Nieodpowiednie dobranie długości bądź częstotliwości urlopu

Każdy człowiek jest inny – jeden potrzebuje dużo czasu, by zacząć realny odpoczynek, a drugi już po zamknięciu drzwi biura zapomina o wszystkich tematach służbowych i jest zrelaksowany. To, którym typem osoby jesteś, powinno mieć wpływ na sposób, w jaki planujesz urlop. Choć Kodeks pracy stanowi, że pracownik w ciągu roku powinien mieć przynajmniej jeden urlop wypoczynkowy wynoszący min. 14 dni kalendarzowych pod rząd, nie każdy odnajduje się w tym modelu. Mowa głównie o osobach preferujących krótsze, ale częstsze urlopy, np. tygodniowy odpoczynek co kwartał. Najnowsze badania Eurostatu (2024) pokazują, że osoby korzystające z więcej niż trzech krótkich urlopów rocznie zgłaszają średnio 18% wyższy poziom regeneracji niż ci, którzy wybierają tylko jeden dłuższy wyjazd.

Niewłaściwe przygotowanie do urlopu

Czy można na 100% przygotować firmę i zespół na swój urlop, szczególnie dłuższy? Na pewno nie, ale warto spróbować zbliżyć się do sytuacji idealnej. W jaki sposób?

Według raportu Deloitte „Well-being at Work 2023”, osoby dobrze przygotowane do urlopu odczuwają o 30% mniejszy stres powrotu do pracy niż ci, którzy urlop zaczynają z zaległościami.

Włączony tryb stand-by

Udało się – tematy zamknięte, walizka spakowana, ruszamy… Aż tu nagle odzywa się telefon. Odbierzesz czy nie?

Według badania Digital Poland i SW Research (2024), tylko 10% Polaków całkowicie odcina się od urządzeń mobilnych na wakacjach, natomiast aż 47% sprawdza służbową skrzynkę e-mailową co najmniej raz dziennie. To poważny problem – eksperci zwracają uwagę, że nawet krótkie kontakty z pracą w trakcie urlopu aktywują stres i utrudniają regenerację.

Choć komórka stała się przedłużeniem ręki człowieka, warto zastanowić się, czy w trakcie urlopu nie zaaplikować sobie odpoczynku w trybie offline – bez zbędnych telefonów i SMS czy codziennego wchodzenia na profile społecznościowe. Wielu ekspertów podkreśla, że wówczas ciało i umysł szybciej się regenerują, a Ty dużo bardziej wypoczywasz. Zastosuj cyfrowy detoks: wycisz powiadomienia, ustaw autorespondera, przekaż telefon służbowy współpracownikowi. Odetnij się, by naprawdę wypocząć.

Nieodpowiedni dobór wypoczynku

Istnieje w ogóle coś takiego jak nieodpowiedni wypoczynek? Okazuje się, że tak. Wyobraźmy sobie kogoś, kto żyje w biegu i stresie, nie ma na nic czasu, wyznaje zasadę, że „wyśpi się po śmierci”. Czy dla takiej osoby wypoczynek w stylu 5 krajów w 5 dni będzie odpowiedni?

Niekoniecznie – organizm potrzebuje spokoju, snu, powtarzalności, a podczas tak ekstremalnego urlopu organizm nawet na chwilę nie zwolni. Eksperci promują dziś model slow travel, w którym planujemy mniej, a doświadczamy więcej – lokalnie, bez presji. Z badań Sleep Foundation (2024) wynika, że brak głębokiego snu i przeciążenie bodźcami podczas urlopu powoduje, że aż 38% osób wraca z wakacji bardziej zmęczona niż przed nimi.

Zbyt „agresywny” powrót do pracy

Kiedy najlepiej wrócić do pracy? Następnego dnia po przylocie z wakacji? Kilka dni później?

Wg psychologów, kluczowe są 2–3 dni bufora między urlopem a pracą – szczególnie przy powrocie z dalekich stref czasowych. Interesującą koncepcją jest powrót do pracy w piątek. Dlaczego? Jest to ostatni dzień tygodnia, który z jednej strony da Ci czas na wyczyszczenie skrzynki e-mail i załatwienie najpilniejszych tematów, z drugiej – da Ci jeszcze 2 dni wolnego (weekend). Tym samym dawkujesz sobie powrót do pracy, a nowy tydzień zaczynasz z czystym kontem. Brzmi dobrze? 

W 2023 roku McKinsey opublikował dane, z których wynika, że osoby, które wracają z urlopu w środku tygodnia lub w piątek, mają o 25% wyższe poczucie gotowości do działania niż ci, którzy rzucają się w wir pracy w poniedziałek o 9:00.

Niezależnie od tego, czy tegoroczny urlop masz jeszcze przed sobą, czy też myślisz już o przyszłorocznych wakacjach, sprawdź, czy nie popełniasz wymienionych przez nas błędów. Znalazłeś podobieństwa? Spróbuj je wyeliminować i przetestuj inne podejście – bardziej dopasowane do Twoich rzeczywistych potrzeb regeneracyjnych.

12 czerwca 2025 r. w warszawskim centrum konferencyjnym Diuna Business Park odbyło się pierwsze spotkanie z nowej serii wydarzeń branżowych HR Makes a Difference, zainicjowane przez LeasingTeam Group. Naszym celem było zorganizowanie wydarzenia, które łączy rzetelną wiedzę z praktycznymi narzędziami i doświadczeniem ekspertów, którzy nie tylko znają temat, ale też codziennie mierzą się z jego wyzwaniami. 

Jak zatrudniać skutecznie, gdy wszystko wokół się zmienia. 

Niepewność rynkowa, fluktuacja pracowników, dynamiczny rozwój technologii, presja płacowa wszystko to sprawia, że dzisiejszy HR to nie tylko miękkie kompetencje, ale przede wszystkim zręczne nawigowanie po świecie nieustannych zmian. Firmy, które chcą rosnąć powinny teraz zatrudniać mądrzej, nie więcej. Jak zatem zbudować strategię zatrudnienia, która naprawdę działa? Temu zagadnieniu poświęciliśmy pierwsze spotkanie. 

Trzy wystąpienia, jeden kierunek: skuteczna rekrutacja. 

Podczas wydarzenia zaproszeni prelegenci przedstawili różne perspektywy budowana skutecznych strategii zatrudnienia wraz z konkretnymi sposobami działania. Wspólnie pokazali, że skuteczny HR to połączenie analizy danych, elastyczności i odwagi w podejmowaniu decyzji. 

