Wchodzące w życie zmiany Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej nie są zupełną rewolucją. Pandemia wymusiła bowiem na nas wszystkich przystosowanie się do pracy w odosobnieniu – życie samo przeprowadziło reformę, którą trzeba było tylko usankcjonować.

Kilka zmian w pracy zdalnej

Ustawodawca sięgnął do znanych już prawu pracy rozwiązań:

Co trzeba wiedzieć wprowadzając pracę zdalną w firmie?

Jest jednak kilka kwestii, o których warto pamiętać, przygotowując się do transformacji zasad pracy w swojej firmie.

Po pierwsze, praca zdalna nie musi być pracą przy komputerze czy z użyciem telefonu (choć zapewne najczęściej będzie). Jednak w każdym przypadku koszty narzędzi pracy ponosi pracodawca. Kluczowe zatem jest ustalenie, jaka praca – jeśli wymaga czegoś ponad komputer i telefon – realnie może być wykonywana w domu. Praca zdalna zdominuje, jak się wydaje, sferę pracy umysłowej, choć teoretycznie praca fizyczna również może być wykonywana zdalnie.

Po drugie, praca zdalna musi być bezpieczna dla wszystkich zainteresowanych. Stąd konieczne jest nie tylko opracowanie reguł kontrolowania pracownika czy jego szkolenia w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy. Bardzo ważnym aspektem jest również poufność informacji prawnie chronionych, w tym danych osobowych. Pewnie można liczyć w przyszłości na całkiem poważne (i potrzebne) opracowania o całkiem zabawnych tytułach, typu „Dzieci i mąż jako czynniki ryzyka w ochronie danych osobowych”.

Po trzecie, praca zdalna nigdy nie będzie przyjęta wiążąco i raz na zawsze. Zasadą, jeśli wprowadzono ją w trakcie zatrudnienia, jest odwoływalność pracy zdalnej przez każdą ze stron. Z pewnym wyjątkiem mamy do czynienia po stronie pracodawcy, gdzie swoboda ta jest ograniczona przy zatrudnianiu pracowników szczególnie uprzywilejowanych, wskazanych w ustawie (zasadniczo swego rodzaju uprzywilejowanie dotyczy sytuacji związanych z rodzicielstwem). Warto zatem przemyśleć nie tylko plan przeniesienia pracowników na pracę zdalną, ale i plan wyjścia z sytuacji, w której praca z domu kogoś przerośnie. Stąd optymistyczne likwidowanie powierzchni biurowej należałoby zastąpić likwidowaniem przemyślanym.

Dodatkowo informacja standardowo wręczana pracownikom przy podjęciu zatrudnienia (art. 29 § 1 k.p.) zostanie poszerzona o pewne informacje związane z pracą zdalną. Warto zatem dopilnować, by stosowane w kadrach formularze zostały zaktualizowane.

Czy prawo działa poprawnie?

Ustawodawca nowelizuje prawo pracy, zmienia, udoskonala, ale wciąż pomija rozstrzygnięcie pewnych problemów zasadniczych. Należy do nich problem formy czynności prawnej w prawie pracy. Niewolnicze posługiwanie się pojęciem czynności dokonywanych „na piśmie” (zamiast formy pisemnej), a także dodawanie „postaci papierowej” (która nie wiadomo, czym właściwie jest) czy też „postaci elektronicznej” (niebędącej przecież znaną Kodeksowi cywilnemu „formą elektroniczną”) tylko pogłębia chaos.

A kolejne zmiany mają przecież upraszczać życie pracodawców i pracowników. Właśnie dlatego zapewne wnioski pracownika związane z pracą zdalną, dla których przepisy wymagają formy pisemnej, mogą być złożone „w postaci papierowej lub elektronicznej”. Miało być prościej, a wyszło jak zwykle – prawnicy wciąż mają się nad czym zastanawiać.

Definicja pracy zdalnej – praca zdalna i zmiany w kodeksie pracy

Najnowsze przepisy dotyczące pracy zdalnej określają dokładnie, czym powinna być praca wykonywana z domu oraz, jakie są zasady wykonywania pracy zdalnej. Polega ona stricte na wykonywaniu zajęcia całkowicie lub częściowo w miejscu, które wskazał pracownik. Ważne jest też to, że miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą, a wszystko powinno przebiegać z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się.

Ustawodawca wskazuje, że kluczowe w tej definicji jest to, że miejsce wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej lub stałej jest uzgodnione z pracodawcą. W sytuacji, gdy miejsce działań wskaże pracodawca, wówczas nie mówimy o pracy zdalnej.

Aby lepiej zrozumieć definicję wykonywania pracy zdalnej, posłużę się przykładem, który to zobrazuje:

Pan Patryk przez 2 dni w tygodniu pracuje w siedzibie firmy. Trzy dni natomiast wykonuję pracę zdalną w miejscu zamieszkania. Pracownik sam wskazał mieszkanie, a więc mówimy o miejscu wykonywania pracy zdalnej, które zostało uzgodnione pomiędzy Panem Patrykiem a pracodawcą.

Co ważne, z wykonywaniem pracy zdalnej wiąże się jeszcze jeden ważny aspekt. Ani pracodawca, ani pracownik nie mogą narzucić drugiej stronie miejsca, w którym wykonywana będzie praca zdalna.

Wniosek pracownika o pracę zdalną – jak przejść do wykonywania pracy zdalnej

Pracownik może złożyć wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, a pracodawca musi to uwzględnić w przypadku pracowników:

Oczywiście pracodawca może odmówić, ale tylko w przypadku, gdy taki rodzaj pracy nie może być wykonywany ze względu na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika bądź organizację pracy w przedsiębiorstwie. Pracodawca musi wówczas poinformować pracownika pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Przegląd nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej w kodeksie pracy

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały wprowadzone do Kodeksu pracy w Polsce, po to, aby dostosować prawo do rzeczywistości, w której praca poza siedzibą firmy staja się nieodłącznym elementem pracy na etat.

Oto kluczowe zmiany:

Praca zdalna a nowe obowiązki pracodawcy – co się zmienia?

Wprowadzenie nowych przepisów nakłada na pracodawcę szereg dodatkowych obowiązków, które mają na celu stworzenie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną odpowiednich warunków, aby ten mógł w pełni wywiązywać się ze swoich obowiązków poza siedzibą firmy.

Koszty pracy zdalnej: Co pokrywa pracodawca według nowych przepisów?

Według najnowszych przepisów pracodawca jest zobowiązany do pokrywania wielu kosztów stałych pracownika wykonującego pracę zdalną. Oczywiście są to głównie rzeczy z listy tzw. niezbędnych do wykonywania pracy.

Wypowiedzenie umowy o pracę zdalną – zmiany w kodeksie pracy

Pracodawca i pracownik mogą ustalić, że praca będzie wykonywana wyłącznie przez jakiś czas. Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej może wystąpić w sytuacji, gdy każda ze stron złoży odpowiedni wniosek o powrót do pracy w trybie stacjonarnym. O zakończeniu wykonywania pracy zdalnej decydują zatem pracownik i pracodawca.