąk do pracy czy wciąż brakuje wykwalifikowanych pracowników?

Biorąc pod uwagę sytuację demograficzną w Polsce, problem braku rąk do pracy będzie się tylko powiększał. Okres pandemii i zamknięcie innych branż spowodowały wprawdzie chwilowy napływ chętnych do pracy w handlu, jednak trwało to dosłownie kilka miesięcy. Obecnie sytuacja wróciła do tej sprzed pandemii – szczególnie brakuje pracowników niższego szczebla a firmy borykają się ze sporą rotacją. Nie dziwi zatem fakt, że sklepy inwestują w automatyzację.

Osoby z jakimi cechami/kwalifikacjami najlepiej sprawdzą się w handlu, np. w sklepie spożywczym?

Wszystko uzależnione jest od obowiązków danej osoby. Czy będzie wyłącznie kasjerem, czy również w jej zakres odpowiedzialności wejdzie np. wykładanie towaru, dbanie o porządek w sklepie, odbieranie dostaw, itp. W wielu dyskontach te funkcje łączy jedna osoba. W pracy w sklepie spożywczym na pewno niezbędna jest tężyzna fizyczna oraz chęć pracy zmianowej, jednak kluczowe są kompetencje miękkie takie jak otwartość, cierpliwość do klienta, optymizm i uśmiech, a nierzadko umiejętność rozwiązywania konfliktów. Kwalifikacji twardych, jak np. obsługa kasy, zarządzanie dostawami, itp. można się z czasem nauczyć, choć jeśli dany kandydat ma w tym zakresie wiedzę i doświadczenie, na pewno jest atrakcyjniejszy w oczach pracodawcy.

Handel szczególnie FMCG, to nie jest wdzięczna i łatwa praca. Nie tylko automatyzacja powoduje, że część osób nie chce pracować w handlu. Jakie są największe obawy pracowników związane z pracą w handlu i jak pracodawca może temu zaradzić?

W mojej ocenie rozwój automatyzacji nie wpływa znacząco na decyzję kandydata o poszukiwaniu pracy w handlu, a ściślej w sklepie. Pracownicy obawiają się głównie nadmiernej eksploatacji fizycznej (odbieranie dostaw, przenoszenie i wykładanie towaru, itp.) oraz pracy zmianowej i w soboty. O ile na drugi czynnik pracodawca nie ma wpływu – taka jest specyfika branży, o tyle na pierwszy ma i to znaczący. Kluczowe jest umiejętne zarządzanie ludźmi i zadaniami, regularne rotowanie pracownikami na poszczególnych stanowiskach. O to wszystko powinien zadbać kierownik sklepu. Z naszych obserwacji wynika, że to od jego podejścia zależy rotacja lub jej w sklepie.

2019 rok obfitował w wiele zmian w zakresie przepisów kadrowo płacowych. Dla pracodawców największym problemem było narzucone przez ustawodawcę tempo ich wprowadzania. Przedsiębiorstwa miały ograniczony czas, aby dostosować się do nowo ustanowionych regulacji, co punktowo zwiększało obciążenie wewnętrznych działów kadr. Na 2020 rok nie ma jeszcze oficjalnie potwierdzonych zmian, ale media już o nich spekulują, m.in. o pełnym ozusowaniu wszystkich umów zleceń czy wcześniejszej emeryturze, po 35 latach pracy.

Najważniejsze zmiany w 2019

Istotną zmianą była ulga dla młodych podatników, czyli zwolnienie z podatku dochodowego osób do 26. roku życia. Przekłada się to wprost na wyższe zarobki młodych ludzi, nie zwiększając obciążeń przedsiębiorstw. W połączeniu z powstawaniem coraz większej liczby miejsc pracy oferujących elastyczny czas i formy zatrudnienia, daje to szansę na mobilizację najmłodszych pracowników, którzy, na tle Europy, są jednymi z najmniej aktywnych zawodowo. Przy sporym deficycie pracowników na rynku pracy, ta zmiana może okazać się korzystnym dla wszystkich rozwiązaniem.

– Z naszych obserwacji wynika, że w ostatnich miesiącach młodzi faktycznie są pozytywniej nastawieni i zmobilizowani do podjęcia aktywności zawodowej, szczególnie studenci, u których kwota brutto równa jest netto. Coraz więcej z nich korzysta z elastycznych form zatrudnienia: pracy tymczasowej, umów zleceń, które ułatwiają połączenie nauki z pracą i wolnym czasem, a także pozwalają na zweryfikowanie atrakcyjności danego stanowiska czy firmy – mówi Anna Jurkiewicz, Regionalny Kierownik ds. Outsourcingu z agencji doradztwa personalnego LeasingTeam Professional.

Korzystnymi zmianami dla pracowników, nie obciążającymi pracodawców, było obniżenie stawki podatku dochodowego dla I progu dochodów (do 85 528 zł rocznie) z 18% na 17% oraz podwyższenie kosztów uzyskania przychodu do 250 zł/mies. (wcześniej 111,25 zł) i do 300 zł/mies. dla dojeżdżających (wcześniej 139,06 zł). Obie zmiany w efekcie zwiększyły kwoty wypłat pracowniczych. Jedynym aspektem kładącym cień na nowelizację ustawy było tempo jej wprowadzenia. Pracodawcy mieli bardzo mało czasu na wdrożenie zmian, czyli np. aktualizację lub zakup nowego oprogramowania kadrowo-płacowego.