Agnieszka Ciećwierz (CEO SIGMUND Polska), autorka książki „Rekrutacja oparta na kompetencjach. Znajdź i rozwijaj idealnego pracownika”, skupiła się na roli kompetencji w nowoczesnych organizacjach. Pokazała, jak efektywnie je mapować, jak dobierać właściwe narzędzia rozwojowe oraz dlaczego inwestowanie w reskilling i upskilling pracowników przestało być opcją, a stało się strategiczną koniecznością. 

Justyna Gosk (LeasingTeam Group) przybliżyła temat elastycznych modeli zatrudnienia jako odpowiedzi na zmienność rynku. W swoim wystąpieniu wyjaśniła, jak organizacje mogą skutecznie reagować na sezonowość, kiedy warto korzystać z outsourcingu procesów HR, a kiedy lepiej postawić na budowę wewnętrznych zespołów wspierających pracowników tymczasowych. 

Tomasz Borowiecki i Paweł Kubaszewski (LeasingTeam Professional) spojrzeli na proces rekrutacji z dwóch stron – operacyjnej i psychologicznej. Podzielili się przykładami tego, jak usprawniać rekrutację, by była nie tylko szybsza i efektywniejsza, ale także skutecznie przyciągała i zatrzymywała talenty. Zwrócili też uwagę na sposób, w jaki kandydaci podejmują decyzje i jak tę wiedzę wykorzystać do budowania bardziej przekonujących procesów. 

Rozpoczęliśmy rozmowę, którą chcemy kontynuować. 

HR Makes a Difference to dla nas nie tylko pojedyncze wydarzenie, ale start serii regularnych spotkań offline i online z praktykami HR, rekruterami i liderami biznesu, którzy chcą wzajemnie się inspirować, dzielić się wiedzą i kształtować przyszłość HR. Wierzymy, że wspólnie tworzymy środowisko, w którym HR naprawdę robi różnicę. Dziękujemy wszystkim za obecność i zapraszamy na kolejne spotkanie. Zapisz się na newsletter lub obserwuj nasz profil na LinkedIn, żeby być na bieżąco z naszymi inicjatywami.

Zobacz relację z wydarzenia HR Makes a Difference, które odbyło się 12 czerwca 2025 r.

ESG na agendzie firm 

ESG, czyli odpowiedzialne zarządzanie organizacją z uwzględnieniem aspektów środowiskowych (E), społecznych (S) i ładu korporacyjnego (G), zyskuje na znaczeniu w strategicznym zarządzaniu biznesem. Dobrze zaimplementowane inicjatywy ESG nie tylko pozytywnie wpływają na otoczenie i środowisko, ale przede wszystkim budują zaufanie pracowników, kandydatów, klientów i inwestorów. 

W LeasingTeam Group, mając świadomość rosnącej wagi zrównoważonego rozwoju i wpisując go w nasze firmowe DNA, ponownie – wspólnie z TalentPoint oraz agencją badawczą ARC Rynek i Opinia – realizujemy badanie, które pozwoli uchwycić aktualny „puls” sustainability w polskich organizacjach. Tak jak w pierwszej edycji, patronat instytucjonalny nad badaniem objęło Forum Odpowiedzialnego Biznesu. 

Co sprawdzimy w II edycji badania? 

Tegoroczna edycja badania pomoże odpowiedzieć m.in. na pytania: 

🔍 Jaką rolę pełni zrównoważony rozwój w strategiach firm i jakie trudności pojawiają się przy jego wdrażaniu? 
🌿 Jakie konkretne działania ESG są realizowane w organizacjach — czy są efektem obowiązków regulacyjnych, czy świadomej strategii i misji firm? 
📊 W jaki sposób nowoczesne rozwiązania #worktech wspierają realizację celów zrównoważonego rozwoju w przedsiębiorstwach? 

Dlaczego warto wziąć udział?

Udział w drugiej edycji badania to szansa na poznanie aktualnego obrazu wdrażania ESG w polskich firmach oraz na porównanie doświadczeń własnej organizacji z innymi podmiotami z rynku. Przy tej okazji warto również sięgnąć do raportu z I edycji badania, który pokazuje, jak kształtowało się podejście do zrównoważonego rozwoju w Polsce rok temu. Raport dostępny jest tutaj: Czy firmy w Polsce dbają o zrównoważony rozwój?

Do kogo kierujemy badanie? 

Zapraszamy do udziału wszystkie osoby odpowiedzialne za kwestie ESG, CSR, zarządzania zasobami ludzkimi, a także osoby zarządzające organizacjami, które kształtują polityki odpowiedzialnego biznesu w Polsce. 

Wyniki badania “Czy firmy w Polsce dbają o zrównoważony rozwój” zostaną zaprezentowane w obszernym raporcie, wzbogaconym komentarzami ekspertek i ekspertów. Premiera raportu zaplanowana jest na drugą połowę września 2025 roku. 

Weź udział i wypełnij ankietę tutaj.

Twoja opinia naprawdę ma znaczenie. Pomóż nam lepiej zrozumieć, jak w praktyce wygląda krajobraz ESG w Polsce w 2025 roku. Na wypełnienie ankiety wystarczy poświęcić około 5-10 minut. Badanie trwa do 25 czerwca. 

Executive Search – strategia rekrutacji w świecie przywództwa

Executive Search, czyli headhunting, to znacznie więcej niż rekrutacja – to misja pozyskiwania liderów, którzy nie szukają pracy, lecz stanowią niedostępny potencjał ukryty głęboko w strukturach rynkowych. W tej usłudze nie chodzi o publikowanie ogłoszeń – chodzi o lokalizowanie i aktywne zainteresowanie wyjątkowych profesjonalistów ofertą, która może zmienić kierunek ich kariery i przyszłość firmy-klienta.

Proces ten ma szczególne znaczenie przy obsadzaniu kluczowych stanowisk kierowniczych, zarządczych i eksperckich, gdzie nietrafiona decyzja może kosztować miliony. Jak pokazuje raport Deloitte (2023), niewłaściwy wybór lidera może obniżyć produktywność działu nawet o 30%, podczas gdy trafna decyzja może podnieść efektywność całej organizacji.

Jak wygląda proces Executive Search?