Kolejna zmiana to wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), czyli systemowego gromadzenia oszczędności dla pracowników. Na zakłady pracy ustawodawca nałożył obowiązek podpisania umowy o prowadzenie PPK a co za tym idzie, przekazywania wpłat do instytucji finansowej mającej zabezpieczać środki emerytalne dla pracujących obywateli. Udział w PPK wiąże się z dodatkowym kosztem dla pracodawcy oraz niższą wypłatą netto dla pracownika. Pierwszy zobowiązany jest do wpłat do PPK min. 1,5% wynagrodzenia pracownika, drugi – min. 2% swojej pensji).

– Z PPK wiąże się duża ilość dodatkowych obowiązków płacowo-administracyjnych. Obserwujemy, że nawet duże firmy mają z tym często kłopot, a w 2020 roku ten sam obowiązek będą miały średnie firmy, w których działy kadrowo-płacowe nie są często tak liczne jak w firmach dużych – komentuje Monika Rutowska, kierownik sekcji Działu Kadr i Płac w LeasingTeam.

Wśród nowych regulacji warto wspomnieć też o ochronie wierzytelności wynagrodzenia. Zmiana ta dotyczy zleceniobiorców. Jeśli wynagrodzenie za czynności zlecone stanowi jedyne źródło ich dochodów i ma charakter cykliczny, zleceniodawca musi zastosować ograniczenie kwoty wolnej od potrąceń, co oznacza niższy zysk pracownika.

W 2019 wprowadzono także kilka innych zmian, mających jednak znacznie mniejszy wpływ na rynek pracy. Pracodawca został upoważniony do żądania od pracownika wskazania numeru konta bankowego do wypłaty wynagrodzenia, choć na wniosek pracownika może on także otrzymywać wynagrodzenie w gotówce. Dla umów zawartych od 01.01.2019 ustanowiono konieczność 10-letniego czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Wprowadzono zmiany w prowadzeniu akt osobowych (część A, B,C i D). Telepraca stała się teoretycznie możliwa dla każdego pracownika – niezależnie od zapisów w regulaminach przedsiębiorstw, każdy może złożyć wniosek o pracę zdalną, jednak pracodawca nie ma obowiązku wyrażenia zgody, ani zmiany zasad organizacji pracy. W zakresie BHP – szkolenie okresowe dla pracownika administracyjno-biurowego nie jest wymagane, jeżeli rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajduje się w nie wyższej niż III kategorii ryzyka, chyba że z oceny ryzyka zawodowego wynika, że jest to konieczne.

Prognozy kadrowo-płacowe na 2020 rok

Nie sposób precyzyjnie przewidzieć co przyniesie rok 2020, jednak rząd polski już zapowiada nowelizację wybranych punktów Kodeksu Pracy, np. w zakresie czasu pracy czy typu umów. Do 2022 roku polskie prawo pracy musi też dostosować się do 2 dyrektyw unijnych: w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy (np. modyfikacji będą musiały ulec zasady zatrudniania na okres próbny), o godzeniu obowiązków zawodowych i rodzinnych (obowiązek zapewnienia min. 2 miesięcy urlopu rodzicielskiego do wykorzystania wyłącznie dla ojców). Na ten moment nie znamy dokładnych założeń zmian, jednak na podstawie ogólnych sugestii rządu, można wskazać 2 obszary, które z dużym prawdopodobieństwem będą podlegały pracy w najbliższym czasie.

Najczęściej pojawiającym się tematem jest kwestia bardziej szczegółowego uregulowania zatrudnienia na umowach cywilnych, samozatrudnienia czy pracy za pośrednictwem platform typu Uber (w ostatnim przypadku regulacje należy stworzyć od podstaw). W każdym przypadku w dużej mierze chodzi o uszczelnienie wpłat na system ubezpieczeń społecznych, np. już zapowiedziano naliczanie składek ZUS od każdej umowy zlecenie. Zarówno z punktu widzenia pracodawców jak i pracowników nie jest to zmiana korzystna – podniesie koszty pracy w przedsiębiorstwach oraz wpłynie na obniżkę dotychczasowych wynagrodzeń netto. Można się zatem spodziewać, że w efekcie zniechęci firmy do stosowania elastycznych form zatrudnienia, a przez to wymusi restrukturyzacje i zmniejszenie liczby zatrudnianych osób.

Kolejną, zasadniczą zmianą w 2020 roku ma być wcześniejsza emerytura, możliwa już w wieku 53 lat dla kobiet i 58 dla mężczyzn. Istotnym elementem wcześniejszego korzystania ze świadczeń emerytalnych ma być staż pracy, który przyszły emeryt będzie musiał umiejętnie przeliczyć i przekazać tę informację do ZUS. Pracodawcy oceniają tę propozycję zmiany bardzo negatywnie, ponieważ w zauważalny sposób ograniczy ona dostęp do pracowników na rynku, który już jest niezwykle niski, a dodatkowo znacznie obniży wartość wypłacanych świadczeń dla emerytów (mniejsza liczba lat pracy = niższa wartość odprowadzonych składek = niższe świadczenie).

– Trudno przewidzieć co przyniesie nam rok 2020, jednak 2019 pokazał, że należy spodziewać się niespodziewanego. Do podobnych wniosków zdają się dochodzić przedsiębiorcy. Coraz częściej zwracają się do nas z zapytaniem o outsourcing usług kadrowo-płacowych. To faktycznie optymalne rozwiązanie, gdyż odpowiedzialność za śledzenie zmian, ich szybkie wprowadzanie, aktualizacje narzędzi kadrowych spoczywa na wykonawcy usługi. To nie do przecenienia, zwłaszcza w obliczu trudnych i niespodziewanych okoliczności, z którymi wyspecjalizowane zewnętrzne firmy potrafią sobie zdecydowanie sprawniej poradzić – komentuje Monika Rutowska, kierownik sekcji Działu Kadr i Płac w LeasingTeam.