Choć podejście różni się w zależności od branży i potrzeb klienta, można wyodrębnić sześć kluczowych etapów procesu headhuntingowego:

  1. Definicja profilu idealnego kandydata – szczegółowe zrozumienie kompetencji, doświadczenia i cech osobowościowych, jakich oczekuje klient.
  2. Opracowanie strategii poszukiwań – identyfikacja firm docelowych, potencjalnych kanałów i narzędzi dotarcia do kandydatów.
  3. Research i wstępna selekcja – stworzenie listy potencjalnych kandydatów na podstawie analizy rynku i dostępnych źródeł.
  4. Nawiązanie kontaktu z kandydatami – subtelne i profesjonalne zbadanie gotowości na zmianę miejsca pracy.
  5. Ocena kandydatów – pogłębione wywiady, testy kompetencyjne, badania psychometryczne lub referencyjne.
  6. Prezentacja shortlisty klientowi – rekomendacja kandydatów o najwyższym potencjale do rozmów finalnych.

Gdzie szukamy liderów?

Pozyskiwanie talentów metodą Executive Search wymaga wyjścia poza standardowe ogłoszenia. Headhunterzy korzystają z:

Dlaczego warto zainwestować w Executive Search?

Według raportu Korn Ferry (2022), aż 65% firm korzystających z usług headhunterskich odnotowało wzrost efektywności zarządczej w ciągu 12 miesięcy od zatrudnienia. Oto główne korzyści współpracy z profesjonalną agencją Executive Search:

Czym różni się headhunting od poachingu?

Choć obie metody opierają się na aktywnym dotarciu do kandydata, mają odmienne cele i etykę działania. Headhunting polega na znalezieniu najlepszego możliwego kandydata na podstawie zdefiniowanego profilu – bez konkretnego wskazania przez klienta. Z kolei poaching to działanie na życzenie klienta, który chce „przejąć” konkretnego pracownika, często z firmy konkurencyjnej. To forma agresywnej strategii rekrutacyjnej, która wymaga szczególnej delikatności i znajomości rynku.

Executive Search to dziś nie luksus, lecz konieczność dla firm, które chcą skutecznie walczyć o najlepszych ludzi w warunkach niedoboru talentów. To usługa szyta na miarę, łącząca analitykę, empatię, wiedzę branżową i strategiczne myślenie. Wybierając sprawdzonego partnera, organizacje zyskują nie tylko pracownika, ale i nową przewagę.

Źródła:

  1. Association of Executive Search and Leadership Consultants (AESC), Global Executive Talent Outlook 2023, https://www.aesc.org/insights/thought-leadership/global-executive-talent-outlook-2023
  2. Deloitte, Global Human Capital Trends 2023, s. 42–43, https://www2.deloitte.com/insights/us/en/focus/human-capital-trends/2023.html
  3. Korn Ferry, The Real World of Executive Search: 2022 Global Study, https://www.kornferry.com/insights/this-week-in-leadership/executive-search-2022

Każdego roku firmy mierzą się z sezonowym wzrostem zapotrzebowania na pracowników, wynikającym zarówno z okresowych prac sezonowych, jak i zwiększonej liczby urlopów wypoczynkowych stałego zespołu pracowników, rotacji czy absencji wynikającej ze wzrostu zachorowań. Nagłe braki kadrowe mogą znacząco utrudnić działalność przedsiębiorstw, zwłaszcza gdy nie dysponują one odpowiednio przygotowanym zapleczem personalnym. Problem ten nasila się wraz ze wzrostem wymagań dotyczących kompetencji i specjalizacji pracowników, których trzeba zastąpić.

Jak sobie poradzić z brakami kadrowymi?

Braki kadrowe nie są czymś wyjątkowym – są częścią rzeczywistości wielu firm małych i dużych. Ważne jest jednak to, jak na nie reagujemy. W sytuacji sezonowego zwiększenia zapotrzebowania na kadry przedsiębiorstwa mają zazwyczaj trzy możliwości działania: samodzielne poszukiwanie tymczasowych pracowników, rotacyjne zastępstwa w ramach istniejącego zespołu lub skorzystanie z outsourcingu pracowniczego, czyli współpracy z wyspecjalizowaną agencją zatrudnienia.

Samodzielne poszukiwanie pracowników

To rozwiązanie w największym stopniu angażuje wewnętrzny dział HR, zarówno pod względem poświęconego czasu, jak i włożonego wysiłku. W tej opcji, musimy liczyć na szybkie i sprawne działanie własnych rekruterów. Niezależnie jednak od ich doświadczenia i umiejętności, jeśli rekrutacje w standardowym trybie nie należą do łatwych zadań, to znalezienie odpowiednich kandydatów na nagłe zastępstwo – chętnych do podjęcia pracy tymczasowej, posiadających konkretne kwalifikacje i na dodatek dostępnych „od ręki”, to dopiero prawdziwe wyzwanie. Warto też podkreślić, że szybkie i nagłe poszukiwanie pracowników wiąże się z wysokim kosztem dla pracodawców – bezpośrednim, związanym z nadgodzinami, ale też pośrednim, jak opóźnienie realizacji innych toczących się projektów. 

Rotacyjne zastępstwa wewnętrzne

W mniejszych firmach popularne jest przesuwanie pracowników wewnątrz przedsiębiorstwa. Najbardziej widoczne jest to w przypadku absencji pracowników recepcji, która zasadniczo nie może działać bez zapewnienia ciągłości obsługi. Niestety to rozwiązanie ma swoje wady, ponieważ osoba, np. z działu sprzedaży, przeniesiona tymczasowo, wyrwana ze swojego trybu pracy, nie jest przygotowana do przejęcia nowych obowiązków. Zazwyczaj radzi sobie gorzej niż w pełni wykwalifikowany, ale nieobecny pracownik, a dodatkowo kosztuje firmę więcej. Nie bez znaczenia jest też zauważalny spadek motywacji takiego pracownika, szczególnie, gdy zostaje przydzielony do wykonywania mniej prestiżowych zadań niż na własnym stanowisku, niezależnie czy to obiektywna, czy tylko subiektywna ocena. 

Outsourcing pracowników

Poszukiwanie pracownika z odpowiednimi kwalifikacjami, dostępnego „od zaraz” i gotowego do podjęcia pracy jedynie na zastępstwo nie należy do prostych zadań. Dla doświadczonej agencji zatrudnienia to jednak chleb powszedni. Dlatego optymalnym rozwiązaniem wydają się zastępstwa pracownicze – outsourcing pracowników- stosowane przez coraz więcej firm. 

Outsourcing pracowników oraz zastępstwa sezonowe są już standardem, szczególnie wśród firm, które chcą utrzymać ciągłość operacyjną i efektywność bez angażowania dodatkowych zasobów wewnętrznych. Stała współpraca pozwala nam precyzyjnie odpowiadać na specyficzne potrzeby organizacji i rozwijać bazy kandydatów dopasowanych do jej indywidualnych wymagań. Dzięki temu efektywność i jakość pracy rosną, przynosząc korzyści wszystkim stronom współpracy” – komentuje Anna Kurczewska-Formela, Executive Director of White Collar Outsourcing w LeasingTeam Professional.

Outsourcing umożliwia firmom efektywne zarządzanie sezonowymi wzrostami zatrudnienia i nieobecnościami wynikającymi z urlopów czy z kilkudniowego L4. Profesjonalna agencja zatrudnienia jest w stanie zaproponować kandydatów na zastępstwo w nawet 2-3 dni robocze, a przy stałej, dłuższej współpracy nawet szybciej. W efekcie klient uniknie strat z tytułu przesuwania pracowników własnych na stanowiska, które nie odpowiadają ich wiedzy, doświadczeniu i wynagrodzeniu. Dodatkowo cały proces rekrutacji, pełne zarządzanie i rozliczanie pracownika zewnętrznego leżą po stronie firmy outsourcingowej, przez co nie trzeba nadmiernie rozbudowywać wewnętrznych działów HR czy kadr i płac, co generowałoby kolejne koszty. 

Warto współpracować długofalowo z wybraną agencją. Z czasem bowiem profesjonaliści z agencji będą coraz lepiej znali specyfikę pracy w danej organizacji, co umożliwi im regularne rozbudowywanie bazy kandydatów o osoby spełniające wymagania danej firmy. Znacząco wzrośnie wówczas poziom dopasowania pracowników, a czas na ich dostarczenie się skróci. Pracownicy z kolei będą coraz sprawniej wdrażali się w nowe obowiązki i lepiej aklimatyzowali w firmie. W efekcie zyskają wszystkie trzy strony. 

Sprawdź, jak LeasingTeam Group z sukcesem zrealizowalizował na zlecenie klienta projekt inwentaryzacji telefonów w 175 punktach sprzedaży zlokalizowanych na terenie całej Polski.

Skomplikowane procedury utrudniają dostęp do kandydatów spoza Europy, choć kierunek Azji, Afryki i Ameryki Południowej wydaje się nieunikniony.  Co więcej, wśród opinii publicznej podsycane są lęki związane z zatrudnianiem migrantów, co dodatkowo może pogorszyć sytuację związaną z niewystarczającą siłą roboczą w kolejnych miesiącach. Szczególnie w perspektywie prac sezonowych. Najniższe dziś bezrobocie w całej Unii Europejskiej – 2,6% według Eurostatu – wpływa na rosnące problemy w uzupełnianiu braków kadrowych. Jak długo rynek pracy to wytrzyma?

Rekrutacyjne patrzenie daleko

W odpowiedzi na aktualne braki kadrowe firmy zaczynają poszukiwać pracowników z dalszych zakątków świata. Już dziś do pracy w Polsce są pozyskiwani kandydaci z Kolumbii, Meksyku, Nepalu, Indii i Filipin. Osoby te trafiają przede wszystkim do sektorów operacyjnych – produkcji, logistyki, gastronomii i retailu – które w największym stopniu odczuwają braki kadrowe, jak wynika z analiz LeasingTeam Group, zajmującej się kompleksowymi rozwiązaniami HR dla firm.

W jednej z firm, w której wdrażaliśmy pracowników z Kolumbii, po roku zrezygnowały tylko 2 osoby na 50. Retencja jest nieporównywalna. Kandydaci są też bardzo zmotywowani – już na etapie szkoleń widzieliśmy większe zaangażowanie niż u pracowników z Ukrainy czy Polski – mówi Daniel Sola, Dyrektor Działu Rekrutacji i Legalizacji Obcokrajowców w LeasingTeam Group.

Coraz wyraźniej widać też, że obywatele Ukrainy – po kilku latach pracy w Polsce – mają dziś wyższe oczekiwania wobec pracodawców. Chodzi nie tylko o stawkę, ale również o warunki zakwaterowania, rodzaj wykonywanych zadań czy możliwości rozwoju. 

To naturalny proces: osoby, które związały się z polskim rynkiem na dłużej, nie chcą już wykonywać pracy, którą na początku podejmowały tymczasowo – zauważa Daniel Sola.

Co dalej z pracownikami z Ukrainy?

Z szacunków LeasingTeam Group, opartych na badaniu ponad 500 pracowników, wynika, że 52% Ukraińców planuje pozostać w Polsce, 26% rozważa powrót, a 22% wciąż się waha. Ich decyzje zależą m.in. od warunków legalizacji pobytu i stabilności zatrudnienia.

W wyniku długotrwałego konfliktu oraz towarzyszącej mu niepewności, wzmacniają się więzi społeczne i zawodowe. Widać bardzo wyraźnie, że część pracowników z Ukrainy myśli o powrocie, ale jednocześnie coraz więcej osób chce się tu zakotwiczyć na dłużej. Dla nich Polska to już nie tylko miejsce pracy, ale także miejsce życia. Między innymi od tego, jak szybko i sprawnie zaoferujemy im stabilne warunki, będzie zależało, czy zostaną – komentuje Daniel Sola.

Ukraińcy stanowią obecnie 75% wszystkich pracowników zagranicznych zatrudnianych przez LeasingTeam Group. W tej grupie 80% pracuje fizycznie (blue collar), a 20% zajmuje stanowiska biurowe. Według danych ZUS z końca listopada 2024 roku w Polsce było ubezpieczonych 794 tys. obywateli Ukrainy – 456 tys. na etatach i 300 tys. na umowach cywilnoprawnych.

Koszty niższe, procedury dłuższe

Rekrutacja z Ameryki Południowej to dziś jedna z największych niewykorzystanych przewag polskiego rynku pracy. Koszty procesu rekrutacyjnego mogą być nawet dziesięciokrotnie niższe niż w przypadku obywateli z Ukrainy. Kandydaci są zmotywowani, ale dostęp do nich blokują czasochłonne i nieprzewidywalne procedury.

Obserwujemy duże ograniczenia formalne w rekrutacji z krajów bardziej odległych geograficznie. Procedury bywają tak długie i skomplikowane, że trudno je uznać za realne narzędzie uzupełniania kadry – wskazuje Justyna Gosk, Dyrektor Operacyjna LeasingTeam Group.

Jednym z największych wyzwań pozostaje czasochłonność procedur i ich nieprzewidywalność. Obowiązujące terminy ustawowe mówią o maksymalnie 30 dniach na wydanie zezwolenia na pracę – w praktyce to często 3–4 miesiące. W przypadku wiz – nawet dwa lata, i to bez gwarancji, że zostaną przyznane.

Migracja to konieczność, ale nie możemy traktować jej jako jedynego rozwiązania problemów kadrowych. Bez stabilnych i przewidywalnych ram prawnych trudno mówić o długofalowym planowaniu. Przedsiębiorcy potrafią radzić sobie z czasem i procedurami, ale nie poradzą sobie z chaosem – mówi Andżelika Majewska, Wiceprezes LeasingTeam Group.

Z danych Polskiego Instytutu Ekonomicznego wynika, że do 2035 roku z polskiego rynku pracy ubędzie 2,1 mln osób – to 12,6% obecnego zatrudnienia. Największe ubytki dotkną przemysłu, edukacji i ochrony zdrowia. Z kolei w sektorze prywatnym to produkcja, logistyka, gastronomia i retail należą do branż najmocniej uzależnionych od pracy obywateli Ukrainy. Nawet częściowe osłabienie tego zasobu może oznaczać trudności operacyjne i wzrost kosztów dla firm.

Globalna rekrutacja to nie plan B

Dywersyfikacja kierunków rekrutacyjnych to dziś nie tylko odpowiedź na bieżące problemy kadrowe, ale sposób na budowanie długofalowej odporności operacyjnej.

Gdy jedno źródło przestaje działać, drugie pozwala utrzymać ciągłość. Dla naszych klientów to często nie wybór, a konieczność. Nie chodzi tylko o zastępowanie – to docieranie tam, gdzie dotychczasowe rozwiązania przestały działać – podkreśla Daniel Sola.

Kandydaci z Kolumbii, Meksyku czy Nepalu coraz częściej wypełniają luki kadrowe tam, gdzie Ukraińcy już nie chcą pracować, czyli w najbardziej wymagających, fizycznych rolach produkcyjnych i logistycznych.

Migracja zarobkowa z dalszych kierunków – Azji czy Ameryki Południowej – przestaje być alternatywą, a staje się potencjalnym fundamentem nowej struktury rynku pracy. Jednak bez zapewnienia spójnych i przewidywalnych procedur prawnych, Polska może nie być w stanie wykorzystać tego potencjału.

Jeśli nie zaczniemy traktować globalnej rekrutacji jako infrastruktury krytycznej dla rynku pracy – zrobią to inne kraje. Potrzebujemy systemu, który nie tylko umożliwi sprowadzenie ludzi do pracy, ale zrobi to wystarczająco szybko, by firmy mogły działać, zanim poważniej odczujemy konsekwencje zapaści demograficznej i rekordowo niskiego bezrobocia.

Nie kod, a analiza – jak wygląda reprezentacja kobiet w IT

Największy udział kobiet widzimy w obszarach, które wymagają kompetencji analitycznych i komunikacyjnych, takich jak testowanie i jakość (30,4%), analiza IT (31,2%) czy zarządzanie projektami (30,8%). Jednak w dziedzinach stricte technicznych, takich jak programowanie (8,6%), cyberbezpieczeństwo (3,1%) czy DevOps (2,8%), wciąż pozostają w wyraźnej mniejszości – zauważa Anita Dąbrowska, ekspertka LeasingTeam Group.

Struktura zatrudnienia kobiet w IT znacząco różni się w zależności od specjalizacji. Ich brak w kluczowych obszarach wpływa nie tylko na statystyki, ale także na innowacyjność i jakość tworzonych technologii. Zespoły, w których dominuje jedna grupa demograficzna, mogą nieświadomie projektować rozwiązania mniej intuicyjne i funkcjonalne dla szerszego grona użytkowników.

To nie branża IT jest barierą – problem zaczyna się wcześniej

Decyzje zawodowe kobiet nie wynikają wyłącznie z indywidualnych preferencji – wpływają na nie lata wcześniejszych doświadczeń, od edukacji po wzorce społeczne i dostęp do pierwszych możliwości rozwoju.

Ścieżka do kariery w IT zaczyna się na długo przed pierwszą rekrutacją. Rola edukacji, dostępu do technologii i pierwszych doświadczeń zawodowych ma ogromne znaczenie – podkreśla Dąbrowska.

W 2024 roku do matury z informatyki rozszerzonej przystąpiło jedynie 10,52% kobiet, a do matematyki rozszerzonej 39,9% (CKE, 2024). W konsekwencji mniej kobiet podejmuje studia techniczne – choć na uczelniach technicznych stanowią 44% studiujących osób, to tylko 16% wybiera kierunki związane z nowymi technologiami (OPI, 2022).

Co jeszcze utrudnia kobietom rozwój w IT?

Nadal obecne i stygmatyzujące stereotypy związane z wizerunkiem programisty-geeka, nieświadome uprzedzenia w procesach rekrutacyjnych i decyzje, które z nich wynikają, czy brak kobiecych wzorców sprawiają, że już na starcie liczba kobiet w IT jest mniejsza – wskazuje ekspertka LeasingTeam Group.

Trudności dotyczą także pierwszej pracy – absolwentki bootcampów i kursów mają dziś wyższy próg wejścia do IT niż osoby po studiach technicznych, zwłaszcza w obliczu ograniczonej liczby stanowisk juniorskich.

Nawet po wejściu do branży IT kobiety mierzą się z kolejnymi wyzwaniami. Męska dominacja w zespołach, trudności z integracją, które mogą z niej wynikać, czy ograniczony dostęp do stanowisk zarządczych mogą sprawiać, że ich ścieżka kariery staje się wolniejsza. Rozwiązania? Większy nacisk na mentoring, świadome budowanie różnorodnych zespołów oraz eliminacja nieuświadomionych barier na poziomie rekrutacji i rozwoju.

Jakie działania mogą zwiększyć udział kobiet w IT?

Chodzi zarówno o działania na poziomie edukacji, jak i biznesu. Szczególnie, jeśli organizacjom z tej branży zależy na większej reprezentacji kobiet w obszarach programowania czy cyberbezpieczeństwa.

Już w przedszkolu i szkole podstawowej nauka programowania przez zabawę powinna być nastawiona również na dziewczynki i dostosowana do ich zainteresowań. Równolegle potrzebujemy promowania możliwości rozwoju w branży IT, odnosząc się do sylwetek kobiet, które już odniosły sukces. Im wcześniej dziewczęta zetkną się z realnym zastosowaniem technologii, tym większa szansa, że rozważą karierę w IT w przyszłości – podkreśla Anita Dąbrowska.

Firmy również mogą aktywnie eliminować bariery, wdrażając rekrutację opartą na kompetencjach oraz programy mentoringowe i kampanie promujące różnorodność zespołów. Istotne jest także wsparcie dla kobiet na początku kariery – programy rekrutacyjne dla osób po przebranżowieniu oraz inicjatywy takie jak „Women Techmakers” Google pomagają w przełamywaniu barier i budowaniu ścieżki zawodowej w IT.

Zróżnicowane zespoły to lepsze technologie – IT musi to zrozumieć

IT to branża przyszłości, ale jej potencjał innowacyjny zależy od różnorodności. Bez większego udziału kobiet w technologii rynek traci cenne talenty i perspektywy, co wpływa na sposób tworzenia rozwiązań. Kluczowe jest działanie na wielu poziomach – od edukacji po procesy rekrutacyjne i rozwój zawodowy.

IT to nie tylko kod, dlatego stereotyp geeka powinien należeć do przeszłości. Sama branża jest idealną przestrzenią dla innowacji i różnorodności, w której kobiety świetnie się sprawdzają – zauważa Anita Dąbrowska, ekspertka LeasingTeam Group.

68% kobiet w sektorze blue collars i pracy tymczasowej – jak zmienia się rynek?

Kobiety stanowią znaczącą część rynku pracy, ale ich wynagrodzenia wciąż są niższe, a awans na wyższe stanowiska trudniejszy. W Polsce zarabiają mniej od mężczyzn w 93% powiatów (GUS, 2024), a w niektórych sektorach ich udział na poziomie kierowniczym spada nawet o połowę.

W 2026 roku w życie wejdzie unijna dyrektywa o jawności wynagrodzeń, która ma pomóc w zmniejszeniu luki płacowej. To ważny krok, ale samo prawo nie wystarczy. Firmy muszą przygotować się na zmiany – od rewizji polityki wynagrodzeń po działania wspierające rozwój zawodowy kobiet.

Zmiany w sektorze blue collars pokazują, że kobiety coraz częściej wybierają zawody techniczne i inżynieryjne. Jednym z czynników, który za to odpowiada, jest automatyzacja procesów, która sprawia, że bariery fizyczne na stanowiskach technicznych sukcesywnie znikają.

Kobiety coraz śmielej zajmują przestrzeń w obszarze niebieskich kołnierzyków, która przez lata była zarezerwowana głównie dla mężczyzn. W sektorach blue collar i pracy tymczasowej, w których LeasingTeam Group wspiera rekrutację – kobiety stanowią dziś już 68% wszystkich zatrudnionych. Jednak prawdziwą rewolucję obserwujemy w obszarze logistyki. Jeszcze 10 lat temu rzadkością było, aby kobieta miała uprawnienia chociażby na wózek widłowy. Dziś są magazyny, gdzie kobiety z podobnymi uprawnieniami stanowią aż 80% załogi – mówi Justyna Gosk, Dyrektor Operacyjna LeasingTeam Group.

Transparentność wynagrodzeń jest kolejnym czynnikiem, który wspiera coraz większy udział kobiet w „niebieskiej branży”. Leasing Team Group obserwuje znaczący wzrost ofert z jawnymi widełkami z 10-20% w 2020 roku do 70% w 2024 roku. To ogromny krok w kierunku równości płac, który sprawia, że kobiety częściej aplikują na stanowiska techniczne czy produkcyjne.

Jawność wynagrodzeń – krok w stronę równości czy wyzwanie dla firm?

Różnice w wynagrodzeniach na poziomie specjalistów są mniejsze niż na wyższych stanowiskach. Potwierdzają to dane z sektora SSC/BPO, na rzecz którego LeasingTeam Group również rekrutuje. Luka płacowa na tym poziomie wynosi ok. 3,4%. Sytuacja zmienia się jednak wraz ze wzrostem poziomu stanowiska, co szerzej omawia Tomasz Borowiecki, Dyrektor Działu Rekrutacji Stałych w LeasingTeam Group.

W niektórych obszarach sektora white collars, jak SSC/BPO, kobiety stanowią nawet 70% zatrudnionych, ale na stanowiskach kierowniczych ich udział spada do 48%. W zarządach jest jeszcze niższy. To efekt nie tylko różnic w wynagrodzeniach, ale także ograniczonych możliwości, które często mogą wynikać z utrwalonych przekonań i stereotypów – zarówno po stronie mężczyzn, jak i kobiet. Kobiety częściej spotykają się też z nieformalnymi barierami awansu, takimi jak ograniczony dostęp do kluczowych projektów czy brak wsparcia mentoringowego.

Jawność wynagrodzeń może okazać się kluczowym narzędziem wyrównania luki płacowej. Jeśli kobiety będą znały widełki już na etapie rekrutacji, zyskają większą świadomość, ile realnie mogą i powinny zarabiać na danym stanowisku. Będą więc mogły lepiej określić swoje oczekiwania finansowe, a to pomoże im budować pozycję na rynku pracy.

Sama dyrektywa o jawności wynagrodzeń może ujawnić istniejące nierówności i wywołać presję na ich eliminację. Pracodawcy muszą być gotowi na konsekwencje: od konieczności rewizji polityki płacowej, przez możliwą rotację pracowników, po zmianę podejścia do awansów i rozwoju talentów. Transparentność nie wystarczy, jeśli firmy nie wdrożą rozwiązań systemowych, tj. przejrzystych ścieżek kariery, mechanizmów wspierających awans kobiet oraz działań edukacyjnych, które zmienią utrwalone schematy myślenia. Dopiero połączenie tych elementów umożliwi większą reprezentację kobiet na wyższych szczeblach organizacji – dodaje Tomasz Borowiecki.

IT otwarte na zmiany, ale wciąż zdominowane przez mężczyzn

W sektorze IT utrzymuje się niska reprezentacja kobiet, co potwierdzają dane z różnych źródeł.  Elastyczne formy współpracy w branży oraz rekrutacje oparte na kompetencjach, mogą dawać kobietom większe możliwości zawodowe, jednak wciąż zbyt mało kobiet decyduje się na rozwój w IT.

Jak przyznaje Anita Dąbrowska, członek zarządu IT LeasingTeam, przyczyn tego zjawiska należy szukać między innymi na poziomie edukacji. Kluczowe mogą być działania już na etapie przedszkolnym: wprowadzanie programowania przez zabawę, dostosowanie zajęć do ich zainteresowań i promowanie sukcesów kobiet w IT. Wciąż zbyt mało dziewcząt wybiera profile ścisłe w szkole, co ogranicza ich przyszłe możliwości w branży IT. Według danych CKE z 2024 roku tylko 10,5% maturzystek decyduje się na rozszerzoną maturę z informatyki, a na uczelniach technicznych kobiety stanowią 44% osób studiujących, jednak tylko 16% wybiera kierunki związane z nowymi technologiami (Ośrodek Przetwarzania Informacji, 2022).

Według danych zgromadzonych przez ITLT, kobiety stanowią 16,1% wszystkich zatrudnionych przez nas osób na stanowiskach specjalistycznych IT, co jest spójne z danymi GUS (18,38%) i Eurostatu (15,5%). Większy udział kobiet obserwujemy w testach i jakości, analizie biznesowej oraz zarządzaniu projektami, czyli w obszarach, w których najważniejsze są kompetencje analityczne i komunikacyjne. Kobiety stanowią tam średnio 30% osób zatrudnionych. Natomiast w bardziej technicznych specjalizacjach, takich jak programowanie, DevOps czy architektura IT, ich udział jest trzykrotnie niższy i wynosi średnio 5% – mówi Anita Dąbrowska.

Choć niewiele maturzystek wybiera rozszerzoną informatykę, z powyższych danych wynika, że kobiety stanowią 15-18% specjalistów IT. To pokazuje, że wiele z nich trafia do branży inną drogą – poprzez kursy programowania, bootcampy czy studia podyplomowe. IT nadal jest jedną z najbardziej otwartych branż na osoby, które zmieniają ścieżkę zawodową, a kobiety, które decydują się na ten krok, świadomie inwestują w rozwój nowych kompetencji, często łącząc naukę z dotychczasową pracą.

Nie tylko technologia – „miękkie” kompetencje przyszłości

Sytuacja na rynku pracy sprawia, że pracownicy muszą nadążyć nad szybkim rozwojem najnowszych technologii. Na kobiecym radarze rozwoju i budowania swojej zawodowej wartości powinny się znaleźć również takie kompetencje przyszłości jak zdolność adaptacji, uczenia się, komunikacji czy pracy zespołowej, które są równie istotne jak twarde umiejętności techniczne. 

Luki kompetencyjne są uznawane za największą barierę w transformacji biznesowej przez respondentów badania Future of Jobs 2025 (World Economic Forum). Widać to także na polskim rynku, jednak należy zaznaczyć, że pracodawcy cenią dziś nie tylko kompetencje twarde związane z rozwojem najnowszych technologii i AI, ale także umiejętności miękkie, w których nawet najbardziej rozwinięte oprogramowanie nigdy nie zastąpi człowieka. Chodzi o współpracę, myślenie analityczne, odporność, elastyczność i zwinność w działaniu, rozwój zdolności przywódczych. Regularny rozwój i otwarta postawa nakierowana na lifelong learning mogą być przewagą kobiet na rynku pracy – mówi Iga Pazio, PR & Marketing Director LeasingTeam Group.

Polityki równego wynagradzania i rekrutacja bez uprzedzeń

Z badania i raportu LeasingTeam Group z 2024 roku na temat praktyk i priorytetów ESG w organizacjach w Polsce wynika, że:

Wdrażając działania ESG, organizacje nie powinny zapominać o żadnym z jego komponentów. Dbałość o środowisko, unowocześnione polityki zakupowe, czy optymalizacja procesów są kluczowe, ale równie ważne jest dbanie o S-połeczny aspekt – czyli inkluzywność, równość i różnorodność. Choć nierówności na rynku pracy dotyczą wielu grup, to kobiety wciąż napotykają na bariery takie jak nierówności płacowe oraz ograniczony dostęp do wysokich funkcji w organizacjach. Według danych zajmują one mniej niż 40% stanowisk kierowniczych w sektorze prywatnym. Kobietom, które są aktywne zawodowo lub chcą wrócić na ścieżkę kariery, bardziej sprzyjają transparentne i bezstronne warunki zatrudnienia.  Rozwiązaniem może być wprowadzenie strategii, zasad i odpowiednich narzędzi polityki równości w organizacji, powołanie koordynatora ds. równego traktowania lub wprowadzenie programów wspierających rozwój przy wsparciu coacha lub mentora. – mówi Iga Pazio, PR & Marketing Director LeasingTeam Group.

Dane LeasingTeam Group pokazują, że choć sytuacja kobiet na rynku pracy w różnych sektorach powoli się poprawia, tempo tych zmian nadal jest mało satysfakcjonujące dla samych zainteresowanych. Z analizy wynika, że kobiety nadal napotykają bariery w dostępie do awansów i lepiej płatnych stanowisk – stanowią też mniejszość na najwyższych szczeblach organizacji, mimo rosnącej liczby wykształconych specjalistek. Jakie działania mogą zmienić tę sytuację? To między innymi transparentność wynagrodzeń, jasne, mierzalne i obowiązujące dla wszystkich zasady oceny kompetencji oraz awansów, możliwość pracy zdalnej lub elastycznych godzin pracy, czy wsparcie dla kobiet wracających po urlopie macierzyńskim poprzez reboarding.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest niezbędną czynnością zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i pracownika, ale należy też do podstawowych obowiązków pracodawcy. Rejestr należy prowadzić dla każdego pracownika osobno. Szczegółowe informacje zawarte w rejestrze czasu pracy pracownika służą do kontroli przestrzegania przepisów o dobie pracowniczej, prawidłowego naliczenia wynagrodzenia i innych świadczeń z tytułu stosunku pracy.

Starannie prowadzona ewidencja czasu pracy pozwala sądzić, że pracodawca dba o swoich pracowników, a do całego procesu z dużym profesjonalizmem. Jakie są obowiązki prowadzenia ewidencji czasu pracy? Kto powinien zajmować się prowadzeniem ewidencji czasu pracy? Na te oraz wiele innych pytań odpowiemy w naszym artykule.

Obowiązkowe informacje w ewidencji czasu pracy

Podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy dla osób, które zostały zatrudnione przez niego na umowę o pracę. Celem takiej ewidencji jest prawidłowe ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń wynikających z pracy.

Zgodnie z aktualnymi przepisami ewidencja czasu pracy powinna zawierać informacje dotyczące:

Należy przy tym pamiętać, że za godziny nadliczbowe, a także przepracowane w godzinach nocnych,w niedzielę lub święta, obowiązują inne stawki wynagrodzenia.

Wprowadzenie zmiany o ewidencji liczby przepracowanych godzin ma służyć kontroli przestrzegania przepisów o tzw. dobie pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca musi podawać również liczbę godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ze wskazaniem na to, gdzie praca się odbywała. Wszystko to po to, aby móc ustalić, czy nie naruszono prawa do 11-godzinnego nieprzerwanego dobowego odpoczynku, który przysługuje dla pracownika.

Skoro już mówimy o liczbie przepracowanych godzin, przepisy wymagają od ewidencji czasu pracy, aby ta zawierała także rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz pozostałych usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Mówimy tu też oczywiście o nieusprawiedliwionych nieobecnościach.

W sytuacji, gdy pracownik otrzyma dzień wolny, pracodawca musi wskazać, jaki jest tego powód (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w niedzielę lub święta).

W ewidencji czasu pracy nie zamieszcza się informacji związanych z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy.

Outsourcing procesów to praktyka polegająca na delegowaniu określonych procesów biznesowych lub usług do zewnętrznej firmy lub dostawcy. Sprawdź, co może ci dać oddelegowanie prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika na inne podmioty.

Przechowywanie ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Należy pamiętać o tym, aby przechowywać ją w taki sposób, aby nie uległa uszkodzeniu. Ewidencje czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika, a także przez kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Okres przechowywania ewidencji czasu pracy pracownika

To, jak długo można przechowywać ewidencję czasu prasy reguluje art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.

„Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”.

Sposób ewidencjonowania czasu pracy uległ zmianie, a jeszcze przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosił aż 50 lat! Do zmian doszło wraz z wprowadzeniem art. 7. Ustawy z 10 stycznia 2018 r. Wówczas doszło do zmiany niektórych ustaw oraz skrócono okres przechowywania akt pracowniczych.

Formy prowadzenia ewidencji czasu pracy

W głównej mierze to, w jaki sposób będzie prowadzona ewidencja czasu pracy, zależy od pracodawcy. Ustawodawca pozwala wybrać mu z dwóch dostępnym form, papierową lub elektroniczną.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wersję papierową, będzie musiał ją zabezpieczyć przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, ale też tym, aby nie trafiła w niepowołane ręce. Karta ewidencji czasu pracy wraz ze szczegółowymi informacjami powinna znajdować się w specjalnym pomieszczeniu, w którym nie będzie zagrożona wpływem warunków atmosferycznych, czyli wilgotnością i temperaturą.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona zgodnie z tym, co określono w rozdziale 3 rozporządzenia. W rozdziale 4 ustalono również szczegółowe zasady postępowania w sytuacji, gdy pracodawca będzie zmuszony przenieść dokumenty pracownicze pomiędzy systemami elektronicznymi.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Czym się różni lista obecności od ewidencji czasu pracy? Lista obecności to wyłącznie dokument, który potwierdza czas rozpoczęcia i zakończenia pracy. Przepisy prawne nie nakładają obowiązku jej prowadzenia, a to sam pracodawca decyduje o tym, czy taka forma kontrolowania jest mu potrzebna. Trzeba pamiętać, że są to dwa różne dokumenty i nie można stosować ich zamiennie.

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i zawiera o wiele więcej informacji niż sama lista obecności, która mówi o godzinie rozpoczęcia pracy, o czasie jej zakończenia, czy wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności pracownika.

Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy:

,,Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”.

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencja czasu pracy może otrzymać karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Lista obecności może stanowić jedynie uzupełnienie ewidencji czasu pracy.

Lista obecności ma służyć jedynie do potwierdzania, czy pracownik dotarł do zakładu pracy. W ewidencji czasu pracy umieszczone są inne szczegółowe informacje, jak umowne godziny pracy, godziny nadliczbowe, pracy w niedziele i święta, zwolnienia lekarskich oraz dane o tym, czy pracownik skorzystał z urlopu wypoczynkowego.

Jakie dokumenty należy uwzględnić w ewidencji czasu pracy?

Przepisy regulujące prowadzenie ewidencji czasu pracy znajdują się w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy. Według wyżej wspomnianej ustawy pracodawca powinien przechowywać:

Oczywiście tych dokumentów jest o wiele więcej, ale nie sposób wymienić je wszystkie. Przepisy wprowadzone przez ustawodawcę jasno mówią, co musi zawierać ewidencja czasu pracy oraz do jakiej dokumentacji pracowniczej powinien mieć wgląd pracodawca. Po więcej szczegółowych informacji zapraszamy do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jacy pracownicy nie są objęci ewidencją czasu pracy?

Ewidencję czasu pracy pracownika nie trzeba prowadzić w przypadku pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Wyjątkiem od reguły są też pracownicy zatrudnieni w zadaniowym systemie pracy. Należą oni do pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych bądź porze nocnej. W ich wypadku ewidencja czasu pracy pracownika nie jest potrzebna.

W ich przypadku stosowana jest uproszczona ewidencja czasu pracy. Polega ona na braku obowiązku dokumentowania godzin pracy. Prowadzenie ograniczonej ewidencji nie zwalnia jednak pracodawcy z pozostałych wymogów, do których należą:

Nieprawidłowości i ich konsekwencje

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest traktowane jako naruszenie praw pracownika, podobnie jak łamanie przepisów dotyczących czasu pracy. Takie działania są wykroczeniem podlegającym karze grzywny w wysokości nawet do 30 tys. zł. W przypadku podejrzenia sfałszowania rejestru inspektor PIP może wystąpić do sądu z wnioskiem o podejrzenie popełnienia przestępstwa. Wówczas konsekwencje mogą być znacznie surowsze. Uczciwi pracodawcy nie powinni się jednak bać kontroli. Jeśli nawet w ewidencji występują drobne braki spowodowane czysto technicznymi problemami, inspektor zapewne sporządzi tylko notatkę – bez konsekwencji karnych.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (payroll) – korzystanie z usług zewnętrznej firmy może Cię ustrzec przed nieprawidłowościami w dokumentacji oraz konsekwencjami natury prawnej.

Podsumowanie – ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest najważniejszym elementem dokumentacji ewidencjonowania czasu pracy w przedsiębiorstwie. Jej brak może skutkować problemami w rozliczeniu czasy pracy, a także wypłaceniem należnego wynagrodzenia. Pracodawca ma obowiązek prowadzić taką ewidencję oraz pilnować tego, wykazywała ona przepracowane godziny, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.